لقد قمت مؤخرًا بإجراء مكالمات هاتفية أكثر وأكثر تتعلق بالأعمال ، الأمر الذي تركني انطباعًا سيئًا على الرغم من وجوده مع أشخاص أذكياء. بالتأكيد ، تبدو المكالمات بسيطة ، ولكن أي شيء من مواطن الخلل التكنولوجي التي كان يمكن تجنبها إلى إدارة الوقت السيئ يمكن أن يؤثر حقًا في انطباعات العملاء والزملاء عنك (ناهيك عن إنتاجيتك).
لذلك ، تمامًا كما توجد قواعد غير مكتوبة للبريد الإلكتروني والاجتماعات ، فإنني أشرح المبادئ التوجيهية للمكالمات الهاتفية التجارية والمكالمات الجماعية التي يجب على الجميع اتباعها. إليكم المكالمات الأكثر إنتاجية (والأقل إزعاجًا) إلى الأبد!
توافق قبل المكالمة التي يتصل بها الشخص وعلى أي رقم. البريد الإلكتروني بعد ثلاث دقائق من المكالمة كان من المفترض أن تبدأ بـ "أين يجب أن أتصل بك؟" يضيع وقت الجميع.
عمومًا ، إذا كنت تطلب شيئًا من شخص آخر ، فيجب عليك عرض الاتصال به. إذا كنت تساعد شخصًا آخر ، فاطلب من ذلك الشخص الاتصال بك لتجنب الاضطرار إلى مطاردة أي شخص.
قم بجدولة المكالمة لمدة الوقت الذي تحتاجه ، وتذكر أن هذا يمكن أن يكون خمس أو 10 أو 20 دقيقة. يجب ألا تقرب إلى أقرب زيادة لمدة 30 دقيقة.
إذا كنت تعلم مسبقًا أنك ستتأخر عن مكالمة ، فأخبر الشخص الآخر عبر البريد الإلكتروني وعرض الاتصال به عندما تكون مستعدًا.
إذا لم يلتقط الشخص الذي تتصل به ، فلا تترك رسالة في المرة الأولى. حاول مرة أخرى بعد دقيقتين ، وإذا لم يلتقطها ، فاترك رسالة وأيضًا أرسل رسالة بالبريد الإلكتروني ، وأعلمه أو اتصل بها وتذكر مقدار الوقت المتاح لك. لا تتصل مرة أخرى بعد ذلك إلا إذا كان الأمر عاجلاً.
إذا كان هناك أكثر من شخصين يتحدثان ، فقم بإعداد اتصال هاتفي مسبقًا. هناك الكثير من الخدمات المجانية ، مثل UberConference ، التي تساعد في ذلك.
استمر في الاتصال إلى أقل عدد ممكن من الناس ، وتأكد من أن الجميع هناك ضروري حقًا. كلما زاد عدد الأشخاص الموجودين على الخط ، قل اهتمام الجميع.
تأكد من أنك تأخذ المكالمة من مكان هادئ مع إشارة جيدة. استخدام الخطوط الأرضية كلما كان ذلك ممكنًا يساعد في تجنب مشكلات الإشارة.
إذا وقعت في مكان صاخب ، فأخبر الأشخاص على الفور أنك ستظل صامتًا ما لم تتحدث. انه شيء محترم للقيام به.
إذا كنت لا تتصل من هاتف تستخدمه بانتظام ، فتأكد من معرفة كيفية تشغيله. هذا مهم بشكل خاص عند استخدام نظام هاتف مكتب غير معروف.
لا أوصي باستخدام الشرائح لتقديم شيء ما على المكالمة ، إلا إذا كنت تقوم بعمل تجريبي ، ولكن إذا كنت كذلك ، فلا ترسلها عبر البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، استخدم خدمة مشاركة الشاشة مثل GoToMeeting أو Screenleap لضمان عدم إلقاء نظرة على الأشخاص ، والقفز للأمام ، ثم التوقف عن الاهتمام.
إذا كنت تستخدم خدمة مشاركة الشاشة ، فتأكد من أنها تعمل قبل بدء المكالمة وأن نظرائك لديهم أي شيء قد يحتاجون إليه قبل المكالمة.
إذا كنت تقابل أشخاصًا للمرة الأولى ، أو تريد اهتمامًا حقيقيًا ، فابحث في مؤتمرات الفيديو.
تمامًا كما هو الحال مع الاجتماعات ، ابدأ في الوقت المحدد. في انتظار المشجعين فقط يشجعهم.
إذا كنت تنضم إلى مكالمة جماعية ، فقدم نفسك على الفور حتى لا يفاجأ أحد أنك كنت تستمع لمدة ثلاث دقائق حول ما اعتقدت أنه محادثة فردية.
إذا انضم شخص ما متأخرا ، لا تلحق به. يضيع وقت الجميع. شجع هذا الشخص على اللحاق بشخص ما في نهاية المكالمة لمعرفة ما فاته.
قدم نظرة عامة على من أنت ولماذا تتصل به خلال أول 120 ثانية من المكالمة ، ثم حدد جدول أعمالك أو هدفك. يجب أن يعرف الأشخاص الآخرون في المكالمة ما تريده منهم على الفور.
في الدقائق القليلة الأولى من كل مكالمة ، تأكد من المدة التي يجب على كل شخص التحدث فيها ، حتى تتمكن من إدارة المحادثة وفقًا لذلك.
إذا كان لديك أكثر من ثلاثة أشخاص على الخط ، فينبغي للمنظم إجراء مكالمة سريعة للتأكد من أن الجميع هناك ، وتقديمهم لفترة وجيزة إن أمكن.
فقط قم بالالتفاف حول مقدمات فردية إذا كان ذلك سيساعد على إنجاز الأعمال ، وأدخل ذلك في جدول أعمالك. خلاف ذلك ، سوف تضيع الكثير من الوقت.
ما لم تكن المكالمة تتعلق بمشاركة خبراتك ، يجب ألا تتحدث لأكثر من 70٪ من الوقت. إذا كان كثير من الناس على الخط ، فإن هذا العدد ينخفض إلى 25 ٪.
حافظ على جمل قصيرة وقفة بانتظام بين الأفكار. سيسمح هذا للناس بالقفز أو طرح الأسئلة.
إذا كنت منظم الاتصال ، فمن واجبك دعوة الأشخاص للمشاركة إذا كانوا لا يتحدثون ويحتكر شخص آخر المحادثة.
استخدم زر كتم الصوت بشكل استراتيجي. إذا تم كتم صوتك للحصول على 90٪ من المكالمة ، فمن المحتمل أنك لا تولي اهتمامًا تامًا.
لا تكن الشخص الذي يتفقد البريد الإلكتروني ويحتاج إلى تكرار السؤال. إذا وجدت أنك تفحص البريد الإلكتروني أثناء معظم مكالماتك ، فهي إما طويلة جدًا ، أو أنها تضم الكثير من الأشخاص المشتركين ، أو لا تحتاج إلى أن تكون معهم.
قبل نهاية المكالمة بخمسة دقائق ، حذر الجميع من أنه قد انتهى ، واسأل عما إذا كانت هناك أية أسئلة. لا تدع الأمر يركض إذا كان ذلك ممكنًا - فهو يحترم وقت الآخرين.
تتبع الخطوات التالية مع استمرار المكالمة ، وإرسالها عبر البريد الإلكتروني بعد ذلك كتذكير.
أخبرنا! ما هي قاعدة مكالماتك الهاتفية المفضلة؟ أي أن فاتنا؟
