اسمحوا لي أن أبدأ من خلال الاعتراف بشيء محرج. عندما سمعت "تميل" و "ستاندوب" تم ذكرها بين فريق كبار شركتي قبل عامين ، اعتقدت أننا على وشك البدء في مبادرة جديدة للموارد البشرية حول صحة الموظف وموقفه.
كنت مخطئا سوبر عن ذلك. (سوف يراقبني زملائي في العمل إلى ما لا نهاية عن هذا عندما يرون هذا المقال.)
إن ما نفذته شركتي بالفعل كان روتينًا جديدًا لعقد اجتماعات يومية مدتها 15 دقيقة تدعى "ستاندوب" ، حيث يقدم أعضاء الفريق تحديثات موجزة عن الأسئلة التالية:
- ماذا أكملت أمس؟
- ما الذي يجري اليوم؟
- هل هناك أي شيء يمنعك من إكمال شيء ما؟
يقف كل عضو في الفريق خلال هذا الاجتماع لأنه يُعتقد أن هذا الموقف يضمن تركيزًا أفضل من الجلوس. من الناحية النظرية ، تعتبر ستاندوبس مثالية للإنتاجية لأنها تقلل من شدة الاجتماعات الطويلة حيث لا يهتم أحد ولا ينجذب الجميع إلى العمل الحقيقي. وانها لا تعطي فقط تقارير الحالة. تحدد الفرق الأولويات والتحديات في بداية اليوم حتى يتمكنوا من التخطيط لإزالة أي حاصرات والتأكد من أن المسار لبقية يوم العمل واضح.
من المنطقي أن الشركات الصغيرة التي تتأثر بتفكير "بدء التشغيل اللين" (tl ؛ dr: فعل المزيد بتكلفة أقل) تقوم بتجربة ستاندوب. عندما تكون صغيرًا وذكيًا ، ليس لديك وقت للكثير من النفقات العامة. في شركتي ، Bureau Blank ، لدينا ستة فرق أساسية - الإستراتيجية ، التصميم ، الويب ، خدمات العملاء ، العمليات ، وتطوير الأعمال - وفي أي لحظة ، نحن نعمل على ما يصل إلى 20 مشروعًا لعشرة عملاء أو أكثر. فريقنا هو فقط 10 أشخاص ، لذلك نحن نرتدي قبعات متعددة في بعض الأحيان. تحتاج شركة مثلنا إلى شيء للحفاظ على تنظيم الجميع وإعلامهم.
عندما يعملون
هل يعملون؟ لقد رأيت أن ستاندوبس مفيدة حقا عندما …
المواعيد النهائية تلوح في الأفق
هل سمعت هذا القول من قبل ، "عندما تضع خطة ، يضحك الله؟" حسنًا ، يجب أن يخرج الله من مديري المشاريع الذين يحاولون التحكم في الوقت بالتقديرات والمواعيد النهائية. عندما تأتي تلك اللحظات حتمًا حيث تصطدم مهلتان أخريان مهمتان في نفس اليوم ، تكون نقاط الانتظار مفيدة لأن الفرق تنظر إلى التقويم معًا وهي تقدم تحديثاتها. يمكنك رؤية المعالم البارزة قبل وصولها ، ويمكنك وضع خطط لضبط الأولويات أو أعباء العمل وفقًا لذلك.
تحب قوائم المهام
نظرًا لأننا نحتفظ بمواقفنا الاحتياطية ، فإننا نستخدم أيضًا أنظمة إدارة المشاريع مثل Basecamp و JIRA. تتيح هذه الأنظمة للجميع رؤية كل مربع (حرفيًا) يحتاج إلى التحقق قبل أن يتم تسليم موقع ويب أو شعار إلى العميل. أثناء حالات الانتظار ، يمكن لأعضاء الفريق الإشارة بسرعة إلى المهام التي يعملون عليها ، وقد انتهى الاجتماع في لحظة.
تريد معرفة المزيد حول ما يفعله فريق آخر
إحدى مزايا الوجود في شركة صغيرة هي أن فرص التعلم موجودة دائمًا. يتم تسجيل قائمة انتظار كل فريق في نظامنا لإدارة المشاريع ، لذلك أستطيع أن أرى دائمًا كيف يساهم أعضاء قسم آخر في مشروع أعمل عليه.
في ما يلي سيناريو محتمل: بالنسبة لتطوير موقع الويب ، سيقوم فريق الإستراتيجية الخاص بي بإجراء بحث في صناعة عملائنا للبحث عن الاتجاهات وسنلاحظ ، على سبيل المثال ، أن المزيد من المنظمات غير الربحية تتبنى مواقع ويب سريعة الاستجابة. عندما يبدأ مطورونا في بناء الموقع ، يمكنني مراجعة وضعهم الاحتياطي لمعرفة الخطوات التي يتخذونها لعرض الموقع على شاشات متعددة الأحجام وأطلب منهم مشاركة البصيرة معي. هذا هو الفوز لأنني أتعلم شيئًا جديدًا وأظهر اهتمامًا بزملائي في العمل (مما يقطع شوطًا طويلًا في معنويات الأفراد والشركات).
ماذا احترس من
يمكن أن تكشف المواقف الدائمة أيضًا عن التحديات التي يجب أن تحث على اتخاذ إجراءات من الفرق والمدراء. إليك ما يجب البحث عنه:
العمل الذي لم يتم توزيعه أو إنجازه بالتساوي
ستكشف ستاندوبس بسرعة عن مقدار عمل الجميع. عندما يقوم الجميع بالإبلاغ عما يعملون عليه ، فقد يكون لديك أحيانًا أعضاء في الفريق لديهم مهام تبدو وكأنها "قيد التقدم". لا تقلق أو تقفز إلى استنتاجات مفادها أن زميلك في العمل لا يدير وقته جيدًا. تذكر أن "الانشغال" ليس هو هدف ستاندوب ، التواصل هو. سواء كنت مديرا له أو زميلا له ، اعمل معه لفهم عمق المهمة. معرفة ما إذا كان من المفروض على شخص واحد التعامل معه بمفرده أو ما إذا كان يمكنك المساعدة في تقسيم المهمة إلى خطوات أصغر.
شخص ما يبدو أنه على صفحة مختلفة
تُعرف المواقف الاحتياطية أيضًا باسم "scrums" ، وهو المصطلح الذي يأتي من تشكيل فرق الركبي التي تربط بعضها ببعض للتحكم في الكرة. في العمل ، كما هو الحال في الرياضة ، إذا لم يكن أي فرد من أعضاء الفريق محاذيًا للأهداف أو رفع وزنها ، فإن بقية الفريق يعاني من ذلك. إذا كنت تقوم بتجربة ستاندوب ، راقب أعضاء الفريق الذين يبدو أنهم لا ينتبهون عندما يتحدث الآخرون أو يقدمون تحديثات غامضة حول ما يعملون عليه. قد لا يكون ذلك في حالة عدم ارتباطهم. قد لا يفهمون السياق أو الأهداف أو المسؤوليات عما يعملون عليه. خصص وقتًا لإجراء اجتماع فردي لمواجهة التحديات مباشرةً.
ليس هناك ما يكفي من العمل على الإطلاق
ستاندوبس ، مثل قوائم المهام ، مصممة للإشباع الفوري. عندما تقوم بالبحث عن المهام وتحقق تقدمًا في عملك ، فهذا أمر رائع! ولكن إذا لم يكن هناك ما يكفي من العمل لشركتك أو لفريقك ، فقد تشعر ستاندوب بأنها ترفع نفس الدمبل الخفيف في صالة الألعاب الرياضية كل يوم. بالتأكيد ، فأنت تحافظ على الروتين ، لكنك لا تزداد قوة. ناهيك ، كنت تشعر بالملل من عقلك. إذا كان عبء العمل على فريقك خفيفًا ، فقد يصبح الإزعاج مصدر إزعاج ، مما يؤدي إلى فقدان أعضاء الفريق اهتمامهم. بمجرد اختفاء الاهتمام بأحد أعضاء الفريق ، يمكن أن تتلاشى الإنتاجية والالتزام بالشركة أيضًا.
إذا واجهت فترة بطيئة من العمل ، فكر في ما إذا كان يجب وضع ستاندوبس في الانتظار وإضافة أنواع أخرى من أنشطة بناء الفريق إلى هذا المزيج.
ستاندوبس ، مثل البرمجيات أو الآلات ، هي أدوات. إنهم لا يحلون المشاكل بأنفسهم. لكنها تتطلب النشر الدقيق والاهتمام الشديد بالعنصر البشري لضمان إنشاء بيئة مفتوحة وصخبة ، حيث تعمل الفرق معًا لإنجاز المهمة.
