يبحث الجميع دائمًا عن طريقة لجعل العمل أسهل. وليس هناك نقص في النصائح والحيل والخارقة المصممة للمساعدة في تحقيق هذا الهدف.
ولكن الذي يعمل لي يوما بعد يوم هو أتمتة المهام المتكررة. الفكرة وراء ذلك هي أنها ستوفر طاقتك العقلية للمشاريع التي تتطلب بالفعل تفكيرًا عميقًا وتركيزًا.
ربما تفكر في أن هذا يبدو رائعًا ، لكن كيف أفعل ذلك؟
كل ما عليك القيام به هو بناء ورقة الغش.
تحتوي الورقة الأسهل والأكثر فائدة على عناصر تقوم بنسخها ولصقها بشكل شائع. لا يهم ما الصناعة كنت في أي منهما. إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر لعملك ، فربما يكون هناك العديد من الأشياء التي يجب عليك البحث عنها بانتظام قبل أن تتمكن من إكمال المهمة.
بالنسبة لي ، هناك بضعة أسطر مختلفة من تعليمات HTML البرمجية التي أحتاج إليها كثيرًا لتحميل المقالات على The Muse.
في المواضع السابقة ، كان لديّ عدد من الأوراق الموفرة للوقت والمحافظة على التركيز على أهبة الاستعداد: واحدة لصيغ جداول بيانات Excel ، وأخرى لرؤوس المذكرات ، والأكثر شعبية ، وثيقة بها أرقام هواتف وتعليمات تسجيل الدخول لجهاز الكمبيوتر الجديد الموظفين. بدلاً من التعامل مع متاعب البحث عن رقم هاتف المكتب المالي مرة أخرى ، يمكنني فقط الانتقال إلى مستندي الموثوق به ، ونسخ ولصق ما أحتاجه ، وإرسال رسالة البريد الإلكتروني دون أن أفقد قوتي.
فكيف بالضبط تبدأ؟
الخطوة 1: لاحظ ما تعيد العثور على نفسك أو إعادة البحث بشكل متكرر
ربما ترسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني نفسها أو ذات الكلمات المتشابهة كل يوم. إذا كنت تكتب من نقطة الصفر في كل مرة ، فأنت تهدر قوة ذهنية ثمينة (والوقت). كما ترون في المثال أعلاه ، يسألني أصدقائي دائمًا عن كيفية الانتقال إلى The Muse - لدي الآن استجابة سريعة جاهزة.
يمكن أن تتكون "ورقة الغش" الخاصة بك من بعض قوالب البريد الإلكتروني الجاهزة لإعادة طرحها اعتمادًا على من هو المستلم. (وإذا كنت تستخدم Gmail ، فابحث بالتأكيد في "الردود المُعلَّبة" - إنه مبدل للألعاب.)
الخطوة 2: اختيار وسيلة لتخزين المعلومات الخاصة بك
لا توجد طريقة واحدة للقيام بذلك - استخدم البرنامج الأكثر منطقية بالنسبة لك. قد يعني ذلك مستند Word أو مستند Google أو إدخال المفكرة أو حتى مسودات رسائل البريد الإلكتروني المخزنة في مجلد توضيحي. مهما اخترت ، الشيء المهم هو أنه يمكنك الرجوع إليه بسهولة.
الخطوة 3: قضاء 20 دقيقة في ملء المستند الخاص بك مع تلك العناصر من الخطوة الأولى
مهما كانت (رسائل البريد الإلكتروني أو صيغ Excel أو ربما أرقام الهواتف) ، فإن الأمر يستحق القليل من الجهد لكتابتها في مستند مرة واحدة ، ثم يمكن إعادة استخدامها بسهولة في المستقبل. أعرف بالنسبة لي ، كان من المريح للغاية (وحفظها على الأرجح ساعات) مجرد إلقاء نظرة على الملاحظة الموجودة على سطح مكتبي لنسخ ولصق صيغ Excel التي وجدت نفسي أبحث عنها عدة مرات في اليوم.
ويمكنك حتى الاحتفاظ بهذه المدرسة القديمة إذا كنت تفضل ذلك. خذ مسؤول مكتبي القديم: صممت شاشتها بعدة ملاحظات ملونة لزجة ساعدتها على الرجوع بسرعة إلى رموز الحالة والمختصرات التي تحتاجها يوميًا.
أيا كان النظام الذي تفضله - ملاحظة في دفتر الملاحظات الرقمي أو مستند Word أو حتى ملاحظة لاصقة - ابحث عن شيء مناسب لك. وبينما أعرف أنه في بعض الأحيان قد يكون من الصعب التوقف مؤقتًا في قائمة مهامك المجنونة للعمل على شيء يشعر بالملل في الوقت الحالي ، إلا أن هذا عمل اختراق سيوفر لك ساعات من العمل. يمكنك القيام بذلك في الوقت الذي سيأخذك لانتزاع القهوة أسفل الكتلة.
فما تنتظرون؟ إنه أحد أسهل الأشياء التي يمكنك القيام بها لزيادة إنتاجيتك اليومية.
