قبل أسابيع قليلة ، ناقشت أنا وصديقي ازدراءنا المشترك للاجتماعات ، وقالت: "أشعر فقط أننا نواجه نفس المحادثة مرارًا وتكرارًا. عندما لا يتم القيام به بشكل صحيح ، يمكن أن يكونوا محارق وقت كهذه. "
لا يمكن اقبل المزيد. في الوظائف السابقة ، عندما تظهر دعوة تقويم في صندوق الوارد الخاص بي ، كنت غالبًا ما تنفث الصعداء (وهو أمر رائع دائمًا في بيئة مكتبية مفتوحة). بعد ذلك ، سأقضي وقتًا ثمينًا في محاولة لمعرفة كيفية تجنب قبوله.
أنا لا أقول كل الاجتماعات لا قيمة لها. بعضها مطلقة ، الأيدي ضرورية. وأحيانًا يكونون فقط الطريقة الوحيدة لإنجاز الأمور. لكنني أعتقد أيضًا أن هناك مجالًا لنكون أكثر فاعلية من خلال طرح الأسئلة الثلاثة على أنفسنا قبل كل سؤال.
1. من يجب أن يكون هنا؟
تلميح: ربما لا يكون عدد الأشخاص الذين تعتقدهم. من المهم أن تكون على دراية بمن تطلب أن تكون هناك حتى تتمكن من ضمان أن تكون مثمرة وذات مغزى قدر الإمكان لجميع الأطراف. لا ينبغي لأحد أن يترك التفكير ، "حسنًا ، لقد كان مضيعة هائلة لوقتي".
لأن هذا الشعور ليس جيدًا بالنسبة للفرد أو المجموعة أو الشركة. فقط تخيل كل العمل الذي يمكن إنجازه إذا كان لديك أربعة أشخاص فقط في الغرفة بدلاً من 10. في فترة زمنية مدتها 60 دقيقة ، ست ساعات إضافية يمكن أن تقضيها في العمل.
على سبيل المثال ، دعنا نقول أنك تتفكر في الشعار الجديد للشركة. مصمم الرسوم هناك للتأكد من أنه يفهم الرؤية. مدير العلامة التجارية هناك للتأكد من أنه يلتزم بإرشادات الشركة. ولكن هل تحتاج إلى مدير الموارد البشرية هناك لأنها تضع الشعار على كل وظيفة شاغرة؟ كلا. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك أن تطلب منها تبديل القديم إلى الجديد. الآن ، اتركها تكون - لديها عمل لتفعله!
إذا لم تكن الجهة المنظمة ، فيجب عليك تقييم ما إذا كان تواجدك ضروريًا أم لا. في بعض الأحيان ، يدعوك زملاء العمل لمجرد أنهم يعتقدون أنك تريد أن تكون هناك. ولكن يمكنك التراجع إذا كنت تعتقد أنه مناسب (على سبيل المثال ، إذا لم تكن لديك فكرة عما قد تسهم به أو إذا كنت مشغولًا للغاية).
في مثل هذه الحالات ، أقول شيئًا مثل ، "مرحبًا بكم هناك. أعتقد أنها ستكون قادرة على التعامل مع هذا من تلقاء نفسها. إذا كان هناك سبب محدد تريد مني أن أكون حاضراً ، فأخبرني بذلك! "
ثم خذ تلك الساعة المجانية ونعود إلى الطحن.
2. ما هي الأهداف؟
ما الذي تحاول تنفيذه تحديدا؟ تحديد الأهداف مسبقا أمر بالغ الأهمية. يمكن أن تبقيك على المهمة وتساعد في تشكيل المحادثة بأكملها. خلاف ذلك ، يمكنك الجلوس هناك متجولة لمدة 45 دقيقة حول كيفية ليونارد دائما أزيز أغنية تيتانيك الموضوع. (يحصل علي في كل مرة أيضًا. لا تتركها أبدًا ، جاك!)
يشرح روجر شوارز مؤلف كتاب " القادة الأذكياء وفرق أكثر ذكاءً: كيف تحصل أنت وفريقك على نتائج غير مفيدة" إن جدول الأعمال الفعال يحدد توقعات واضحة لما يجب أن يحدث قبل الاجتماع وخلاله " .
"إنه يساعد أعضاء الفريق على الاستعداد ، ويخصص الوقت بحكمة ، وسرعان ما يحصل الجميع على نفس الموضوع ، ويحدد وقت اكتمال المناقشة. يقول شوارز: إذا استمرت المشاكل خلال الاجتماع ، فإن جدول الأعمال المصمم جيدًا يزيد من قدرة الفريق على معالجتها بفعالية وسرعة.
ربما تريد فقط من الجميع تقديم تحديثات الحالة في المشاريع ذات الأولوية القصوى. أو تحتاج إلى اتخاذ قرار - اليوم - حول أي مدير حساب سيتم تعيينه لعميل جديد ضخم.
معرفة وجهتك والوصول إلى هناك. (وأيضًا ، من المفيد إذا قمت بمشاركة خططك مع بقية الحاضرين حتى يعرفوا ما يجب توقعه وإذا كان هناك أي شيء يتعين عليهم القيام به مقدمًا.)
وإليك نصيحة: إذا لم تتمكن من الإجابة عن سبب محدد للالتقاء به ، فقم بإلغاء ذلك من أجل حب كل الأشياء.
3. ماذا أحتاج للتحضير؟
كان زميل سابق لي يستخدم لمنع الوقت للاستعداد للقاءات مع أشخاص آخرين ، وأتساءل دائمًا عن السبب. وبعد ذلك ، حضرت حفنة حيث إما أنسى تمامًا ما ناقشناه في المرة الأخيرة واضطررت إلى إجراء خلاصة ، أو أنني (بشكل محرج) لم أكمل عنصر إجراء. في كل هذه الحالات ، انتهى بنا الأمر إلى وضع مزيد من الوقت في جداولنا.
للتأكد من أن هذا لا يحدث ، تحتاج إلى إعداد استعداد. ربما تقوم بمراجعة الملاحظات من جلسة الأسبوع الماضي بحيث تكون جديدة في عقلك. أو ربما تقوم بإعداد قائمة بنقاط الحوار والإجابات التي تحتاجها. كل ما هو ، وجعل الوقت للقيام بذلك. سوف تؤتي ثمارها وقت كبير.
على سبيل المثال ، أشرف على برنامج تعليم الأقران في وزارتي ، وأنا أعمل بجد لتجديده. في غضون أسبوعين ، سألتقي برئيسي مع مشرف لمناقشة مقترحاتي. لقد قمت بجمع الملاحظات من الطلاب وتجميع أفكاري ، والخطوة التالية هي رسم الهيكل والجدول الزمني على الورق.
إذا اقتربت منها خالي الوفاض ، فربما سنقضي الوقت كذابًا عن بعضنا بعضًا ، وهو أمر ليس سيئًا بالضرورة ، في حد ذاته ، ولكن لا يساعدني أيضًا في المضي قدمًا.
أعدك - أحب العمل مع الناس. لكن أحد أهم الحيوانات الأليفة لدي هو عدم الكفاءة ، خاصة عندما يكون من السهل الوقاية منه. إذا كان الجدول الزمني الخاص بك يبدو ممتلئًا قليلاً ، أو في كل مرة تقابل فيها ظهور ذكريات بانتظار جرس الرنين في المدرسة الثانوية ، فقد يكون الوقت قد حان لاتخاذ خطوة إلى الوراء وبدء طرح هذه الأسئلة على نفسك.
مهلا - إذا كان لديك المزيد من الأسئلة من هذا القبيل التي تطرحها على نفسك ، اسمحوا لي أن أعرف ما هي على تويتر!
