أنا مؤيد في الوصول إلى البريد الوارد صفر. مع هذا القول ، أنا لست على بعد السلم ، لذا لا أتلقى سوى عدد قليل من رسائل البريد الإلكتروني كل ساعة.
ولكن عندما تبدأ في الصعود إلى صفوف ، يصبح رقم الإخطار هذا أكبر وأكبر. والأهم من ذلك ، هو عدد المسؤوليات الأخرى التي تتحملها. بشكل أساسي ، ينتقل البريد الإلكتروني إلى أسفل قائمة "الأشياء التي يجب عليك فعلها" لأنه يجب عليها.
ومع ذلك ، هذا لا يمنع الرسائل من التراكم. في حين يستخدم العديد من الأشخاص التطبيقات والخارقة لإدارة التدفق ، إلا أن الرئيس التنفيذي توم باترسون يتخذ مقاربة أخرى. وفقًا لأحد المقالات الأكثر تصنيفًا في LinkedIn ، فقد قام بحل هذه المشكلة باستخدام رسالة OOO أثناء وجوده في المكتب :
ذكي جدا ، أليس كذلك؟ كمدير ، سمح له هذا بالتركيز على الأمور التي تهم في الوقت نفسه مع تشجيع فريقه في وقت واحد على حل مشكلاتهم. تلخص Betty Liu ، أحد كبار المؤثرين على LinkedIn ومؤلف المقال ، سبب نجاح هذا النهج:
"المسائل التي بدت عاجلة حلت نفسها دون 200 رسالة بريد إلكتروني تطير عبر التضاريس" رد على الكل ". الأشياء التي كانت عاجلة حقا مكالمات هاتفية مبررة. وإذا علم شعب توم أنه سيُقطع فقط بسبب أمور مهمة حقًا ، فقد أخذوا على عاتقهم اتخاذ قراراتهم بأنفسهم. لم يكن أي من ذلك سيحدث لو كان توم متاحًا طوال الوقت عبر البريد الإلكتروني للعناية بكل التفاصيل الصغيرة ".
مع هذا ، ربما لا يكون لديك مدير تنفيذي - مما يعني أن هذه التقنية قد لا تعمل من أجلك ، وقد تزعج بعض الأشخاص فوقك وتحتك. لكن ما يشير إليه هذا هو أن هناك طرقًا يمكنك من خلالها استخدام رسائل OOO لمساعدتك.
عندما تكون على وشك الذهاب في إجازة ، على سبيل المثال ، يمكنك إعداد رسالة OOO الخاصة بك في وقت مبكر يومًا لتقليل عدد مرات الذهاب والإياب غير الضرورية. أو ، يمكنك إنشاء استجابة تلقائية لتنفجر في نهاية كل أسبوع لتدريب رئيسك على إرسال رسائل أقل بعد ساعات العمل. أو يمكنك استخدامه بعد ظهر أحد الأيام لفريقك الداخلي عندما تحاول إنهاء مشروع ضخم ولن يكون لديك أي وقت للرد على المسائل غير الملحة.
تبدو هكذا:
أقضي عصر هذا اليوم في إكمال تقرير البيانات الفصلية. من أجل تحقيق ذلك في الوقت المناسب (وجعله يبدو جيدًا لجميع الأشخاص الذين تفضلهم) ، لا أرد إلا على رسائل البريد الإلكتروني العاجلة بين الساعة 1 مساءً وحتى 6 مساءً اليوم. بعد ذلك ، سأعود إلى الجميع. شكرا لتفهمك!
وجهة نظري؟ ليس عليك أن تكون رئيسًا تنفيذيًا للتحكم في البريد الوارد الخاص بك. عليك فقط أن تكون على استعداد لإيجاد نهج منطقي بالنسبة لك (وفريقك).
