آه ، سلاك! تدعي الأداة الأكثر شيوعًا (بالإضافة إلى HipChat و Google Chat) زيادة التعاون وتقليل البريد الإلكتروني داخل المكاتب. على الرغم من أن هذا قد يكون صحيحًا ، إلا أنه يمكن أن يكون وسيلة اتصال غير مُشتتة للغاية وغير مناسبة ، وأنا أسمع وأقرأ المزيد والمزيد من التذمرات حول الكيفية التي لا تكون بها الفرق فعالة كما ينبغي.
أعتقد أن معظم هذه المشكلات ترجع إلى حقيقة أن مجموعة جديدة من المعايير الاجتماعية لم يتم تحديدها بعد واستيعابها لتحقيق أقصى استفادة من أدوات التواصل الجديدة الرائعة هذه. لذلك ، وفقًا لروح البريد الإلكتروني والهاتف وقواعد الاجتماع الخاصة بي ، فهناك 15 قاعدة اتصال رقمي للعيش من خلال:
- الدردشة على سؤال سهل - في الواقع ، سهلة للغاية. لذا قبل القيام بذلك ، تأكد من أنك لست مجرد كسول وتجنب العثور على إجابة لنفسك. في المرة القادمة التي تريد أن تسأل فيها زميلك "سؤال سريع للغاية" ، اطرح على نفسك السؤالين التاليين: هل يمكنني Google هذا؟ هل يمكنني العثور على هذا في محرك الأقراص الداخلي أو المستندات؟
-
إذا كان شخص ما في وضع عدم الاتصال أو يستخدم حالة "عدم الإزعاج" ، فاعتبرها مثل باب مكتب مغلق. أرسل رسالة إلى زملائك فقط إذا كان هذا هو نوع المشكلة التي تتعامل معها في مكتبهم ، لأن هذا ما تقوم به فعليًا. عند قول ذلك ، عندما لا تريد أن تكون منزعجًا ، أوضح ذلك قدر المستطاع من خلال تسجيل الخروج أو تمكين DND.
-
لا تحتاج إلى استجابة اليوم؟ ثم يجب عليك دائمًا إرسال بريد إلكتروني بدلاً من الدردشة. المحادثة تعني "أحتاج هذا الآن". هل أحتاج إلى الرد اليوم ، ولكن أحتاج أيضًا لتغطية الكثير من الأرضية؟ إذا كان الجواب سيستغرق أكثر من خمس دقائق لمعرفة ذلك ، يجب عليك دائمًا اختيار البريد الإلكتروني. هذا يعطي زميلك مجاملة تحديد وقت مقاطعة عمله / عملها للتعامل مع مشكلتك.
-
اعلم أنه عندما تقول "حصلت على دقيقة؟" (أو أي تغيير في ذلك) ، فأنت تقول "سأقضي وقتك الآن". لأن الإجابة التي ستحصل عليها دائمًا هي عادة "نعم" ، ما الأمر؟ "والواقع هو أن الشخص كان على الأرجح في منتصف شيء آخر. بدلاً من ذلك ، جرب ، "عندما يكون لديك دقيقة ، أحب أن أسترد شيئًا بعيدًا عنك. لا اندفاع! "
-
على غرار البريد الإلكتروني والنصوص ، قد يكون من الصعب قياس النغمة عبر الدردشة. لذا ، اعط الناس دائمًا فائدة الشك وافترضوا النوايا الحسنة. فكروا في كونهم متعطشين أو ساخرين؟ أعد قراءة الرسالة بنفسك بلهجة لطيفة وابتسامة كتحقق من القناة الهضمية. من ناحية أخرى ، إذا كنت قلقًا من احتمال إساءة تفسير رسالتك ، فقم برمي ملف GIF أو رمز تعبيري لتوضيح نواياك.
-
مثلما هو الحال مع الرد على الشركة بأكملها هو الأسوأ ، فإن إرسال دردشة ذات صلة بحفنة من الأشخاص إلى 50 من زملائهم في العمل هو أمر بغيض. لذلك ، عندما تقوم بمناقشة من ستتم إدارته ، قم بتدوين حلقة صغيرة في البداية.
-
إذا كان هذا إعلانًا تريد أن يتمكن فريقك من الرجوع إليه ، فاستخدم البريد الإلكتروني. الاستثناء هنا هو ما إذا كانت شركتك تستخدم الدردشات المثبتة بشكل منتظم وكل شخص يعرف كيفية استخدام هذه الميزة ومكان البحث عن المعلومات الأساسية.
-
استخدم الأدوات والإضافات لجعل الدردشة أكثر ذكاءً. يسأل "هل الجميع مجاني لوجبة غداء فريق يوم الخميس؟" يفتح مجموعة من الردود والخلفيات. يعتني المكون الإضافي البسيط للاستطلاع مثل Simple Poll بهذا الأمر ويقلل من كل هذا الضجيج في رسالة واحدة:
- دائما محادثات دقيقة أو الثابت في شخص. أو ، إذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فقم بذلك عبر الهاتف أو الدردشة المرئية - ويشمل ذلك تقديم تعليقات بناءة والتفاوض ومراجعة المشروعات.
-
تعلم كيفية القراءة بين السطور في محادثة. لأن الدردشة بشكل عرضي تجعل من السهل الخروج عن الموضوع ، يحدث ذلك كثيرًا. (وهو جيد! فواصل جيدة!) ولكن إذا لاحظت أنك تهيمن على المحادثة أو تزود 75٪ من ردود فعل GIF ، فربما يعني ذلك أنها ليست أفضل وقت للشخص الآخر.
-
لا تفترض أبدًا أن شخصًا ما قد رأى رسالتك المهمة في دردشة جماعية. إذا كان شيء تريد 100٪ أن يراه شخص ما (أو الجميع) ، فأرسل رسالة بريد إلكتروني بدلاً من ذلك.
-
إذا قمت بالدردشة مع مجموعة ثم تحولت إلى قافلة فردية لا تحتاج القناة بأكملها إلى أن تكون خاصة (أو لا يجب أن تكون) ، فانتقل إلى المناقشة. حتى لو لم تكن سرية ، فمن الأفضل في كثير من الأحيان أن تكون هذه المحادثات بعيدة عن المجموعة.
-
ما لم يتم إشعال النار في المكتب حاليًا ، حاول أن تستغرق دقيقة واحدة ليقول "مرحبًا ، كيف حالك؟" لشخص ما قبل البدء في محادثة. ستجعل كل ما تقوله تذهب بسلاسة أكثر.
-
إذا كانت المحادثة لا تتطلب إدخالك مباشرة ، فلا تشعر بالضغط للتناغم إذا كنت مشغولاً. وعلى نفس المنوال ، إذا كنت مشغولاً ، لا تصرف انتباهك باتباع كل محادثة.
-
أخيرًا ، هذا الأخير ليس حقًا مجرد قاعدة ، إنه مجرد تذكير. حتى إذا لم يشارك رئيسك في محادثات عشوائية جماعية سخيفة ، فلا يزال بإمكانه أن يراقبها. وإذا كنت تكافح من أجل إكمال المهام في الوقت المحدد ، فلن يكون سعيدًا للغاية لمعرفة مدى نشاطك. لذا ، استمتع ، وكن ممتنًا لأنك تعمل لدى شركة تتعرف على صورة GIF جيدة ، ولكن يمكنك أيضًا إنجاز عملك.
ما هي القواعد التي تضيفها إلى هذه القائمة؟ أخبرنا على تويتر @ TheMuse!
