ازالة تكرار صفوف من البيانات في اكسل

01 من 02

إزالة سجلات بيانات مكررة في إكسل

غالبًا ما تستخدم برامج جداول البيانات مثل Excel كقواعد بيانات لأشياء مثل مخزون الأجزاء وسجلات المبيعات والقوائم البريدية.

تتكون قواعد البيانات في Excel من جداول البيانات التي يتم تنظيمها عادةً في صفوف من البيانات تسمى السجلات.

في السجل ، ترتبط البيانات في كل خلية أو حقل في الصف - مثل اسم الشركة والعنوان ورقم الهاتف.

المشكلة الشائعة التي تحدث عند زيادة حجم قاعدة البيانات هي السجلات المكررة أو صفوف البيانات.

يمكن أن يحدث هذا الازدواج إذا:

• يتم إدخال سجلات كاملة في قاعدة البيانات أكثر من مرة مما يؤدي إلى اثنين أو أكثر من السجلات المتطابقة
• تحتوي السجلات المتعددة على حقل واحد أو أكثر - مثل الاسم والعنوان - يحتوي على البيانات نفسها.

في كلتا الحالتين ، يمكن أن تتسبب السجلات المكررة في حدوث مجموعة كاملة من المشكلات - مثل إرسال نسخ متعددة من المستندات إلى نفس الشخص عند استخدام معلومات قاعدة البيانات في دمج المراسلات - لذلك من الأفضل إجراء مسح ضوئي للسجلات المكررة وإزالتها بشكل منتظم أساس.

وعلى الرغم من سهولة استخلاص سجلات مكررة في عينة صغيرة مثل العينة الموجودة في الصورة أعلاه ، فقد تحتوي جداول البيانات بسهولة على المئات إن لم يكن الآلاف من السجلات مما يجعل من الصعب للغاية انتقاء السجلات المكررة - خاصة السجلات المطابقة جزئياً.

لتسهيل إنجاز هذه المهمة ، يحتوي Excel على أداة بيانات مضمنة تسمى ، وليس من المستغرب ، إزالة التكرارات، والتي يمكن استخدامها للعثور على وإزالة السجلات المتطابقة بالإضافة إلى السجلات المطابقة جزئيًا.

ومع ذلك ، فإن الطريقة إزالة التكرارات تم تصميم الأداة ، يجب التعامل مع السجلات المطابقة والمطابقة جزئيًا مع السجلات بشكل منفصل.

هذا لأن إزالة التكرارات يعرض مربع الحوار أسماء الحقول لجدول البيانات المحدد وتختار الحقول التي تريد تضمينها في البحث عن السجلات المطابقة:

• بالنسبة إلى السجلات المتطابقة ، ابحث عن جميع الحقول - اترك علامات الاختيار بجوار جميع أسماء الأعمدة أو الحقول ؛
• للسجلات المطابقة جزئياً - اترك علامات الاختيار بجوار هذه الحقول فقط ليتم مطابقتها.

أسماء الحقول مقابل خطابات العمود

كما ذكر ، فإن إزالة التكرارات تتكون الأداة من مربع حوار تختار فيه الحقول المطابقة التي تبحث عنها عن طريق التحقق من أسماء الحقول أو الأعمدة المطلوبة.

تعتمد المعلومات التي يعرضها مربع الحوار - أسماء الحقول أو أحرف الأعمدة - على ما إذا كانت بياناتك تحتوي على صف من العناوين - أو رؤوس - في أعلى جدول البيانات كما هو موضح في الصورة أعلاه.

إذا كان كذلك - تأكد من الخيار على الجانب الأيمن من مربع الحوار - تحتوي بياناتي على رؤوس - يتم إيقاف تشغيله وسيعرض Excel الأسماء في هذا الصف كأسماء الحقول في مربع الحوار.

إذا كانت بياناتك لا تحتوي على صف رأس ، فسيعرض مربع الحوار أحرف العمود المناسبة في مربع الحوار لنطاق البيانات المحدد.

مجموعة متجاورة من البيانات

ل إزالة التكرارات أداة للعمل بشكل صحيح ، يجب أن يكون جدول البيانات نطاقًا قريبًا من البيانات - أي أنه لا يجب أن يكون به أي صفوف فارغة ، وأعمدة ، وإذا لم يكن ممكنًا ، لا توجد خلايا فارغة موجودة داخل الجدول.

إن عدم وجود فراغات داخل جدول البيانات يعد ممارسة جيدة عندما يتعلق الأمر بإدارة البيانات بشكل عام وليس فقط عند البحث عن بيانات مكررة. تعمل أدوات البيانات الأخرى في Excel - مثل الفرز والتصفية - بشكل أفضل عندما يكون جدول البيانات نطاقًا متجاورة من البيانات.

إزالة تكرار سجلات البيانات مثال

في الصورة أعلاه ، يحتوي جدول البيانات على سجلين متطابقين لـ طومسون واثنين من السجلات مطابقة جزئيا ل ر. هولت - حيث تتطابق جميع الحقول باستثناء رقم الطالب.

الخطوات المذكورة أدناه بالتفصيل كيفية استخدام إزالة التكرارات أداة البيانات إلى:

1. إزالة الثاني من اثنين من سجلات متطابقة ل طومسون .
2. قم بإزالة السجل الثاني المطابق جزئيًا لـ ر. هولت .

فتح مربع حوار إزالة التكرارات

1. انقر فوق أي خلية تحتوي على بيانات في نموذج قاعدة البيانات.
2. انقر على البيانات علامة على الشريط.
3. اضغط على إزالة التكرارات رمز لتسليط الضوء على جميع البيانات في جدول البيانات وفتح إزالة التكرارات صندوق المحادثة.
4. ال إزالة التكرارات يعرض مربع الحوار جميع عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول من نموذج البيانات الخاص بنا
5. تشير علامات الاختيار المجاورة لأسماء الحقول إلى الأعمدة التي يحاول Excel مطابقتها في البحث عن سجلات مكررة
6. بشكل افتراضي ، عندما يفتح مربع الحوار يتم فحص جميع أسماء الحقول

العثور على سجلات متطابقة

1. نظرًا لأننا نبحث عن سجلات متطابقة تمامًا في هذا المثال ، سنترك جميع عناوين الأعمدة محل فحص
2. انقر حسنا

عند هذه النقطة يجب أن ينظر إلى النتائج التالية:

• يجب إغلاق مربع الحوار واستبداله برسالة تقول: تم العثور على 1 من القيم المكررة وإزالتها ؛ تبقى 7 قيم فريدة.
• الصف الذي يحتوي على التكرار طومسون السجل قد أزيلت من قاعدة البيانات
• على الرغم من وجود اثنين من السجلات المطابقة جزئيا ل ر. هول t ، لأنه لا تتطابق جميع الحقول - يختلف رقم الطالب للسجلين - يعتبر Excel أنه سجل بيانات فريد

02 من 02

العثور على وإزالة السجلات المطابقة جزئيًا مع إزالة التكرارات

التحقق من حقل واحد في وقت واحد

نظرًا لأن برنامج Excel يقوم فقط بإزالة سجلات البيانات التي تتطابق تمامًا مع حقول البيانات المحددة ، فإن أفضل طريقة للعثور على كافة سجلات البيانات المطابقة جزئياً هي إزالة علامة الاختيار لحقل واحد فقط في كل مرة ، كما هو موضح في الخطوات أدناه.

ستؤدي عمليات البحث اللاحقة للسجلات التي تتطابق في جميع الحقول باستثناء الاسم أو العمر أو البرنامج إلى إزالة جميع المجموعات الممكنة للمطابقة جزئياً مع السجلات.

العثور على سجلات مطابقة جزئيا

1. انقر فوق أي خلية تحتوي على بيانات في جدول البيانات إذا لزم الأمر
2. انقر على البيانات علامة على الشريط.
3. اضغط على إزالة التكرارات رمز لتسليط الضوء على جميع البيانات في جدول البيانات وفتح إزالة التكرارات صندوق المحادثة.
4. يتم تحديد كل أسماء الحقول أو عناوين الأعمدة لجدول البيانات.
5. للبحث عن وإزالة السجلات التي لا تحتوي على تطابق في كل حقل ، قم بإزالة علامة الاختيار إلى جانب أسماء الحقول التي سيتجاهلها Excel.
6. في هذا المثال ، انقر فوق خانة الاختيار الموجودة بجوار هوية الطالب عنوان العمود لإزالة علامة الاختيار.
7. سيقوم Excel الآن فقط بالبحث عن وإزالة السجلات التي تحتوي على بيانات متطابقة في الكنية , مبدئي و برنامج مجالات.
8. انقر حسنا
9. يجب إغلاق مربع الحوار واستبداله برسالة تقول: تم العثور على 1 من القيم المكررة وإزالتها ؛ تبقى 6 قيم فريدة.
10. الصف الذي يحتوي على السجل الثاني لـ ر. هولت مع معرف الطالب ST348-252 سيتم إزالتها من قاعدة البيانات.
11. انقر حسنا لإغلاق مربع الرسالة

في هذه المرحلة ، يجب أن يكون جدول بيانات المثال خاليًا من جميع البيانات المكررة.