مع اختيار العديد من الشركات الآن لعقد اجتماعات حاسمة عبر الإنترنت ، أصبح مشاركًا نشطًا وقيمة في اجتماع عبر الإنترنت مهارة هامة في مكان العمل. توفر الاجتماعات عبر الإنترنت فرصة كبيرة لتبادل الأفكار بين الموظفين المشتتين الذين قد لا يتفاعلون بشكل شخصي على أساس منتظم ، مما يجعلهم أعضاءً قيّمين في الفريق ويخلقون الصداقة بين الموظفين. ستساعدك النصائح أدناه على معرفة المزيد حول كيفية المشاركة في اجتماع عبر الإنترنت:
كن في الموعد
إذا كان هناك شيء يمنعك من حضور اجتماع عبر الإنترنت في الوقت المحدد ، فعليك أن تعلم المنظم بذلك. ضع في اعتبارك أن برنامج الاجتماع عبر الإنترنت يتيح للمشاركين معرفة من يقوم بتسجيل الدخول ، ومتى. هذا يعني أنك لن تتمكن من الانضمام إلى الاجتماع لمدة نصف ساعة متأخرة دون أن يلحظ ذلك. إن التأخر في الاجتماع عبر الإنترنت هو مجرد عدم احترام مثلما يحدث في وقت متأخر من الجلسة.
خذ استراحة مسبقا
الاجتماعات عبر الإنترنت لا تستمر عادة لساعات ، لذلك ليس هناك أي استراحة طبيعية لكي تتذرع بها. كما أن الاجتماعات التي تُجرى على الإنترنت تميل إلى أن تكون سريعة الخطى ، وقد يكون الناس مترددين أو متضايقين من الاضطرار إلى التوقف والانتظار حتى تعود إليهم لمواصلة المناقشة. حتى انتزاع كوب من الماء أو الذهاب إلى دورة المياه قبل الاجتماع. أيضًا ، لا تتسلل من الاجتماع دون أن تخبر أي شخص بذلك ؛ لا تعرف أبدًا متى قد يسألك شخص سؤالاً. إذا كان لديك حالة طوارئ ، فيجب أن يعلم منظم الاجتماع أنه يجب عليك الخروج لبضع دقائق ، وسوف تخبره عندما تعود. أفضل طريقة للقيام بذلك هي من خلال برنامج المحادثة الخاص ببرنامج الاجتماع عبر الإنترنت ، حتى لا تعطل مقدم البرنامج.
الحفاظ على السلوك المهني
في حين أنك قد تحضر اجتماعك عبر الإنترنت من الراحة في مكتبك أو حتى في منزلك ، يجب أن تكون نغمتك أقل رسمية مما لو كنت في غرفة اجتماعات ، محاطًا برؤسائك ورؤسائك. هذا يعني أنه يجب عليك أن تبقي أي تعليقات حول القطط أو الأطفال في مكانك ، حتى لو كانوا في الغرفة المجاورة. هذا يدل على أنك محترف جدير بالثقة ، قادر على الحفاظ على حياة منزلك وعملك منفصلاً ، حتى لو كانا يشتركان في نفس السقف.
لا خطة على مجرد الاستماع في
لمجرد أن الاجتماع عبر الإنترنت ، لا يوجد عذر لك للعمل على شيء آخر أثناء الاستماع فقط. إذا تمت دعوتك إلى الاجتماع ، فذلك لأن مقدم العرض يقدّر إدخالك. حتى إذا لم تكن هناك فرصة كبيرة للمشاركة ، فلا يزال يتعين عليك تدوين الملاحظات بنشاط. قد يكون للاجتماع عبر الإنترنت الذي حدث أن تعمل على شيء آخر من خلاله شيئًا من شأنه أن يثبت أهمية لك. إذا كنت بحاجة إلى إنهاء أي عمل في نفس يوم الاجتماع ، فإما أن تعلن أنك غير متاح لحضور الاجتماع في ذلك اليوم ، أو تنظيم نفسك بشكل جيد بما يكفي حتى لا تضطر إلى العمل من خلاله.
اجعلها نقطة للمشاركة
سواء كنت تطرح سؤالاً خلال جلسة الأسئلة والأجوبة ، أو تشارك إنجازات فريقك أو أي قصة أو فكرة أخرى مناسبة ، فخطّط أن يكون لك رأي في الاجتماع. أي مضيف جيد سوف يطلب مدخلات خلال الاجتماع ، ولن يقضي كل الوقت فقط يتحدث في الفريق. خذ هذه الفرصة لإظهار أنك ليس فقط في الحضور ولكن أيضا الانتباه. قل اسمك قبل أن تتحدث ، حتى يعرف الحضور من يتعامل معهم. ضع في اعتبارك أنك يجب أن تتحدث بثقة ووضوح ، كما تفعل أثناء اللقاء وجهاً لوجه. إذا لم يكن نشاطك التجاري في لغة غير رسمية ، فعليك الامتناع عن استخدامه على الرغم من أن الإعداد عبر الإنترنت قد يبدو غير رسمي أكثر من كونه وجهًا لوجه.
الممارسة قبل الاجتماع
إذا طُلب منك مشاركة شريحة أو تقديم عرض تقديمي أثناء الاجتماع ، يجب عليك التأكد من أنه لا يتم فقط للمعايير التي يتطلبها المنظم ، بل أنك مارست أيضًا تسليم المواد الخاصة بك. إذا كان هذا هو اجتماعك الأول عبر الإنترنت باستخدام برنامج معين ، فاسأل منظم الاجتماع إذا كان بإمكانه إجراء تشغيل جاف معك ، للتأكد من أنك مرتاح باستخدام البرنامج. إذا كنت تعرف البرنامج بالفعل ، فما عليك سوى ممارسة العرض التقديمي. اعرف ما ستقوله ، وتجنب القراءة من خلال تقديمك. قراءة بعض الحقائق والأرقام على ما يرام ، ولكنك لا تريد أن تبدو مثل مشغلي التسويق عبر الهاتف الذين يسمعون بارد. تأكد من تدفق العرض التقديمي وتسليمه بسلاسة.
لا تتكلم خارج المنعطف
إذا كان هناك دور لشخص آخر لتقديمه ، فدعه ينهي دون مقاطعة. انتظر حتى تنتهي ، ثم قم بالتعليق أو طرح الأسئلة. ما لم يحدد مقدم العرض أنه من المقبول للمشاركين أن يقطعوا العرض التقديمي ، امتنعوا عن التحدث عندما يكون دور شخص آخر. وإلا لن يتأخر الاجتماع فحسب ، بل يمكن أيضًا أن يخرج عن الموضوع. ضع في اعتبارك أن المشاركين في الاجتماعات عبر الإنترنت لا تتاح لهم الفرصة لإعطاء إشارات بصرية يرغبون في التحدث بها ، مما يتيح للمقدم أن يختتم بدقة نقطة يريدون القيام بها قبل أخذ التعليق أو السؤال. لذلك فإن أي انقطاع سيكون واضحًا ، مما يعطل التدفق الطبيعي للاجتماع.
من خلال اتباع النصائح المذكورة أعلاه ، يمكنك التأكد من أنك لا تعتبر فقط محترفًا ولكنك تعلم كيفية التصرف في اجتماع عبر الإنترنت. في حين يعتبر العديد من الناس الإنترنت وسيلة غير رسمية إلى حد ما ، عند استخدامها في مكان العمل ، فإنه لا يزال يتطلب نفس المجاملات التي لديك عند التعامل مع الزملاء وجها لوجه.
