أخيرا! ال 23 قواعد غير المكتوبة للبريد الإلكتروني

لم يكن حتى أنني ساعدت أخي في سن الدراسة الجامعية على اختراق صندوق الوارد الخاص به وشرحت بعض الفروق الدقيقة في هذه الطريقة في كل مكان من التواصل التي أدركت كم عدد قواعد البريد الإلكتروني غير المكتوبة التي تطورت على مر السنين.

بعضها واضح جدًا ، لكن الأمر يستحق التكرار (لأنني ما زلت أرى أشخاصًا يكسرونهم من وقت لآخر). والبعض الآخر ليس بديهيًا على الفور - ولكن إذا تم اتباعه عالميًا ، فسيساعدنا جميعًا على إرسال بريد إلكتروني والرد عليه بشكل أفضل.

لذلك ، أنا أضعهم في الكتابة. راجع القائمة ، وكرر بعدي: "أقسم رسميًا أنني سوف أتبع قواعد البريد الإلكتروني إلى الأبد."

يجب أن يكون سطر الموضوع دائمًا وصفيًا. "المقدمة" ليست وصفية بما فيه الكفاية. "المقدمة: أليكس (ذا ميوز) / جينيفر (XYZ Co)" أفضل.
اجعل كل بريد إلكتروني قصيرًا قدر الإمكان ؛ أنه يوفر عليك الوقت ، والأهم من ذلك ، يحترم وقت المستلم.
كلما استجابت بشكل أسرع ، كلما كان الرد أقصر.
قم دائمًا بتضمين سطر واحد من السياق إذا كان المستلم لا يتوقع هذه الرسالة الإلكترونية. هذا مهم بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني لأول مرة ("هذا هو المكان الذي التقينا فيه") كما هو الحال بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني لشخص تعمل معه بانتظام ("هذه الرسالة الإلكترونية تدور حول المرحلة التالية من هذا المشروع الذي نعمل عليه معًا").
ضع "اسأل" أو "عناصر الإجراء" أولاً في البريد الإلكتروني ، وليس الأخير ، واجعلها واضحة. يجب أن يكون واضحا على الفور للمستلم ما تريد.
إذا كان هناك موعد نهائي ، فقل ذلك. إذا كان الطلب غير عاجل ، فقل ذلك.
إذا كنت لا تحتاج إلى استجابة والبريد الإلكتروني لمعلوماتك فقط ، فقل ذلك.
جعل أي أسئلة محددة قدر الإمكان. "ما رأيك في الاقتراح؟" ليس سؤال جيد. "هل يمكننا المضي قدمًا في اقتراح البائع بمبلغ 20.000 دولار بحلول يوم الجمعة؟"
استخدم الرموز النقطية أو القوائم المرقمة عند الإمكان. هذه هي أسهل على المقشود من كتل النص.
عندما يكون هناك شيء مهم حقا ، جريئة.
لا تبالغ في استخدام رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك جريئة.
استخدم الخطوط المقروءة. بلا هزلية ليس خط مقروء.
إذا تلقيت طلبًا من شخص آخر ولكنك لم تستطع الاستجابة على الفور ، فقم بالإجابة لإخباره متى ستحصل عليه. سيوفر لك ذلك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بتسجيل الوصول ويساعد الشخص الآخر في التخطيط.
قم دائمًا بتقليص الحد الأدنى لعدد الأشخاص الضروريين لإنجاز المهمة. كلما زاد عدد الأشخاص الموجودين في سلسلة البريد الإلكتروني ، انخفض الشعور بالمسؤولية للإجابة.
استخدم "الرد على الكل" فقط عند الحاجة حقًا. لا أحد يحب هذا الشخص الذي يسد صندوق البريد الوارد في القسم بأكمله.
إذا كان هناك شخص ما في سلسلة رسائل بريد إلكتروني لم يعد بحاجة إلى تشغيلها ، فقم بنقل هذا الشخص إلى BCC في ردك التالي ، ثم قل ذلك في السطر الأول من البريد الإلكتروني. ("سام ، شكراً على تقديمك أنا وماري - سأنتقل بك إلى BCC وأخذه من هنا.")
قم دائمًا بمشاركة التقيد المزدوجة. إذا لم تفعل ، فسيبدأ الناس في الرهبة من سماعك.
لا تختطف موضوعًا في موضوع ما لمناقشة موضوع آخر. بدء سلسلة رسائل بريد إلكتروني جديدة بدلاً من ذلك ، مع سطر الموضوع ذي الصلة والمستلمين.
لا تتراكم. لا أحد يحتاج إلى عنوان 20 "هذا بدا رائعا بالنسبة لي ، أيضا!".
إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لأغراض العمل ، فاحصل على معلومات الاتصال والعنوان في تذييل الصفحة. أبسط ، كان ذلك أفضل.
إذا كنت تقوم بإرسال بريد إلكتروني لشخص مشغول للغاية ، فمن المقبول تمامًا ومن المتوقع إلى حد ما إعادة توجيه البريد الإلكتروني الأولي إليه / إليها برسالة متابعة بعد أسبوع أو أسبوعين. معظم الناس مشغول تتطلب واحد على الأقل من هؤلاء. لا تفعل أكثر من ثلاثة.
من غير المقبول متابعة رسالة بريد إلكتروني خلال 48 ساعة ما لم يكن الأمر عاجلاً. يتعامل الكثير من الأشخاص مع البريد الإلكتروني كشكل من أشكال المراسلات وقد يكون لهم ببساطة أولويات أعلى من الإجابة عليك فورًا.
إذا تلقيت أو أردت إرسال بريد إلكتروني غاضب ، فانتظر. إذا كان الأمر عاجلاً ، فاستشر الهاتف بدلاً من ذلك.