كان تدفق الهواتف الذكية مدهشًا في مكان العمل: مع القدرة على إرسال بريد إلكتروني وتصفح الإنترنت والنص على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع ، يمكننا القيام بوظائفنا حرفيًا في أي وقت وفي أي مكان. لكن أن يتم ربطنا بشاشة تعمل باللمس يمكن أن يعمل ضدنا - من ناحية ، نحن يمكن الوصول إلى ما لا نهاية ، ومن ناحية أخرى ، من السهل أن نتجاهل أولئك الموجودين في وجودنا الواقعي.
لذلك ، كيف يمكنك البقاء على اتصال والمهنية في نفس الوقت؟ فيما يلي بعض الأساليب الحديثة لمواقف الهواتف الذكية الأكثر شيوعًا.
1. هل هو موافق لإبعاد هاتفي الذكي أثناء الاجتماع؟
هذا يعتمد على. إذا كنت تستخدمه لسحب المعلومات ذات الصلة بالمناقشة ، فابقها خارجًا - فقط اشرح ما تقوم به. إذا كان اجتماعًا داخليًا وكنت تتوقع مكالمة مهمة من أحد العملاء ، فاستمر في اهتزاز هاتفك وتأكد من الابتعاد عن الاجتماع عند استلام المكالمة. ولكن ، إذا كنت تحضر اجتماعًا مع عميل - أو اجتماعًا داخليًا لا تتوقع مكالمة - فقم بإبعاد هاتفك وفحصه فقط بعد انتهاء الاجتماع.
2.
تتحدث لغة جسدك بصوت عال مثل صوتك إلى المحيطين بك. إذا كان تركيزك على أي شيء آخر غير الشخص الذي يتحدث ، فأنت تعرض صورة غير محترفة ومشتتة. حتى إذا لم يكن هاتفك يرن ، فإن النظر إلى الرسالة والاستفادة منها بهدوء لا يزال هو عبارة عن تحديد جيد لكيفية ترتيب الاجتماع الحالي في قائمة الأولويات.
3. هل يمكنني استخدام هاتفي لتدوين الملاحظات دون أن تكون مسيئة؟
نعم ، لكن كن واضحًا بشأن الغرض من أفعالك قبل أن تبدأ. يمكنك أن تقول ، "سأقوم بتدوين بعض الملاحظات أثناء حديثنا للتأكد من التقاط نقاطك الرئيسية." لا تزال مشاركًا في الاجتماع (لا تطل على هذا النص الذي جاء للتو ، ولكنك تعتقد أنك تحضره) وتأكد من البحث عنك وإجراء اتصال بالعين من حين لآخر حتى يعلم الجميع أنك بالفعل معهم.
4. كيف أخبر مديري بوضع الهاتف بعيدًا وتوليفه؟
لا توجد طريقة سهلة لخداع رئيسك بسبب سلوكيات سيئة ، ولكن يمكنك توضيح وجهة نظرك بطريقة خفية إذا كنت في محادثة فردية. اقترح إعادة جدولة ما إذا كان مديرك مدفونًا في هاتف ذكي من خلال طرح السؤال التالي: "يبدو أنك مشغول جدًا ، هل يجب أن نؤجل اجتماعنا؟" يمكنك أيضًا حل هذه المشكلة عن طريق الحفاظ على الاجتماعات سريعة وموجزة قدر الإمكان. ولكن ، إذا كان رئيسك يقوم بالرسائل النصية خلال اجتماع العميل ، فقد تحتاج إلى (بعناية) الإشارة إلى أن عميلك لا يشعر بالرضا تجاه الهاء.
5. كيف يمكنني إجراء مكالمة سرية أثناء تناول الطعام مع عميل؟
آسف ، لا يمكن القيام به. حتى لو تم ضبط الهاتف ليهتز. فكر في الأمر: هل تعتبر مكالمة واردة مهمة جدًا لدرجة تجعل الأمر يستحق توصيل الرسالة التي تفيد بأن عميلك لا يمثل أولوية قصوى لديك؟ إذا كنت في انتظار مكالمة عاجلة (على سبيل المثال ، من المستشفى ، لأن أحد أفراد الأسرة مريض) أو معلومات قد تكون مفيدة لاجتماعك ، فهذه بالطبع استثناءات من القاعدة - لكن يجب عليك إعداد شركة العشاء الخاصة بك بشأن احتمال حدوث هذه الانقطاعات مسبقا. وأي سبب آخر ببساطة لا يمكن تبريره.
6. كيف يمكنني التعامل مع مكالمة هاتفية من مكان غير مناسب (أي المطار ، الغداء ، القيادة)؟
البريد الصوتي موجود لسبب ما. لا حرج في الاتصال بشخص ما في غضون خمس أو عشر دقائق ، عندما تكون خاليًا من الهاء ويمكن أن تسمع وتسمع بشكل أفضل. إذا كنت تعرف أن المكالمة مهمة جدًا ، فقم بالرد على الهاتف واطلب الاتصال مرة أخرى في غضون دقائق قليلة عندما تصل إلى مكان مثالي للتحدث. أيا كان ما تفعله ، الامتناع عن الاضطرار إلى الصراخ بالأمور التجارية الخاصة في مكان عام.
7. لقد تركت مديري رسالة بريد صوتي. كم من الوقت يجب أن أعود إليها؟
بناءً على المحتوى والموضوع ، لديك يوم عمل واحد - لكن عليك القيام بذلك عاجلاً ، إذا كانت المكالمة عاجلة.
8. كيف يمكنني التعامل مع النصوص بعد ساعات العمل ورسائل البريد الإلكتروني؟
يمكن الرد على رسالة البريد الإلكتروني المرسلة بعد ساعات العمل في يوم العمل التالي ، ما لم يتم مناقشتها مع رئيسك في العمل (أو توقعها). يختلف النص - حيث أن طبيعة التواصل تعني وجود سرعة فورية - لذلك يجب عليك الرد في أسرع وقت ممكن. وإذا كنت الشخص الذي أرسل الرسالة ، فيجب أن تكون دائمًا واضحًا بشأن توقعاتك لوقت الاستجابة.
9. متى تكون الرسائل النصية المتعلقة بالعمل مقبولة؟
إذا قام العميل ببدء محادثة نصية معك ، فمن الجيد تمامًا الرد. لكن حتى في عالم التقنية الحديثة ، لا تفترض أن الجميع على دراية بالرسائل النصية. إذا قمت بعمل نص في الوظيفة ، فاحرص على احترافه. تجنب الرموز أو الاختصارات العامية مثل OMG و LOL و BTW.
10.
عندما تكون في شك ، اتبع هذه القاعدة البسيطة المتمثلة في: الأشخاص الذين تقابلهم وجهاً لوجه لهم الأسبقية. ركز عليها على أي شخص تقوم بالرسائل النصية أو البريد الإلكتروني أو الاتصال به.
