كشخص يدير مؤسسة كبيرة مع العشرات من الموظفين الظاهري ، رأيت نصيبي العادل من رسائل البريد الإلكتروني. وكما هو الحال مع كل الأشياء الأخرى في الحياة ، فإن بعض الرسائل أفضل من غيرها.
في عالم مراسلات البريد الإلكتروني ، ربما تكون كلمة "ugh" هي آخر ما تريد أن يقوله رئيسك عند قراءة رسالتك. لذا ، ما هي أنواع الرسائل التي يجب أن تتجنب إرسالها ، وكيف يمكنك تحسينها؟ فيما يلي ثلاثة أمثلة رئيسية.
1. لا لزوم لها متابعة رسائل البريد الإلكتروني
تأتي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة بجميع الأشكال والأشكال ، فما الذي يجعلها غير ضرورية؟ إذا كانت كل رسالتك هي أن تطلب من رئيسك في العمل أن يرسل لك بريدًا إلكترونيًا ، فإن ذلك سيكون مصدر إزعاج أكثر منه مراسلات مهمة.
يرسل الكثير من الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني هذه بدافع جنون العظمة من أنهم ارتكبوا خطأً أو أخطأوا شيئًا ما ، لكن يمكنني أن أخبرك من وجهة نظر رئيسه أنه من المشدد تلقي عدة رسائل بريد إلكتروني للمتابعة عندما لا يمنحني شخص ما فرصة ليتنفس.
مثال واحد: منذ وقت طويل ، كان لدي موظف يصاب بالذعر إذا لم أرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بها في غضون ساعة ، معتقدًا أن ذلك يعني أنها ارتكبت خطأً (عندما ، في الواقع ، لم أفهم شيئًا في الواقع) إلى بريدها الإلكتروني). أستطيع أن أفكر في حالة معينة عندما عدت إلى المنزل من يوم طويل للعثور على ستة (نعم ، ستة !) من رسائل البريد الإلكتروني منها تسألني عما إذا كنت قد تلقيت رسالتها.
ييكيس.
ماذا ترسل بدلا من ذلك
في حين أن معظم الناس لن يكونوا بجنون العظمة بحيث يرسلون ست رسائل بريد إلكتروني للمتابعة في يوم واحد ، فحتى رسالة بريد إلكتروني واحدة للمتابعة سيئة التوقيت يمكن أن تتسبب في إزعاج رئيسك.
ما لم تكن هناك حاجة للتعامل مع محتويات البريد الإلكتروني الخاص بك اليوم (وفي هذه الحالة ، من المحتمل أن تتحدث إلى رئيسك شخصياً بدلاً من إرسال بريد إلكتروني) ، أقترح الانتظار لمدة 24 ساعة على الأقل ، ثم أرسل ما أحب أن أسميه "متابعة فو" -up "رسالة.
يستلزم ذلك إرسال متابعتك ("تحقق فقط للتأكد من استلامك لتقارير الربع التي أرسلتها لك قبل يومين") ، لكنك ستقوم أيضًا بتضمين بعض المعلومات الأخرى ، سواء كان ذلك سؤالًا حول عرض تقديمي قادم أو تحديث على مشروع حالي ("أوه ، لقد حصلنا على أحدث الأرقام في حساب X ، وارتفعت المبيعات بنسبة 30 ٪!"). يتيح لك ذلك أن تطلب من رئيسك أن يسلّم تحديثًا بينما يعطيه أيضًا بعض المعلومات التي ستضيف بعض القيمة ، مما يجعل الأمر يبدو أقل كأنك تقوم بالتنصت عليه.
2. رسائل البريد الإلكتروني مع أفكار جديدة
أنا أحب الأعضاء المتحمسين للغاية في الفريق ، لكن الشيء الذي لا يطاق هو عندما يرسلني الموظفون كل أفكارهم الجديدة - في رسائل بريد إلكتروني منفصلة. استلمت ذات مرة 10 رسائل بريد إلكتروني مختلفة على مدار 24 ساعة لأن أحد أفراد فريق التسويق قد حقق خطوة كبيرة في الإلهام واستمر في إرسال الأفكار الجديدة إلي.
على الرغم من أن وجود الكثير من الأشياء الجديدة التي يجب تجربتها كان رائعًا ، إلا أنه كان مربكًا للغاية في محاولة لفهرسة كل شيء وتتبع كل بريد إلكتروني وفكرة واحدة قادمة. حتى عندما يأتي بريد إلكتروني واحد فقط بأفكار أو مفاهيم جديدة ، فمن السهل جدًا لتفقده في الثقب الأسود الذي هو صندوق الوارد الخاص بي.
ماذا ترسل بدلا من ذلك
أولاً ، أوصي بانتظار وقت أكثر ملائمة لطرح الأفكار. في حالة موظف فريق التسويق ، كنت سأنتظر حتى اجتماع Google Hangout الذي حددناه في الأسبوع التالي لإظهار كل هذا.
إذا لم تكن متأكدًا من الوقت المناسب - أو أن البريد الإلكتروني هو الخيار الوحيد لسبب ما - فإنني أوصي بإرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك في العمل لتخبره أن لديك بعض الأفكار الجديدة وترغب في معرفة أفضل طريقة للمشاركة سيكون لهم. إذا طلب مني الموظف ذلك ، لكنت أخبرتها أن ترسل لي رسالة بريد إلكتروني واحدة بها مستند Word مليء بكل ما تريد. لقد كان أكثر بساطة وسهولة الادخار في وقت لاحق. قد يقترح رئيسك إجراء مكالمة سريعة للتحدث من خلالها أو أن يطلب منك تخزين الأفكار ثم إرسالها بالبريد الإلكتروني بشكل جماعي في يوم معين من الأسبوع.
3. رسائل البريد الإلكتروني حيث يتم CCed بك دون سبب
قد يتضايق أي محترف من كونه CCed على سلاسل رسائل البريد الإلكتروني ، وهي ليست جزءًا منها: إنها تضيف فقط إلى مجموعة الرسائل الإلكترونية المتزايدة ، وينتهي بك الأمر في إضاعة الوقت في قراءة شيء ربما لا تحتاج إلى أن تكون عليه.
من وجهة نظر الموظف ، أحصل عليه: أنت تريد التأكد من أن رئيسك يعلم أنك تقوم بعملك وأنك تحاول الإبقاء على خط الاتصال مفتوحًا. ولكن في معظم الوقت ، كل هذا فعلاً هو سد البريد الوارد لرئيسك.
ماذا ترسل بدلا من ذلك
ما لم يكن رئيسك في حاجة إلى أن يكون في الحلقة ، أخرجه من خط CC ، وبمجرد انتهاء التفاعل ، أرسل ملخصًا قصيرًا جدًا بالمعلومات ذات الصلة التي ظهرت أثناء المحادثة ("FYI ، ستكون الشركة Y" ظهرت في تلك القصة في تاريخ Z "). إنها تبقي مديرك على اطلاع بما يجري ، دون إبقائه دائمًا في الحلقة أثناء معرفة التفاصيل. بريد إلكتروني واحد بالتأكيد يتفوق 42!
بشكل عام ، فإن اسم اللعبة بالبريد الإلكتروني لرئيسك هو تبسيط رسائلك وأن تكون أكثر انتقائية بشأن ما ترسله. قد يبدو الأمر غير بديهي ، لكن إذا تلقيت عددًا أقل من رسائل البريد الإلكتروني من أحد الموظفين ، ولكن كل هذه الرسائل ذات مغزى ، فأعتقد أن هذا الشخص يقوم بعمل أفضل من شخص أسمعه طوال الوقت.
