لدي خوف شديد من الإخطارات العالقة. بالتأكيد ، إنها بعض المكسرات ، لكنني أرفض ترك أي علامة حمراء على هاتفي دون أن تمس. هذا يعني أنني أفتح على الفور كل تنبيه مصرفي أحصل عليه (حتى لو كنت أعلم أن عملية الشراء كانت لي) ، وكل رسالة بريد إلكتروني أتلقاها (حتى لو لم أقرأها فعليًا على الفور) ، وكل نص أراه (حتى لو لم أكن أقوم بذلك) ر تستجيب على الفور).
قد تفكر بسبب هذا أقضي كل ثانية من يومي مع أنفي في هاتفي ، لكنني لا أفعل ذلك. أنا في الواقع أنقذ نفسي الكثير من المتاعب والقلق من خلال حذف الإخطارات باستمرار والوصول إلى البريد الوارد صفر. وذلك عندما لم تفتح وتحذف وتجيب عن كل بريد إلكتروني فقط ، لكنك قمت بإزالته من صندوق الوارد الخاص بك بشكل أو بآخر.
لقد تحدثت إلى العديد من الأشخاص الذين أعمل معهم حول سبب تركهم لعدد كبير من الرسائل غير المقروءة ، واستمرار وجودها في بريدهم الوارد ، وحصلت على بعض الإجابات المنطقية المعقولة للغاية: "هذا يذكرني بالإجابة عليها" ، "أنا أستخدمها بصفتي - قائمة اليوم ، "أبقيتهم غير مفتوحين إذا كنت أعلم أنني أريد قراءتها في وقت ما ولكن ليس لدي وقت الآن" ، "من الأسهل العثور عليهم" ، "إنها رسالة غير مرغوب فيها ، ليس لدي لقراءة ذلك ".
لكنني سألتهم أيضًا عما إذا كانوا سيشعرون بالتحسن إذا لم يكن لديهم أي رسائل إلكترونية متبقية ، أو ما إذا كان قد أكد عليهم لمعرفة هذا العدد الكبير من الإخطارات بجوار البريد الوارد ، ومعظمهم قالوا نعم لكل منهما. لأنه حتى لو كان لديك ما تعتقد أنه نظام مانع للعقل ، فإن هذا الشعور بالنقص ، أو فقدان شيء ما ، أو ترك الناس ينتظرون ، سوف يظل محرجًا عليك.
لذا فإن أفضل خيار لك هو فتح كل شيء وإزالته من صندوق الوارد الخاص بك.
هل هذا الصوت مستحيل بالنسبة لك؟ هل تعتقد أنك عميقة جدًا في الركبة حتى تصل إلى مكاني؟ تمسك بقبعاتك ، لأنني على وشك أن تهب عقلك - واردك الوارد - في خمس خطوات سهلة.
الخطوة 1: البحث عن وقتك
أول الأشياء أولاً ، حدد مقدار الوقت الذي ستحتاج إليه لإنجاز هذا. يعتمد هذا أيضًا على عدد رسائل البريد الإلكتروني الموجودة لديك حاليًا في صندوق الوارد الخاص بك - كلما زاد العدد ، كلما طال الوقت.
إذا كنت تريد أن تكون هذه الصفقة منفردة ، فستحتاج إلى إيقاف جزء كبير من الوقت. تأكد من أن هذا يتوافق مع جدولك بشكل جيد - لا تحاول القيام بذلك عندما تتعرض للإجهاد أو الزائد أو في حالة مزاجية سيئة ، لأن ذلك يحدث عندما تقع أشياء مثل الاستجابات المهمة في الشقوق.
على العكس من ذلك ، إذا كنت تفضل التعامل معه خطوة واحدة في المرة الواحدة - إلغاء الاشتراك في كل يوم غير هام ، وإنشاء مجلدات في يوم آخر ، وما إلى ذلك - تأكد من حظر هذا الوقت أيضًا في جدولك اليومي. وضعه فعليًا في التقويم أو قائمة المهام يجعلك تشعر (أكثر) أنك مضطر لإكماله.
وكملاحظة ، لن يكون صندوق الوارد الوارد شيئًا لمرة واحدة (ولكن المزيد عن ذلك لاحقًا).
الخطوة 2: تقييم صندوق الوارد الخاص بك
بعد ذلك ، دعونا نلقي نظرة جيدة وطويلة على ما نعمل معه. انظر فقط - لا تلمس أو تحذف أو تنقر على أي شيء حتى الآن. استعرض فقط أسطر الموضوعات والتواريخ المستلمة والمُرسِل ولاحظ الاتجاهات:
- ما أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي تحصل عليها بشكل منتظم؟ هل معظمهم رسائل إخبارية؟ بريد غير هام؟ رسائل من رئيسك أو عائلتك أو أصدقائك؟ سلسلة من الرسائل؟
- ما هي خطوط الموضوع؟ هل هي محددة؟ هل يعطونك بسهولة معلومات حول المحتوى؟
- من أي تاريخ هم؟ قبل عدة أشهر؟ هل يأتي معظمهم من يوم واحد من الأسبوع؟
- من الذي يرسل لك بريدًا إلكترونيًا؟ هناك احتمالات جيدة تتمثل في عدد قليل من الأشخاص أو الحسابات.
لن يساعدك هذا التمرين في تحديد أفضل طريقة لديك للإجابة على البريد الوارد وتنظيمه وتكثيفه ، ولكنه سيجعلك تدرك أيضًا عاداتك المعتادة. إذا كنت تميل إلى الاحتفاظ بالرسائل لعدة أشهر دون التحقق منها ، فهذه مشكلة تسويف. إذا كان لديك رسائل بريد إلكتروني غير مهمة أكثر من رسائل العمل ، فهذه مشكلة ذات أولوية. إذا كنت تتلقى الكثير من نفس الأشخاص ، فهذه مشكلة في التواصل. وإذا كنت تتلقى الجزء الأكبر ، على سبيل المثال ، يوم الاثنين ، فهذه مشكلة في الجدولة. وثق بي ، كل هذه قابلة للتثبيت بسهولة.
المضي قدما …
الخطوة 3: إلغاء الاشتراك والبريد المزعج
أول شيء سنفعله فعليًا هو البدء في حذف وإلغاء الاشتراك في جميع الرسائل غير المرغوب فيها. سوف تفاجأ بمدى هذا الفوضى بمفرده ، حتى قبل التعامل مع الأشياء المهمة.
إليك الأنواع التي من المحتمل أن تحصل عليها:
- رسائل البريد الإلكتروني من الأشخاص الذين تستجيب لهم دائمًا
- رسائل البريد الإلكتروني من الأشخاص الذين تستجيب لهم في بعض الأحيان
- رسائل البريد الإلكتروني من الأشخاص الذين لا تستجيب لهم مطلقًا
- النشرات الإخبارية والاشتراكات (أنت مشترك بالفعل)
- تنبيهات وسائل التواصل الاجتماعي
- غير المرغوب فيه / البريد المزعج / رسائل العلاقات العامة / مرسلين مجهولة الهوية
هذه الفئات الثلاث الأخيرة هي ما سنتعامل معه أولاً هنا ، كومة "غير العمل" أو "للمتعة".
النشرات الإخبارية والاشتراكات
هذه هي أهم رسائل البريد "غير الهام" ، نظرًا لأنك من المحتمل أن تكون مشتركًا فيها في وقت ما لسبب مشروع. يمكن أن يكون متجرًا تحبه وتحصل عليه كوبونات ، ومحل بيع أخبار ، ومجلة علمية ، ومجموعة منتجات.
لذا ، قبل أن ألعب شرطيًا سيئًا وأقول للتخلص من كل ذلك - والتي ، بصراحة ، ليست فكرة مروعة إذا كنت تريد بداية جديدة - فلنضع كل شيء في منظوره الصحيح ونكتشف ما الذي تستخدمه بالفعل. لكل واحد ، اسأل نفسك هذه الأسئلة الثلاثة:
- كم مرة تفتح لهم؟
- إذا قمت بفتحها ، فكم مرة تقرأها بالفعل؟
- إذا قرأتها ، فكم مرة تستخدمها؟ (سواء كان ذلك يعني طباعته ، وإرساله إلى صديق ، والإشارة إليه في عملك ، وحفظه وقراءته مرة أخرى لاحقًا)
إذا لم تتمكن من الإجابة على هذه الأسئلة ، فقم بإلغاء الاشتراك وحذفها. إذا لم تتمكن من الوصول إلى الرقم ثلاثة ، فقم بإلغاء الاشتراك والحذف. إذا كنت لا تستطيع أن تتذكر كيف بدأت في تلقيها في المقام الأول ، فقم بإلغاء الاشتراك وحذفها. إذا لم تفتحها كثيرًا بشكل كافٍ ، فقم بإلغاء الاشتراك وحذفها. إذا كنت على السياج - جيد -Unroll.me هو تطبيق سوف يساعدك في الفرز خلال هذا العدد الهائل من الاشتراكات بحيث لا تضطر إلى القيام بالعمل بنفسك.
كن لطيفًا ولكن كن صادقًا مع نفسك. هل ستتذكر حقًا استخدام تلك القسيمة قبل انتهاء صلاحيتها؟ هل ستعود حقًا لقراءة هذا المقال؟ هل تهتم حقًا بسماع XYZ؟ إذا لم يكن "نعم" متحمسًا ، فاحفظي الصداع لاحقًا وقطع الحبل.
تنبيهات وسائل التواصل الاجتماعي
هذا يشكل جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحصل عليها من Twitter و Facebook و Instagram و LinkedIn و Medium و Spotify و Snapchat و Skype و Venmo ، هل فاتني أي؟ حسنًا ، إذا كنت تعتقد أن الأمر يتعلق بهذه ، فقم برميها في كومة أيضًا. قد يقول البعض منهم شيئًا مثل "Jesse علق على مشاركتك" أو "لديك 25 متابعًا جديدًا" ، في حين أن البعض الآخر عبارة عن ترويجية أو فحوصات أمنية أو رسائل إخبارية.
من أجل البريد الوارد صفر ، سأقول فقط أنه يجب عليك محاولة الحفاظ على حسابك ووسائل التواصل الاجتماعي منفصلة قدر الإمكان. لأنه بالإضافة إلى الحصول على إشعار صندوق الوارد ، قد تحصل أيضًا على إشعار عبر الهاتف ورقم أحمر ساطع في زاوية التطبيق - مما يجعله في النهاية غير ضروري.
لذا ، فإن مهمتك التالية هي الدخول في كل حساب على مواقع التواصل الاجتماعي لديك ، والنقر على "الإعدادات" ، وإيقاف جميع تنبيهات البريد الإلكتروني. ثم ، انقر فوق آخر واحد أرسلته المنصة لك واضغط على "إلغاء الاشتراك" للتأكد من أنك أيضًا غير مسجل في قائمتهم.
جمال هذا هو أنه ليس قرارًا دائمًا - يمكنك دائمًا الرجوع وتغيير إعداداتك. لكنني سأضع أموالا كبيرة لن تفوتك أي شيء.
خردة
الكثير من البريد غير المرغوب فيه الذي نضعه على أنفسنا ، سواء كان ذلك لأننا نسلم معلوماتنا إلى متاجر عشوائية ، أو ندرج عنواننا على وسائل التواصل الاجتماعي لدينا ، أو نرد على الغرباء. لذا فإن نصيحتي الأكبر بالنسبة لك هي أن تكون دائمًا حذراً في كيفية إرسال بريدك الإلكتروني ولمن.
لكن بعضها لا مفر منه ، وهذه هي الأشياء التي يجب عليك حذفها دون فتحها. وبالنسبة للأشخاص الذين يستمرون في إرسال الأشياء إليك ، تأكد من الإبلاغ عنها كبريد مزعج قبل حذفها حتى لا تظهر مرة أخرى.
الخطوة 4: الحصول على المنظمة
بمجرد التعامل مع معظم الزغب - وفقط بعد التعامل مع الزغب - حان الوقت للوصول إلى الأشياء المشوية - أو الفئات الثلاث الأولى المذكورة أعلاه.
الآن ، لن أخبرك عن كيفية تنظيم صندوق الوارد الخاص بك - لا يوجد نظام مثالي أو استراتيجية مثالية أو طريقة "كل شخص ناجح يقوم بذلك". أنت حارس البريد الخاص بك ، ولذا فأنت تستحق أن ترتبه كما يحلو لك. لكنني سأدرج بعض الطرق التي يمكنك اتباعها:
باستخدام التسميات والمجلدات
هذا خيار للأشخاص مثلي الذين يرفضون استخدام التطبيقات عندما يمكنهم القيام بذلك بأنفسهم. أولاً ، تعرف على كل رسالة بريد إلكتروني إذا كان عليك الرد فورًا ، أو إذا كنت بحاجة إلى الرد لاحقًا ، أو إذا لم تكن بحاجة إلى الرد على الإطلاق (لهذا الرسالة سأقول فتحه ، وقراءته ، وإما تقديمه أو حذفه مباشرة في نفس الوقت).
ثم ، قرر خطة العمل الخاصة بك. إذا كنت بحاجة إلى الرد قريبًا ولكن ليس لديك الوقت الآن ، فقم بتمييزه بنجمة أو وضعه في مجلد باسم "Need to response to" وقم بوضع ملاحظة في قائمة المهام الخاصة بك للتحقق مرة أخرى من هذا المجلد.
إذا كنت بحاجة إلى الانتظار لفترة أطول - ربما لأنك تعمل على شيء ذي صلة - فأرسل ردًا قصيرًا لإخبار المرسل أنك شاهدت الرسالة وسيعود إليه في الأيام X. ثم ، قم بتقديمه في مجلد آخر باسم "قيد المعالجة".
عند تسمية المجلدات الخاصة بك ، تأكد من أنك محددة وجعلها سهلة التعرّف عليها. لا يوجد شيء أسوأ من نسيان المكان الذي وضعت فيه بياناتك المصرفية أو معلومات التأمين لأن المجلد كان يحمل اسم "متفرقات".
إن الحيلة الأكثر أهمية لفتح كل رسالة على الفور هي وجود نظام نسخ احتياطي آخر في مكانه. من المؤكد أن استخدام المجلدات يبقيهم منظمين ، ولكن نظرًا لأنهم قد فتحوا بالفعل ، فلا توجد علامة تحذير لفحصها. لذلك ، يمكنك الاعتماد على قائمة المهام أو التقويم الخاص بك على الإنترنت أو تذكيرات هاتفك للتأكد من أنك تتتبع متى تتلقى شيئًا وعندما تحتاج إلى العودة إلى شخص ما.
باستخدام التطبيقات
إذا لم تنجح الطريقة الأولى بالنسبة لك ، فهناك دائمًا تطبيقات! ولدي الكثير بالنسبة لك لاختبار.
بالنسبة إلى Gmail ، جرّب Inbox by Google ، وهي أداة رائعة تساعدك في البحث عن الصور أو الأحداث بسرعة ، وفرز الرسائل إلى فئات ، وحتى مزامنتها مع التقويم الخاص بك. أيضًا ، يتيح لك Boomerang ، وهو امتداد إلى Gmail ، جدولة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة لاحقًا وإرسال التحديثات عندما يتعين عليك أو على شخص آخر الاستجابة حتى لا تضطر إلى تركها مفتوحة.
تتضمن التطبيقات التنظيمية العظيمة الأخرى Sortd ، التي تنشئ قوائم مفيدة ، و Organizer ، والتي تقوم تلقائيًا بفرز رسائلك ، و CloudMagic ، والتي تتيح لك تأجيل العناصر للعودة إلى وقت لاحق.
لجعل التحقق من صندوق الوارد الخاص بك أكثر متعة على أساس يومي ، جرب The Email Game ، الذي يضاعف جهدك ويكافئك بتعليقات إيجابية. وبالنسبة لمستخدمي الأجهزة المحمولة المتعطشين ، جرب Boxer ، الأداة المثلى الخاصة بك للرد والفرز بكفاءة وأثناء التنقل.
الخطوة 5: إنشاء نظام للمستقبل
تهانينا! لقد مررت (بكل أمل) عبر كل بريد إلكتروني ، وحذفته أو رتبته ، ووصلت إلى الرقم الجميل صفر.
لكن العمل لا يتوقف هنا - عليك الآن التوصل إلى طريقة للحفاظ على هذا. فيما يلي شيئان أوصي بهما لإبقاء البريد الوارد منخفضًا على أساس ثابت:
التحدث إلى الشبكة الخاصة بك
عندما قمت بتحليل البريد الوارد الخاص بك في الخطوة الثانية ، هل كان هناك أشخاص معينون تمسكوا بها؟ سواء كان ذلك لأنهم يرسلون لك معظم الرسائل ، أو لأن لديهم وقت أو يوم نموذجي يتواصلون معك؟
يمكن أن يساعدك هؤلاء الأشخاص بالضبط في الحفاظ على صفر في صندوق الوارد (من كان يظن؟). بمجرد معرفة النظام الذي يناسبك ، حدد الطريقة التي ترغب في تلقي رسائل البريد الإلكتروني بها وإبلاغ شبكتك.
على سبيل المثال ، يبحث مديري حسب سطر الموضوع للعثور على رسائل البريد الإلكتروني التي يحتاجها ، لذلك أتأكد دائمًا من تقديم معلومات كافية لها في سطر الموضوع حتى يسهل العثور عليها. وبالمثل ، نرسل الكثير من التحديثات غير العاجلة ذهابًا وإيابًا. بدلاً من الاستجابة فور وصولها ، أنشأنا نظامًا لإرسال أنواع معينة فقط من التحديثات في أيام معينة. الآن أعرف بالضبط أنواع الرسائل التي يجب توقعها ومتى.
ليس الاتصال المفتوح هو المفتاح الوحيد في وجود تدفق عمل منظم ومحترم ، ولكن نقصه يمكن أن يكون أيضًا ما يساهم في صندوق الوارد الوارد. لذا ، اجلس مع رئيسك وزملائك واجعلهم يعرفون كيفية إرسال الأشياء إليك بشكل أفضل - واسألهم عما يفضلون أيضًا!
ستكون هناك أيضًا أوقات تتلقى فيها الكثير من رسائل البريد الإلكتروني حول أشياء يمكنك التحدث عنها شخصيًا بسهولة. إذا حدث هذا كثيرًا ، فبدلاً من التواصل عبر الإنترنت ، قم بجدولة الاجتماعات الأسبوعية لتتجاوز كل هذه المعلومات.
جدولة وقت البريد الإلكتروني في يومك
على الرغم من أن صندوق البريد الوارد يحتوي على المئات والآلاف من رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة ، إلا أنني أراهن أنك تتحقق من حسابك يوميًا ، إن لم يكن كل ساعة. فلماذا تخرج عن نطاق السيطرة بهذه السرعة؟
تخميني هو أنك لا تحقق ذلك بنشاط . من المحتمل أن تقوم بتحديثه ، وانتقل لأسفل لترى من أرسل ماذا ، ثم أغلق قبل الافتتاح أو حقًا قراءة أي شيء.
دعونا نغير هذه العادة - ابدأ في التخصيص لمدة 15 دقيقة في بداية ونهاية كل يوم (أو لحظات قصيرة كل ساعتين) ، حتى نفتح ونفتح كل شيء يأتي. اجعله أولوية مثل أي مهمة أخرى. وبعد فترة ، ستتمكن من فتح كل أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها في ثوانٍ وقراءتها وحذفها وملفها ووضع علامات عليها.
آخر شيء سأوصي به هو فصل عملك وحساباتك الشخصية. فكلما قمت بخلط الاثنين ، زاد احتمال ظهور رسائل غير مرغوب فيها غير مقروءة في حساب عملك ، وتضيع الرسائل المهمة في رسالتك الشخصية.
لقد لاحظت ، بعد النظر في مجموعة من روايات زملائي ، أن أعمالهم أكثر تنظيمًا لأنهم ، على نحو مفهوم ، يأخذون حياتهم المهنية بجدية. ولكن حياتك الشخصية تستحق الكثير من الحب. لذا ، إذا لم تكن في صندوق الوارد الوارد هناك ، فامنحه الوقت والطاقة التي تحتاجها لتكون نظيفة تمامًا. لأنني أؤمن حقًا بأن الحياة الأنيقة ، في جميع المجالات ، هي حياة أكثر سعادة وأقل إرهاقًا.
هل هذا العمل بالنسبة لك؟ هل لديك أي نصائح أخرى لاختراق البريد الوارد صفر؟ اتبعني
