إذا كنت مثل العديد من 9 إلى 5 أشخاص ، فمن المحتمل أن تقضي معظم يومك في إرسال رسائل البريد الإلكتروني - والباقي يتابعها.
إذا أمكنك الإجابة عن سؤالك أو الحصول على تعليقاتك على تقريرك بطريقة ما في الوقت المناسب ، فيمكنك البحث في قائمة المهام الخاصة بك والاتصال بها قبل يوم من حلول الليل. ولكن بدلاً من ذلك ، يتم دفن بريدك الإلكتروني الذي لم تتم الإجابة عليه في البريد الوارد المزدحم لمديرك ، وستظل في وضع يائس في مقصورتك ، مع الأخذ في الاعتبار إشارة SOS. ماذا تعمل؟
قبل أن تضغط على "إرسال" على بريد إلكتروني آخر لتسجيل الوصول ، قم بتغيير سطر الموضوع إلى جميع الحروف الكبيرة ، وتناول علامة التعجب الحمراء المحببة هذه ، استخدم هذه النصائح للحصول عليها بشكل صحيح في المرة الأولى.
1. اجعلها سريعة
تسمع هذه النصيحة عندما يتعلق الأمر بجميع أشكال الاتصال ، ولكن نشر رسالتك بسرعة أمر مهم بشكل خاص للبريد الإلكتروني. تبدو مقاطع النص الطويلة صعبة للغاية ، خاصة بالنسبة للمديرين الذين تغمرهم الرسائل باستمرار. إذا كانت الرسالة طويلة جدًا ، فإنها تخاطر بالتجنيب وإعادة النظر فيها عندما يكون هناك مزيد من الوقت (وهو ، في كثير من الحالات ، لا يحدث أبدًا).
فكر باختصار ، مثقوب ، ونقطة. استخدم الرصاص أو القوائم حيث يمكنك ذلك. احتفظ بفقراتك من أربعة إلى خمسة أسطر لكل منها ، بحيث يسهل عليك تحجيمها - يجب أن تشاهد مساحة كبيرة في حقل الرسالة. وإذا كان هذا صعبًا للغاية ، فقد يكون ذلك علامة على أنك تحاول تغطية العديد من الموضوعات في بريد إلكتروني واحد. التمسك بموضوع واحد لكل بريد إلكتروني ، وأرسل الآخرين تحت غطاء منفصل.
2. معالجة جميع Qs المحتملة والطلبات
في الوقت نفسه ، تريد أن تكون دقيقًا بما فيه الكفاية في بريدك الإلكتروني بحيث لا يوجد مجال للتفسير الخاطئ أو يحتاج المستلم إلى طلب مزيد من المعلومات. (آخر شيء تريده هو الحصول على هذا الرد أخيرًا - وبدلاً من تلقي قرار ، لديك سؤال!)
لذلك ، توقع الأسئلة التي قد تتلقاها في وقت مبكر ، والإجابة عليها. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى رئيسك في العمل لاختيار مكان لحدث قادم ، فقم بتوفير روابط إلى مواقع المطاعم أو الفنادق ، وأرفق صورًا للمساحات التي تعرف أنها سترغب في عرضها ، وتشمل مقارنة التكاليف للخيارات .
تذكر: كلما زاد العمل الذي تقوم به للبريد الإلكتروني الأصلي ، قل العمل الذي يتعين عليك متابعته.
3. الحصول على محددة في سطر الموضوع
اكتب سطور مفصلة للموضوع بحيث يكون لدى المستلم فهم واضح للمشكلة والدعوة إلى اتخاذ إجراء في نص رسالة البريد الإلكتروني. تخطي عبارات غامضة مثل "أسئلة لك" و "فكرة رائعة للاجتماع" ، وبدلاً من ذلك استخدم شيئًا مثل: "ملاحظات مطلوبة: عناصر جدول أعمال اجتماع ميزانية Q1".
ستساعدك هذه الاستراتيجية أيضًا في البحث عن الرسالة بسهولة في صندوق الوارد الخاص بك في حالة اتصال المستلم بالمناقشة بدلاً من الكتابة عبر البريد الإلكتروني.
4. تسليط الضوء على عناصر العمل
إذا واجهت أكثر من نقطة واحدة أو طرحت أكثر من سؤال في بريدك الإلكتروني ، فتأكد من أن هذه العناصر تبرز من بقية السرد بوضعها بالخط العريض أو تسليط الضوء عليها أو ترتيبها في قائمة نقطية. يعمل التباين بشكل طبيعي على جذب انتباه المستلم إلى لحمة الرسالة (القطعة التي لا يمكنك تحمل تفويتها!) وهو الدليل المثالي للمصممين الذين يسرعون عبر البريد الإلكتروني.
5. يؤدي مع عدد من الاحتياجات
ما مدى إحباطك عندما قدمت عددًا من الخيارات في البريد الإلكتروني ليختارها المستلم ، فقط لتلقي استجابة تقول "تبدو جيدة!"؟ لتجنب ذلك ، تأكد من أن أهدافك واضحة من البداية. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تتضمن أكثر من سؤال واحد ، لاحظ عدد الاستفسارات في السطر الأول من الرسالة حتى يعرف المستلم بالضبط عدد الرسائل التي يجب البحث عنها والعنوان. إذا قمت برش الأسئلة طوال الرسالة ، فإنك تخاطر بالمستلم الذي يطل على المعلومات ذات الصلة.
6. معرفة متى لالتقاط الهاتف
إذا كنت تشعر أن الموضوع سيتطلب (أو يتطلب) رسائل بريد إلكتروني متعددة دون نهاية في الأفق ، فقم بتخطي مناقشة البريد الإلكتروني أو إيقافها تمامًا. من الأفضل التعامل مع بعض الأعمال التجارية عبر الهاتف أو شخصيًا ، خاصةً عندما تكون الخدمات اللوجستية أو العلاقات معقدة. في الواقع ، ليست رغبتكم في الخروج من وراء حجاب البريد الإلكتروني هي الأكثر كفاءة في هذه الحالات فحسب ، بل تُظهر أيضًا الحزم والمبادرة.
الرغبة والأمل لن تفتح رسائلك ، ولكن تطبيق هذه النصائح سيفعل ذلك. وإذا تمكنت من جعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بارزة والتوقف عن دوران عجلاتك في المتابعات ، فكر فقط - ربما يكون لديك بعض الوقت بالفعل على يديك.
