في الشهر الماضي ، قدمت ثلاث نصائح لتحسين إدارة المشروع ، بما في ذلك كيفية التفويض بشكل صحيح ، وكيفية الاستفادة القصوى من الأدوات ، وكيفية إغلاق مشروعك بطريقة ذات معنى. لكن إدارة المشاريع تطرح الكثير من التحديات الفريدة من نوعها ، مع مجال واسع من الأبحاث التي تقدم باستمرار مناهج ووجهات نظر جديدة ، لذلك لا يسعني إلا المتابعة مع بعض النصائح الأخرى.
تركز هذه النصائح على الإدارة الاستباقية للعديد من الأشياء التي يمكن أن تتسلل إليك وتعرقل نجاحك. يبدو أحيانًا كأن شياطين الفشل الصغيرة الكامنة في كل زاوية ، في انتظار إعطائك "مسكتك" جيدة. إليك كيف ستعمل إدارة المخاطر وإدارة التغيير وإدارة النطاق على تحسين فرصك في النجاح.
1. إيلاء اهتمام وثيق لمخاطرك
الخطر هو تهديد لم يتحقق بعد ، وأول شيء يمكنك القيام به لمنعه من التجسيد هو ببساطة معرفة أنه موجود. إذا كنت تقوم بتطوير تطبيق جديد يمكن للعملاء استخدامه لدفع فواتيرهم ، فقد تتراوح المخاطر بين الأقل أو المعتدلين (يتم إعادة تعيين عضو في الفريق ، مما يترك لك فريق عمل قصير) إلى التخصص (تتطلب التغييرات في لوائح الدفع بواسطة الهاتف المحمول استخدام تكنولوجيا مختلفة تماما). لا يمكنك منع حدوث أي خطر ، لكن يمكن أن يساعدك حساب شامل ومدروس لأي خطر يمكن تصوره على إدارة هذا الاحتمال.
أثناء مرحلة التخطيط لمشروعك ، قم بتطوير سجل للمخاطر حيث يمكنك تتبع أي خطر قد يمثل تحديًا لجدولك الزمني أو ميزانيتك أو قدرتك الإجمالية على إكمال المشروع. هناك العديد من القوالب المختلفة المتاحة عبر الإنترنت ، ولكن معظمها يقترح تضمين وصف للمخاطر ، والتاريخ الذي نشأ فيه ، واحتمال حدوثه ، وشدة العواقب إذا حدث ذلك. يجب أن يكون لكل خطر تعيين مالك لرصده ، والأهم من ذلك ، مجموعة ذات معنى من الإجراءات التي يمكن اتخاذها لتقليل فرصة حدوث هذا الخطر (إن وجد). على سبيل المثال ، قد يكون احتمال فشل الخادم ، مما يتسبب في فقد بيانات الأشخاص ، احتمالًا ضعيفًا ولكنه شديد الخطورة ، راضٍ عن خطة التخفيف لتثبيت خادم احتياطي. على الرغم من أن الاحتمال ضئيل ، إلا أن التأثير سيكون كبيرًا لدرجة أن الخطوات المبكرة والآمنة التي يجب مراعاتها لإمكانية حدوثها تستحق التكلفة والجهد.
تذكر أن هذا يجب أن يكون مستندًا حيًا وتنفسًا ، ويجب مراعاة ومراقبة المخاطر الجديدة عند ظهورها على مدار المشروع.
2. إرساء الأساس للتغيير
تعني إدارة المشروع بالضرورة أنك تعطل الوضع الراهن بطريقة ما. وليس سراً أن الكثير من الناس يجدون التغيير ، جيدًا ، صعبًا ، على أقل تقدير. في ورقة بيضاء لمعهد إدارة المشاريع ، يناقش الخبير الاستشاري مارج كومب مفهوم الاستعداد للتغيير باعتباره كل من العاصمة - البشرية وغير ذلك - منظمة مستعدة للتكريس من أجل التغيير ، والاستعداد النفسي للأشخاص الذين يتطلب تعاونهم تنفيذ التغيير. إذا لم تكن قادرًا على إجراء التغيير ، أو إذا اصطف جميع عمالك بالخارج مع ظهور علامات احتجاج ، فمن الواضح أنك لست في وضع يمكّنك من المضي قدمًا.
إذن ما الذي يمكنك القيام به لوضع الأساس للتغيير ، سواء أكان كبيرًا أم صغيرًا؟ الجوانب الملموسة لإدارة التغيير أسهل في التعامل معها. إذا كان من الواضح أنك لا تملك المال أو المعدات أو القدرة التكنولوجية لإنجاز العمل ، فهذه هي الأشياء التي يجب عليك معالجتها على الفور.
إنه العمل الثقافي والنفسي الذي يتطلب الإعدام بعناية أكبر. إذا كان الموظفون أو العملاء يقاومون التغيير ، فاخذ الوقت الكافي لفهم السبب. ربما يكون هناك سوء فهم يمكنك توضيحه ، أو وجود عيب كبير في خطتك لم تفكر فيه. قد يتذمر فريق من الموظفين الكتابيين حول التحول من معالجة النماذج الورقية إلى النماذج الإلكترونية. بدلاً من افتراض أن الفريق يقاوم التغيير ، فإن النقاش معهم حول تحفظاتهم قد يكشف أن النظام الإلكتروني ليس لديه طريقة للتعامل مع الاستثناءات ، الأمر الذي سيؤدي في النهاية إلى عدم التنظيم وإلى عمليتين منفصلتين. يمكن أن يساعد فهم منظور الموظفين الذين سيستخدمون هذا اليوم بعد يوم في ضمان أن التغيير يخدم المؤسسة بأكملها.
من الأرجح أن ترى المنظمات التي لديها أشخاص منفتحون على التغيير ويفهمون التغيير وفوائده بالنسبة لهم أن التغيير يحدث بسلاسة أكبر من المنظمات التي تبقي أفرادها في الظلام.
3. فكر في زحف النطاق كعدو الموت
زحف على النطاق - عندما تتخطى معايير مشروعك تدريجياً الحدود الأصلية التي حددتها - تعد أداة خروج على الدرب عن المشروعات بشكل متكرر. وهذا إلى حد كبير لأنه في كثير من الأحيان يبدو من المنطقي التوسع في نطاقك الأصلي. قد تجد نفسك صفع جبينك في لحظة "لماذا لم أفكر في تلك اللحظة" أو مقتنعًا من قبل أحد أصحاب المصلحة بأن وجود جرس أو صفارة إضافية سيوفران ساعات العمل يوميًا.
كقاعدة عامة ، لا أكرر - أكرر - لا تستجيب لهذه المطالب.
بالطبع ، تتغير المتطلبات في بعض الأحيان ، وقد يكون تغيير اللعبة اليوم أسهل من العودة عندما يتم قول كل شيء وفعله. ولكن هذه الإضافات غالبًا ما تضيف ما يصل ، مما يوصلك مباشرة إلى عالم غير سعيد من الميزانية الزائدة والخروج عن الجدول الزمني.
أفضل طريقة لمنع زحف النطاق هي قضاء المزيد من الوقت والطاقة في متطلبات التجميع الأولي ، وإجراء مقابلات شاملة مع ذوي الخبرة في الموضوع ، وطرح الأسئلة الصحيحة للتأكد من أنك لا تفوت أي شيء. وفي الحدث الذي لا مفر منه الذي تقوم به ، فكر بعناية في تكاليف وفوائد التغيير في نطاقك. إذا لزم الأمر ، احتفظ بقائمة قيد التشغيل من تحسينات المرحلة الثانية التي يمكنك إعادة النظر فيها بمجرد توقف المشروع الأصلي.
يمكن إرجاع الكثير من الحصول على النتائج التي تريدها في الإطار الزمني الذي تحتاجه إلى استباقي. تدريب نفسك على رائحة مشكلة قبل أن تنشأ ، وشعور زاحف نطاق زحف قبل أن يرسل لك حفرة من الهاء. لن تفكر في كل شيء ، ولكن التبصر يدقق في الخلف في أي يوم.
