كيفية انشاء قاعدة بيانات اكسل

في بعض الأحيان ، نحن بحاجة لتتبع المعلومات ومكان جيد لهذا في ملف قاعدة بيانات Excel. سواء كانت قائمة شخصية لأرقام الهواتف أو قائمة جهات اتصال لأعضاء منظمة أو فريق أو مجموعة من العملات أو البطاقات أو الكتب ، فإن ملف قاعدة بيانات Excel يسهل الدخول إلى معلومات محددة وتخزينها والعثور عليها.

يحتوي Microsoft Excel على أدوات مدمجة لمساعدتك في تعقب البيانات والعثور على معلومات محددة عندما تريدها. بالإضافة إلى ذلك ، بوجود مئات الأعمدة والآلاف من الصفوف ، يمكن لجدول بيانات Excel أن يحتوي على كمية هائلة من البيانات.

دخول البيانات

التنسيق الأساسي لتخزين البيانات في قاعدة بيانات Excel هو جدول.

بمجرد إنشاء جدول ، يمكن استخدام أدوات بيانات Excel للبحث والفرز وتصفية السجلات في قاعدة البيانات للعثور على معلومات محددة.

لمتابعة هذا البرنامج التعليمي ، أدخل البيانات كما هو موضح في الصورة أعلاه.

أدخل معرفات الطلاب بسرعة:

1. اكتب أول رقمين للمعرف - ST348-245 و ST348-246 في الخلايا A5 و A6، على التوالي.
2. قم بتمييز رقمي التعريف لتحديدهما.
3. اضغط على مقبض التعبئة واسحبها إلى الخلية A13.
4. يجب إدخال باقي هوية الطالب في الخلايا من A6 إلى A13 بشكل صحيح.

إدخال البيانات بشكل صحيح

عند إدخال البيانات ، من المهم التأكد من إدخالها بشكل صحيح. بخلاف الصف 2 بين عنوان جدول البيانات وعناوين الأعمدة ، لا تترك أي صفوف فارغة أخرى عند إدخال بياناتك. تأكد أيضًا من عدم ترك أي خلايا فارغة.

تعتبر أخطاء البيانات ، الناتجة عن إدخال بيانات غير صحيحة ، مصدر العديد من المشكلات المتعلقة بإدارة البيانات. إذا تم إدخال البيانات بشكل صحيح في البداية ، فمن الأرجح أن يعيدك البرنامج إلى النتائج التي تريدها.

الصفوف هي السجلات

يُعرف كل صف فردي من البيانات ، في قاعدة بيانات كسجل. عند إدخال السجلات ، ضع الإرشادات التالية في اعتبارك:

• لا تترك أي صفوف فارغة في الجدول يتم إنشاؤه. هذا يشمل ليس ترك صفًا فارغًا بين عناوين الأعمدة والصف الأول من البيانات.
• يمكن أن يحتوي السجل على بيانات حول عنصر محدد واحد فقط.
• يجب أن يحتوي السجل أيضًا على كافة البيانات الموجودة في قاعدة البيانات حول هذا العنصر. لا يمكن أن توجد معلومات حول عنصر في أكثر من صف واحد.

الأعمدة هي الحقول

بينما يتم الإشارة إلى الصفوف في قاعدة بيانات Excel كسجلات ، تُعرف الأعمدة باسم مجالات. يحتاج كل عمود إلى عنوان لتحديد البيانات التي يحتوي عليها. تسمى هذه العناوين أسماء الحقول.

• تُستخدم أسماء الحقول للتأكد من إدخال البيانات لكل سجل بنفس التسلسل.
• تأكد من إدخال جميع البيانات في عمود باستخدام نفس التنسيق. إذا بدأت في إدخال أرقام كأرقام (مثل 10 أو 20) ، احتفظ بها. لا تقم بتغيير جزء الطريق من خلال والبدء في إدخال الأرقام ككلمات (مثل عشرة أو عشرون). كن ثابتًا.
• لا تترك أعمدة فارغة في الجدول.

خلق الجدول

بمجرد إدخال البيانات ، يمكن تحويلها إلى الطاولة. لنفعل ذلك:

1. تسليط الضوء على الخلايا من A3 إلى E13 في ورقة العمل.
2. اضغط على الصفحة الرئيسية التبويب.
3. اضغط على تنسيق كجدول الخيار على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
4. اختر اللون الأزرق الجدول نمط متوسطة 9 الخيار لفتح تنسيق كجدول صندوق المحادثة.
5. بينما يكون مربع الحوار مفتوحًا ، يجب أن تكون الخلايا من A3 إلى E13 في ورقة العمل محاطة بنباتات السير.
6. إذا كان النمل يسير على النطاق الصحيح للخلايا ، فانقر فوق حسنا في ال تنسيق كجدول صندوق المحادثة.
7. إذا لم يحيط نمل السير بالمجال الصحيح للخلايا ، فقم بتمييز النطاق الصحيح في ورقة العمل ثم انقر فوق حسنا في ال تنسيق كجدول صندوق المحادثة.
8. يجب أن يحتوي الجدول على الأسهم المنسدلة المضافة بجانب كل اسم حقل ويجب أن يتم تنسيق صفوف الجدول بالتناوب بالضوء والأزرق الداكن.

باستخدام أدوات قاعدة البيانات

بمجرد إنشاء قاعدة البيانات ، يمكنك استخدام الأدوات الموجودة أسفل الأسهم المنسدلة بجوار كل اسم حقل لفرز أو تصفية بياناتك.

فرز البيانات

1. انقر على السهم المنسدل بجوار حقل اسم العائلة اسم.
2. انقر على فرز من الألف إلى الياء الخيار لفرز قاعدة البيانات أبجديا.
3. بمجرد فرزها ، جراهام ج. يجب أن يكون السجل الأول في الجدول و ويلسون ر يجب أن يكون الأخير.

تصفية البيانات

1. انقر على السهم المنسدل بجوار مجال البرنامج اسم.
2. انقر فوق مربع الاختيار الموجود بجوار اختر الكل الخيار لمسح جميع خانات الاختيار.
3. انقر على مربع الاختيار بجانب اعمال خيار لإضافة علامة اختيار إلى المربع.
4. انقر حسنا.
5. اثنين فقط من الطلاب - ج. طومسون و ف سميث يجب أن يكون مرئيًا نظرًا لأنهما هما الوحيدان المسجلان في برنامج العمل.
6. لإظهار كافة السجلات ، انقر فوق سهم القائمة المنسدلة بجوار برنامج اسم الحقل.
7. اضغط على مسح التصفية من "البرنامج" اختيار.

توسيع قاعدة البيانات

لإضافة سجلات إضافية إلى قاعدة البيانات الخاصة بك:

• ضع مؤشر الماوس فوق النقطة الصغيرة في الزاوية السفلية اليمنى من الجدول.
• سيتغير مؤشر الماوس إلى سهم ثنائي الرأس.
• عندما يحدث هذا ، انقر مع الاستمرار على زر الفأرة الأيمن و اسحب المؤشر أسفل لإضافة صف فارغ إلى أسفل قاعدة البيانات.
• أضف البيانات التالية إلى هذا الصف الجديد:زنزانة - البياناتA14 - ST348-255B14 - كريستوفرC14 - أ.D14 - 22E14 - العلوم

استكمال تنسيق قاعدة البيانات

1. تسليط الضوء الخلايا من A1 إلى E1 في ورقة العمل.
2. اضغط على الصفحة الرئيسية التبويب.
3. اضغط على دمج ومركز خيار الشريط لتوسيط العنوان.
4. اضغط على ملء اللون (يبدو وكأنه يمكن لطلاء) على الشريط لفتح القائمة المنسدلة "لون التعبئة".
5. أختر الأزرق ، اللكنة 1 من القائمة لتغيير لون الخلفية في الخلايا من A1 إلى E1 إلى الأزرق الداكن.
6. اضغط على لون الخط أيقونة على التنسيق شريط الأدوات (وهو حرف كبير "A") لفتح قائمة منسدلة لون الخط.
7. أختر أبيض من القائمة لتغيير لون النص في الخلايا A1 - E1 إلى الأبيض.
8. تسليط الضوء الخلايا A2 - E2 في ورقة العمل.
9. اضغط على ملء اللون على الشريط لفتح القائمة المنسدلة "لون التعبئة".
10. أختر الأزرق ، اللكنة 1 ، ولاعة 80 من القائمة لتغيير لون الخلفية في الخلايا A2 - E2 إلى اللون الأزرق الفاتح.
11. تسليط الضوء الخلايا A4 - E14 في ورقة العمل.
12. انقر على القائمة المنسدلة على الشريط لمحاذاة النص في الخلايا من A14 إلى E14.
13. في هذه المرحلة ، إذا كنت قد اتبعت جميع خطوات هذا البرنامج التعليمي بشكل صحيح ، فيجب أن يكون جدول البيانات الخاص بك مشابهاً لجدول البيانات الموضح في الخطوة 1 من هذا البرنامج التعليمي.

وظائف قاعدة البيانات

بناء الجملة: Dfunction (Database_arr، Field_str | num، Criteria_arr)

أين د وظيفة هو واحد مما يلي:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

نوع: قاعدة البيانات

تكون وظائف قاعدة البيانات مفيدة بشكل خاص عند استخدام جداول بيانات Google في الحفاظ على البيانات المنظمة ، مثل قاعدة البيانات. كل وظيفة قاعدة بيانات ، Dfunction يحسب الدالة المقابلة على مجموعة فرعية من نطاق الخلايا التي تعتبر جدول قاعدة بيانات. تأخذ وظائف قاعدة البيانات ثلاث حجج:

• Database_arr هو نطاق أو صفيف أو صفيف مضمّن تم إنشاؤه بواسطة تعبير صفيف تم تنظيمه بحيث يكون كل صف بعد الصف 1 عبارة عن سجل قاعدة بيانات ، ويكون كل عمود عبارة عن حقل قاعدة بيانات. يحتوي الصف 1 على التسميات لكل حقل.
• Field_str | الأسطوانات يشير إلى أي عمود (حقل) يحتوي على القيم المراد تحديدها. يمكن التعبير عن ذلك إما باسم الحقل (سلسلة نصية) أو رقم العمود ، حيث سيتم تمثيل العمود الموجود في أقصى اليسار باعتباره 1.
• Criteria_arr هو نطاق أو صفيف أو صفيف مضمن تم إنشاؤه بواسطة تعبير صفيف تم تنظيمه بحيث يحتوي الصف الأول على اسم (أسماء) الحقل الذي سيتم تطبيق المعيار (المعايير) ، والصفوف اللاحقة تحتوي على الاختبار (الاختبارات) الشرطية.

يحدد الصف الأول في معايير أسماء الحقول. يمثل كل صف آخر في Criteria مرشحًا ، وهو عبارة عن مجموعة من القيود على الحقول المقابلة. يتم وصف القيود باستخدام الترميز "الاستعلام حسب المثال" ويمكن أن تتضمن قيمة لمطابقة أو عامل مقارنة متبوعًا بقيمة مقارنة. ومن أمثلة القيود: "الشوكولاته" و "42" و "> = 42" و "<> 42". الخلية الفارغة تعني عدم وجود قيود على الحقل المقابل.

يتطابق عامل التصفية مع صف قاعدة البيانات إذا تم استيفاء جميع قيود التصفية (القيود في صف المرشح). يستوفي صف (سجل) قاعدة البيانات المعايير إذا وفقط إذا تطابق عامل تصفية واحد على الأقل. قد يظهر اسم الحقل أكثر من مرة في نطاق المعايير للسماح بقيود متعددة تنطبق في وقت واحد (على سبيل المثال ، درجة الحرارة> = 65 ودرجة الحرارة <= 82).

DGET هي وظيفة قاعدة البيانات الوحيدة التي لا تجمع القيم. ترجع DGET قيمة الحقل المحدد في الوسيطة الثانية (بالمثل VLOOKUP) فقط عندما يتطابق سجل واحد تمامًا مع المعايير؛ وبخلاف ذلك ، تقوم بإرجاع خطأ يشير إلى عدم وجود تطابقات أو عدة مطابقات