عندما لفت زميلي انتباهي إلى مقال أقدم حول إنتاجية البريد الإلكتروني لجورج كاو كان يقوم بجولات الجولات مرة أخرى ، جعلني أدرك أن صراع البريد الوارد حقيقي. لقد عدت للتو من شهر عسل في اليابان مدته ثلاثة أسابيع ، لذلك أعرف مباشرة مدى صحة ذلك. هناك موهبة حقيقية لإدارة صندوق الوارد الخاص بك ، وإذا لم يكن فنًا تمامًا ، فذلك يعني التعليم. طوال رحلتنا ، كان زوجي ، الذي يسعى أساسًا من أجل صندوق الوارد الوارد في جميع الأوقات ، يلقي نظرة خاطفة على هاتفي ، ويرى أيقونة البريد والرقم الذي يحوم في مكان ما حوالي 400 ، ويصاب بالذهول.
قال: "هذا يشددني ، ويمكنني أن أرى عملياً عرق التعرق على جبينه. ولكن ، كنت في إجازة! وكان لدي مستجيب خارج المكتب - لحساب عملي وعناويني الشخصية! لم يكن أحد يتوقع شيئًا مني ، وكنت مرتاحًا لمواجهة هذا العدد المتزايد باستمرار عند عودتي.
بالطبع ، التفاصيل الواردة في البريد الوارد ، على الرغم من أنها مملة في بعض الأحيان ، هي أيضًا دقيقة. لا يهم إذا كنت تقوم بفحص رسائلك صباح الاثنين بعد فصل جميع أيام الأسبوع أو في منتصف فترة الظهيرة يوم الخميس العشوائي. إذا كنت لا تعرف في غضون ثوان ما إذا كانت الرسالة تتطلب - ناهيك عن ، تستحق - استجابة ، فمن المحتمل أنك تضيع دقائق عمل ثمينة تحاول اكتشافها.
ذكرني العنوان الفرعي لمقطع كاو ، "كيفية الوصول بانتظام إلى صندوق الوارد" ، بأهمية معرفة ما يجب الرد عليه ومتى. هذا الوعي يمكن أن يعني الفرق بين صندوق الوارد الزائد والصندوق المرتب والأنيق. إليك بعض النصائح السريعة لمساعدتك في اتخاذ القرار.
1. ابحث عن أدلة
في بعض الأحيان ، فهي واضحة. يرسل أحد زملائي عددًا لا بأس به من رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالأحداث والدراسات والتقارير ، لكنها تلاحظ دائمًا "لا تتردد في الأرشفة". في البداية ، شعرت كما لو أنني ربما أكون وقحًا بعدم الرد على الأقل على الأكثر مجموعة من الردود ("شكرًا!") ، لكنني أدركت بسرعة أن ملاحظتها الصارخة حول الأرشفة تعني أنها لا تريد ولا تحتاج إلى رد.
إذا لم يكن لديك مثل هذا الدليل المباشر ، فاقرأه مرة أخرى وفكر حقًا في كيفية تأثير ردك على الملاحظة. إذا لم يكن الأمر كذلك - على سبيل المثال ، يقوم شخص في إدارتك بمشاركة مشروع يعمل عليه وليس لديك حاليًا أي شيء ذي قيمة لإضافته ، ولا تضغط على الرد لمجرد الإقرار بالاستلام.
2. استنشاق سؤال
كما هو الحال مع ما ذكر أعلاه ، سيكون هذا في كثير من الأحيان واضحًا. إذا كان هناك سؤال واضح تنوي الإجابة عليه ، فمن الواضح أن الرد مطلوب ، وربما استجابة سريعة في ذلك - أو إجابة خلال 24 ساعة. نظرًا لأن ليس كل شخص يتواصل معك مضمونًا لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الأكثر بلاغة أو إلى النقطة ، فقد تضطر إلى البحث عن فقرات لمعرفة ما إذا كان هناك شيء يمكنك الإجابة عليه.
إذا كنت قد قررت أنه لا يوجد أي سؤال ولكن لديك استفسارات خاصة بك ، فبإمكانك بكل تأكيد الرد على التوضيح. يستحق الأمر المتابعة والإضافة إلى البريد الوارد لشخص ما إذا كان لديه القدرة على حفظ سوء الفهم في المستقبل.
3. التحدث - إذا كنت ترغب في أن يسمع
هذا هو الأكثر تعقيدًا في المجموعة ، ولكن بمجرد تعطله ، سيصبح مثل الطبيعة الثانية. في كثير من الأحيان ، سوف تتلقى رسائل البريد الإلكتروني التي لا تسأل بوضوح أي شيء منك. قد تتلقى ردًا على شيء قمت بتقديمه ، وتعليقات حول مشروع أكملته ، ونصائح للتعامل مع موقف ما ، واستنبطت هدفًا محددًا في القسم. إذا لم يكن لديك شيء جديد تضيفه إلى المحادثة أو إذا كنت تستطيع أن تأخذ التعليق بشكل نظيف والمضي قدماً في عملك ، فيمكنك أن تشعر بالراحة حيال عدم الرد.
ولكن إذا كنت ، من ناحية أخرى ، تشعر بأنك مضطر للتعبير عن نفسك - من أجل توضيح نفسك أو توضيح قرار اتخذته أو تقديم رؤية جديدة - فعليك بالطبع الضغط على زر الرد. قد يكون هذا صحيحًا بشكل خاص إذا كانت بيئة عملك هي التي تشجع التفكير المستقل والمساهمة في الموضوعات قيد المناقشة.
يجب أن ننسى أن النشرات الإخبارية أو الرسائل الإلكترونية الجماعية أو أي شيء يبدو وكأنه قراءة اختيارية لا يتطلب الرد. إذا وجدت أنه مفيد ، يمكنك إنشاء مجلدات وفقًا لاقتراحات كاو ، وتنظيم صندوق الوارد الخاص بك والحفاظ عليه تلقائيًا.
شيء آخر يجب مراعاته هو: ضع نفسك في مكان المرسل. إذا كنت أنت الشخص الذي أرسل هذه الرسالة ، هل تبحث عن رد؟ بينما هناك بالتأكيد أوقات للتعبير عن الشكر ، إذا كنت تتواصل بانتظام مع شخص ما أو كان لديك الكثير من الأسئلة ذهابًا وإيابًا - بعضها يتطلب إجابة أكثر تفكيرًا - فيمكنك على الأرجح ترك البريد الإلكتروني بمفرده والحرص على عدم إرسال رسالة لا لزوم لها الرد من كلمتين لشخص ، مثلك ، على الأرجح يحاول تحقيق صندوق الوارد صفر.
