لنكن حقيقيين حقيقة أن Gmail تسمح لك بتقسيم البريد الوارد إلى خمسة مجلدات فرعية يمكن أن تعني شيئًا واحدًا فقط: معظم رسائل البريد الإلكتروني التي نتلقاها هي حماقة تامة. وعندما ترسل رسالة إلى زميل ، أو رئيسك ، أو مدير توظيف ، فمن المحتمل أن تهبط في مكان ما بين شيء حرج وفياجرا غير مرغوب فيه أو صور BuzzFeed.
لذا ، كيف تتأكد من أن رسالتك قد لاحظت ، والأهم من ذلك ، أن تقرأ؟ ضع نفسك في حذاء المستلم ، وتأكد من أن أي بريد إلكتروني تكتبه يجيب على هذه الأسئلة الخمسة.
1. لماذا يجب أن أفتح هذا؟
سطر الموضوع الخاص بك هو معرف المتصل في بريدك الإلكتروني ، وسيحدد ما إذا كان سيتم الرد عليه أو تجاهله. اجعله محددًا ومباشرًا حتى يعرف المستلم بالضبط ما يمكن توقعه من الرسالة. إذا كنت بحاجة إلى زميلك في العمل لتقديم ملاحظاتك بحلول يوم الثلاثاء ، فلا تدفن ملاحظة في السطر الأخير. اكتب عنوان بريدك الإلكتروني "الرد بحلول الثلاثاء: ملاحظات من اجتماع اليوم" بدلاً من "مرحبًا" (وهو ما يعادل البريد الإلكتروني لسماع "نحن بحاجة إلى التحدث").
إذا كنت تتقدم لوظيفة ، فاستخدم كلمات رئيسية مثل اسم الوظيفة أو تجربتك لتجعلك متميزًا. تعد كتابة "Community Manager مع 4 سنوات من الخبرة" طريقة قصيرة وحلوة لتقديم بيانات الاعتماد الخاصة بك مقدمًا.
2. من أنت؟
إذا كنت تكتب إلى شخص ما للمرة الأولى - على سبيل المثال ، مدير التوظيف أو شخص ما سمعته يتحدث في حدث ولكن لم يلتق به - فسوف ترغب في إنشاء علاقة في أسرع وقت ممكن. على سبيل المثال ، قبل أن كتبت رسالة بريد إلكتروني باردة إلى شركة حول الوظائف المستقلة المفتوحة ، علمت أن المؤسس وحضرت كليهما في الكلية نفسها. وضعت "Yale alum" في موضوعي والجملة الأولى من بريدي الإلكتروني ؛ حصلت على رد وحددت موعد مقابلة خلال 48 ساعة.
استخدم أي أرضية مشتركة يمكنك العثور عليها - المدارس أو الأصدقاء أو الاهتمامات المتبادلة أو الجمعيات المهنية - لإعلام المستلمين بأنك تستحق التواصل معهم. أو إذا كنت تعمل في شركة كبيرة وكنت تتصل بمدير تنفيذي قابلته من قبل ، فالتذكير السريع بموعد ومكان اتصالك الأخير سيساعد على الركض في ذاكرتها.
3. ماذا تحتاج؟
هذا هو السبب في أنك تكتب في المقام الأول! حان الوقت لتفسير كبير ، أليس كذلك؟ ليس بعد. تهدف إلى أن تكون واضحة ومقنعة في جملة أو جملتين. في العمل ، فكر في بريدك الإلكتروني باعتباره مجرد جهة اتصال أولية قصيرة يمكنها إعداد محادثة مباشرة عبر الهاتف أو شخصيًا إذا لزم الأمر مزيدًا من التفسير.
ينطبق هذا بشكل خاص على رسائل البريد الإلكتروني الباردة عندما لا يتوقع المستلم رسالتك. إذا كنت تكتب لطلب اجتماع قهوة ، فكن محددًا ولكن اترك مجالًا للفضول. على سبيل المثال ، اكتب "أحب أن أشارك ما تعلمته في تسويق المحتوى ، وكذلك تعلم كيف يمكنني المساهمة في مشاريعك الحالية." تذكر: الأشخاص المشغولون لا يريدون أن يتم اختيار "عقولهم" ، إنهم يريدون لتصبح أكثر ذكاء من خلال تبادل الأفكار.
4. ما في ذلك بالنسبة لي؟
فكر في بريدك الإلكتروني كمعاملة: ما تريده من المستلم يجب أن يفيدها بقدر ما يفيدك. في الوظيفة ، نسعى جميعًا للحصول على موافقة زملائنا ومديرينا وعملائنا. كيف يمكن لما تطلبه مساعدة المستلم في تحقيق ذلك؟ كن صريحًا مع عبارات مثل "يمكنني أن أكون مصدر قوة لفريقك" ، "قد يساعد ذلك في تقديم أفكارك بشكل أكثر وضوحًا" أو حتى "تظهر ملاحظات العملاء أنهم يبحثون عن حلول مثل هذه".
5. سوف نقدر ذلك؟
مع وصول الكثير من رسائل البريد الإلكتروني غير الشخصية إلى صناديق البريد الوارد لدينا كل يوم ، اجعل رسائلك تبرز من خلال إظهار القليل من الإنسانية. سواء أكنت تخاطب زميلًا أو جهة اتصال باردة ، فأنت تطلب وقت ذلك الشخص للمتابعة بعناية إلى بريدك الإلكتروني. أظهر أنك تقدر الجهد المبذول من خلال التوقيع بـ "شكرًا" أو "بإخلاص" (على محمل الجد ، "الأفضل" مربك للغاية). وهناك القليل من الآداب سوف تقطع شوطا طويلا للحصول على الاستجابة التي تريدها.
احتفظ بهذه الأسئلة في ملاحظة نشرها وتحقق من رسائلك مقابلها قبل إرسالها. لن تتقن حرفة البريد الإلكتروني فقط ، بل ستكون أيضًا جهة اتصال جيدة في أي بيئة احترافية.
