عندما كنت أدير الآخرين لأول مرة ، أتذكر الوقوف بصبر بينما حاول أحد المحللين في فريقي العثور على مستند أحتاجه على جهاز الكمبيوتر الخاص بها. عندما - بعد خمس دقائق - قالت إنها لم تتمكن من العثور عليه ، وسوف ترسله إليّ بالبريد الإلكتروني بمجرد تحديد موقع الملف ، مما ترك انطباعًا سيئًا حقًا عليّ (وجعلني أتساءل عن الكرات الأخرى التي ربما تسقطها. ).
لذا ، خذها مني: في حين أن تسمية وتنظيم الملفات والمجلدات الخاصة بك قد لا يكون الموضوع الأكثر جاذبية الذي تناولته (تقول المرأة التي أحضرت لك الميزنة ونصائح Excel) ، أعدك بذلك ، إنه موضوع مهم. لن يؤدي وجود نظام تخزين مبسط عبر الإنترنت فقط إلى جعل حياتك أسهل ويوفر لك كثيرًا من الوقت ، بل سيجعلك تبدو أكثر تنظيماً وأهم ما لديك لرئيسك وزملائك. فيما يلي إرشاداتك للعيش بها.
1. سطح المكتب هو مكتبك الافتراضي
أنت تعرف كيف يقول لك الناس أن تبقي مكتبك واضحًا بما فيه الكفاية بحيث لا يعتقد رئيسك أنك سلوب؟ هذا ينطبق على سطح مكتب جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أيضا. إنه المكان المناسب لوضع الملفات التي تعمل عليها هذا الأسبوع ، وليس المكان الذي يجب أن تسحب فيه كل مرفق تلقيته.
أوصي بتقسيم سطح المكتب إلى أقل عدد ممكن من المجلدات. احصل على واحد لكل مشروع كبير تعمل عليه حاليًا ، بالإضافة إلى مجلد العمل الرئيسي الخاص بك حيث يمكنك الوصول بسهولة إلى أي شيء آخر. إذا لم تقم بذلك بعد ، فقم بتعيين سطح المكتب على شبكة (حتى لا تتداخل أيقوناتك أبدًا) واكتشف فرحة الاختصارات الرائعة.
إذا كنت بحاجة إلى بعض المساعدة الإضافية لجلب الهيكل إلى شاشتك الرئيسية ، فجرب تطبيقات تنظيم سطح المكتب ، مثل Clean أو DragThing على أجهزة Mac أو Fences على أجهزة الكمبيوتر.
2. يجب أن تحتوي المجلدات على إستراتيجية
لقد لاحظت أن معظم الأشخاص إما في مجلد زائد أو مجلد سفلي ، لكن القليل منهم يحصلون عليه بشكل صحيح. كيف تعرف أين تقع؟ انظر إلى بعض مجلداتك الأكثر شيوعًا أو المستخدمة مؤخرًا ، واحسب المستندات الموجودة بها. إذا كان هناك العشرات والعشرات من الملفات ، فربما يمكنك استخدام بنية أكثر قليلاً ؛ بينما إذا كان لديك مستند واحد فقط ضمن ملفات العمل> العميل أ> 2012> نوفمبر> تقرير المبيعات ، فأنت بالتأكيد مجلد مزمن مفرط.
فيما يلي بعض القواعد التي أحاول الالتزام بها:
3. أسماء الملفات لها غرض
عندما تقوم بتسمية ملف ، اختر عبارة تعني شيئًا ما. إذا تلقيت مرفقًا يسمى DSC1045.jpg أو Draft Idea.doc ، فليس لديّ طريقة سهلة لمعرفة ما هو عليه - أو الأهم من ذلك ، البحث عنه لاحقًا. اختبار جيد: تخيل العثور على الملف على سطح المكتب بعد بضعة أشهر. هل يمكنك بسهولة معرفة ما هو؟ إذا لم يكن كذلك ، إعادة تسمية.
بالنسبة للوثائق التي تقوم بإنشائها بانتظام ، مثل ملاحظات اجتماعات مجلس الإدارة الشهرية ، فقد يكون من الأسهل التمييز بين المستندات حسب تاريخ الاجتماع وليس الموضوع. لا تستخدم أبدًا شهر - يوم - عام ، حيث سيتم الفرز أولاً بعد شهر ، ثم بعد يوم ، تليها السنة. بدلاً من ذلك ، استخدم شهر-شهر-تاريخ (مع شهر بالأرقام) بحيث يمكنك الفرز ترتيبًا زمنيًا بسهولة. على سبيل المثال: استخدم 2012-10-27 Board Presentation.pdf بدلاً من Oct 27-12 Board Presentation.pdf أو 10-27-2012 Board Presentation.pdf . سيوفر لك الكثير من الوقت عند التصفح والبحث لاحقًا.
4. التحكم في الإصدار ، التحكم في الإصدار ، التحكم في الإصدار
إذا كنت تتذكر أي شيء عن تسمية الملفات ، فليكن التحكم في الإصدار. هذا سهل. عند إنشاء مستند لأول مرة ، يجب أن ينتهي بـ v1. على سبيل المثال ، أود تسمية اقتراح: ClientA Proposal_v1.ppt . في كل مرة تقوم فيها بحفظ التغييرات وإرسالها إلى العملاء أو الزملاء ، قم بتحديث ذلك إلى الإصدار 2 و 3 و 4 وما إلى ذلك. بمجرد الانتهاء من المستند ، ستحتاج إلى حفظ ClientA Proposal_vf.ppt أو ClientA Proposal_final.ppt لسهولة الوصول إليه لاحقًا. لأنه لا يوجد شيء أسوأ من الاضطرار إلى التساؤل عما إذا كان هناك إصدار 14 ، أو ما إذا كان الإصدار 13 هو الأخير بالفعل.
