إذا كان الرد جيدًا ، فيجب أن يكون الرد أفضل للجميع. حق؟ ليس دائما. إذا كان الرد مهمًا حقًا لجميع المستلمين ، فيجب استخدام "الرد على الكل".
البعض يجيب عن كل السيناريوهات بسبب الحوادث المؤسفة حيث لا يدرك أحد المستلمين أنهم نقروا أو قاموا بالنقر على هذا الخيار. معظم ، ومع ذلك ، من المرجح أن يرجع ذلك إلى حقيقة أن الشخص لا يدري متى لإرسال الرد على جميع الرسائل.
في كلتا الحالتين ، فإنه أمر مزعج بشكل عام للأشخاص الآخرين المشاركين في رسالة المجموعة. استخدام آداب السلوك المناسبة في البريد الإلكتروني ، سواء في مكان العمل أو اجتماعيًا ، أمر مهم للغاية. هذا هو السبب في أنه من الأفضل استخدام "رد الكل" بحذر.
متى الرد على الكل
استخدم ميزة "الرد على الكل" الخاصة ببرنامج البريد الإلكتروني الخاص بك فقط عندما يكون ردك ضروريًا لمعرفة المرسل الأصلي وجميع الأشخاص الموجودين في حقلي "إلى:" و "نسخة إلى:".
لا ترد على الكل عند:
- يحتاج المرسل الأصلي فقط إلى معرفة ردك ،
- ستكون تعليقاتك حاسمة في معرفة المرسل الأصلي وعدد قليل من المستلمين الآخرين.
- قم بإجراء رد عادي في هذه الحالة ، ثم أضف المستلمين الآخرين المحددين يدويًا. يمكنك نسخ عناوينهم من البريد الإلكتروني الأصلي إذا كان ذلك مفيدًا.
- رسالتك بسيطة مثل "شكرًا!" أو "أنا أيضًا".
- قد تكون الإشعارات التي ترسل إليك شكراً جيدًا لإرسالها ، ولكن لا ترسلها إلى كل مستلم آخر. يحتاج المرسل فقط إلى إدراك مدى شعورك تجاه الرسالة ، وليس كل شخص آخر في المجموعة.
يجب أن يتم حجز جميع الردود للحالات الخاصة فقط. يجب استخدامه فقط إذا كنت بحاجة إلى إرسال نفس الرسالة إلى كل مستلم واحد في المجموعة. وإلا ، إذا لم تكن بحاجة إلى ذلك ، فيجب عليك الرد على الأفراد المعنيين فقط. قد يكون هذا مجرد الرد على المرسل أو باستخدام حقول نسخة إلى: أو نسخة مخفية: لمستلمين متعددين ومحددين.
على سبيل المثال ، فكر في الحصول على بريد إلكتروني يسألك عما إذا كنت ترغب في الحضور إلى حفلة تقاعد في نهاية هذا الأسبوع. ادعي أنه تم إرساله إلى 30 شخصًا آخر ولا يتم سؤالك فقط إذا كنت ستذهب ولكن إذا كان بإمكانك إحضار بعض الطعام أو المساعدة بطريقة أخرى.
ليس من المناسب عادة في هذه الحالة إرسال رد إلى كل شخص آخر وشرح أنه لا يمكنك الذهاب لأنك يجب أن تعمل في نهاية هذا الأسبوع وأن طفلك مريض على أي حال ، لذلك فهو ليس عطلة نهاية أسبوع جيدة بالنسبة لك. هذه التفاصيل ذات صلة بالمرسل ولكن ربما لم يتم توجيهها لأي شخص آخر تمت دعوته.
ومع ذلك ، هناك أوقات يتعين عليك فيها الرد على الكل ومتى يتوقع منك الرد على الكل. ربما ينطوي على مناقشة مجموعة حول مشروع عمل أو أي شيء آخر ينطوي مباشرة على المستلمين الآخرين.
بغض النظر عن الحالة ، يجب أن تفكر دائمًا في ذلك قبل إرسال بريد إلكتروني كبير إلى الآخرين. إنه لأمر أسوأ عندما يرسل عدد قليل من الأشخاص جميع الرسائل واحدة تلو الأخرى ، وتحصل على عشرات الرسائل الإلكترونية في غضون دقيقة أو اثنتين. هذه ليست فقط من الصعب تتبع ولكن أيضا مزعج إذا لم تكن هناك حاجة لقراءتها.
