هل سبق لك أن سمعت أن بعض معلمي الإنتاجية يقولون إنهم يلغون قائمة المهام التقليدية؟ نعم ، هذا ليس مجرد خيار بالنسبة للغالبية العظمى من عالم العمل. في الواقع ، فإن معظمنا يتبع النهج المعاكس ، حيث نضع جميع مهامنا في قائمة واحدة ضخمة ، والتي تعمل عندها فقط بمثابة تذكير بمدى عدم إنجازنا.
والخبر السار هو أن هناك العديد من الخيارات الأخرى لهيكلة قائمة المهام الخاصة بك بطريقة تزيد من كفاءتك. سواء كنت تبحث عن إصلاح شامل للإنتاجية أو ترغب فقط في تنشيط جدول أعمالك ، يمكن أن يكون أحد هذه الخيارات هو ما تحتاجه للتوصل إلى تلك القائمة.
1. قائمة المهام الأسبوعية
تقسم صديقتي الحميدة طريقة قائمة المهام هذه - فهي تنظم عناصر جدول الأعمال حسب ما يجب القيام به خلال الأسبوع. من المؤكد أنها قد تحتوي على عنصر واحد أو اثنين من بنود جدول الأعمال ليوم واحد ، ولكن يتم إدراج كل شيء آخر للأسبوع في نفس القائمة.
لماذا يعمل؟
تنخفض مستويات الإنتاجية لديك وتتدفق على مدار الأسبوع ، ويجب أن تعكس قائمة المهام الخاصة بك ذلك. قد تشعر بالركود يوم الإثنين ثم تكون مستعدًا لحكم العالم يوم الثلاثاء. عندما تكون قائمة مهامك مرنة ، فقد تطرد عنصرًا أو عنصرين مهمين في يومٍ ما ثم خمسة في عنصر آخر. بحلول نهاية أسبوع العمل ، ستشعر أنك ربحت عطلة نهاية الأسبوع.
2. قائمة المهام المهمة
الخطوة الأولى هي إنشاء قائمة مهام. تحديد أولويات العناصر الموجودة في قائمة المهام هذه هو وحش مختلف تمامًا.
واحدة من أسهل الطرق لمعرفة ما يجب القيام به أولاً هي استخدام أداة مفيدة للغاية تسمى طريقة Eisenhower (لدى Alex Honeysett كتابة كبيرة لكيفية عمل هذا هنا). باستخدام جدول بسيط لفصل العناصر إلى مستويات متفاوتة من الأهمية والإلحاح ، ستتمكن من معرفة ما يجب فعله بالفعل.
لماذا يعمل؟
تعد طريقة Eisenhower رائعة إذا كنت تتصفح جزءًا من قائمة مهامك - لكنك تدرك أنك تقوم بكل عناصر جدول الأعمال السهلة بدلاً من ما يلزم فعلاً لإكماله. هل تفضل قضاء بعض الوقت في التخطيط لعطلتك المقبلة بدلاً من كتابة التقرير الشهري لاجتماع الغد؟ نعم ، لكن أحدهما أكثر أهمية (وإلحاحًا) من الآخر.
3. تحت عنوان قائمة المهام
هذا شيء بدأت به بعد قراءة هذه النصيحة من المؤسس المشارك لـ Twitter والمدير التنفيذي لشركة Square Jack Jacki. كان دورسي يدير الشركتين في نفس الوقت (مجنون ، أليس كذلك؟) ، وكان سر الحفاظ على الإنتاجية بسيطًا جدًا: أعط كل يوم من أيام الأسبوع "موضوعًا" ، ثم قم ببناء قوائم المهام اليومية الخاصة بك حول ذلك.
على سبيل المثال ، وضعت عمدا الكثير من المهام الإدارية يوم الجمعة ، لأنه في نهاية الأسبوع وأنا مستعد لبعض المهام الطائشة بحلول ذلك الوقت. على النقيض من ذلك ، يتم استخدام الثلاثاء بشكل صارم للعمل في مشاريع بدون أي انحرافات خارجية ، لذلك يتم توجيه كل ما عندي من مهام في ذلك اليوم نحو تلك المبادرات.
لماذا يعمل؟
يمكن أن يؤدي إعطاء سمات لأيامك إلى جعلها أقل رتابة مما لو كنت تمر بنفس الروتين الدقيق كل يوم. أيضًا ، إذا كان هناك بعض الأشياء التي تخشى فعلها تمامًا ، فإن تكليفهم بيوم معين يمكن أن يتخلص من هذا التوتر (وأيضًا يزيد من فرصك في فعل ذلك).
هل تنظم قائمة مهامك بطريقة مختلفة تمامًا؟ اسمحوا لي أن أعرف على تويتر!
