في ما يلي وضع غير واقعي تمامًا: تخيل أن إدارة صندوق الوارد الخاص بك قد استغرق الكثير من الوقت والطاقة مما جعلك تشعر أنه من المفترض أن يكون بهذه الطريقة. لا تنطبق حيل البريد الإلكتروني هذه التي تراها على الإنترنت مطلقًا على وضعك ، حيث لا يمكن للكتاب فهم التفاصيل المعقدة لعملك المحدد أو المسؤوليات التي تأتي معه.
إذا كان هذا يبدو مألوفًا ، فهناك فرصة في التقليل من أهمية السيطرة على بريدك الإلكتروني. في الواقع ، من الممكن أن يكون صندوق الوارد الخاص بك في وضع نوبة غضب كامل ، وأنت تلقي باللوم على نفسك بسبب عدم صحته عندما يمكنك تجنب المشكلة تمامًا. تابع القراءة للحصول على بعض الدلائل على أنك لست وحدك في صراعك ، بالإضافة إلى طرق لإصلاحها!
تذكر: يمكنك استعادة السيطرة.
1. يمكنك الحصول على المزيد من رسائل البريد الإلكتروني مما يمكنك الرد عليه
لماذا في كل مرة ترد على رسالة واحدة ، تنبثق 10 رسائل أخرى؟ في الماضي ، كنت تقضي ساعات في كل مرة تمر وتجيب ، فقط لتتخلف عن عناصر الإجراءات الفعلية في قائمة مهامك في انتظار انتباهك. لا يوجد توازن صحي بين البقاء محدثًا ، وكذلك ، تميل إلى كل شيء آخر في حياتك. ربما علاقتك مع البريد الوارد الخاص بك ليست فقط ما كانت عليه.
لماذا يحدث هذا
أنت تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كما لو كانت جميعها متساوية في الوزن. ربما يكون لديك سياسة الدخول أولاً ، حيث يمكنك الرد على أي شيء ينتظر فترة أطول لردك ، وتستمر حتى اليوم. أو ربما يكون لديك سياسة أخيرة ، حيث تبدأ من الأعلى وتذهب إلى أسفل.
كيف تصلحها
لقد حان الوقت لك لبدء تحديد أولويات الرسائل على وجه السرعة. اسأل نفسك هذه الأسئلة في كل مرة تتلقى فيها سؤالًا جديدًا:
- هل هذا عاجل؟
- هل هناك أشخاص آخرون من ضمنهم أكثر استعدادًا للتعامل معه؟
- هل يتطلب ردا؟
- هل هو استجابة تعطيها في كثير من الأحيان؟
إذا لم يكن الأمر عاجلاً ، فاحفظه لاحقًا ليس بعد ذلك ، ولكن الوقت الفعلي الذي تحدده كل يوم للذهاب إلى صندوق الوارد الخاص بك. إذا كان الأمر عاجلاً ، ولكن هناك الكثير من الأشخاص الذين لديهم استعداد أفضل للإجابة - أعطه بضع دقائق وشاهد ما إذا كان أحدهم يفعل ذلك. إذا لم يكن هناك استجابة مطلوبة: لا ترد. أخيرًا ، إذا كان الرد الذي تقدمه كثيرًا ، ففكر في استخدام ميزة مثل "الردود المعلبة" على Gmail ، أو إنشاء مستند يحتوي على جميع القوالب في مكان واحد.
2. أنت تحصل على الكثير من النشرات الإخبارية
تستيقظ كل صباح مع الكثير من الرسائل غير المقروءة ، بما في ذلك ما لا يقل عن 30 رسالة إخبارية مختلفة (عناوين الأخبار! المبيعات! أفضل المطاعم في المنطقة! أخبار الصناعة!). تستلقي في السرير ، العيون مفتوحة بالكاد ، وانتقد كل واحدة مباشرة في سلة المهملات. هذا جزء ضروري من التجربة ، أنت تخبر نفسك. لقد اشتركت في هذه والآن هذا هو الثمن الذي علي دفعه.
لماذا يحدث هذا
أحصل عليه: النشرات الإخبارية جذابة. مع وجود العديد من الشخصيات العظيمة الموجودة هناك ، فإنك تكافح لاختيار القيمة الحقيقية من الأشياء المثيرة للاهتمام ببساطة. في كل مرة تجد فيها ملخصًا يوميًا جديدًا أو خطابًا أسبوعيًا يبدو مفيدًا حقًا ، تسأل نفسك عما إذا كنت متأكدًا بالفعل قبل تسليم المفاتيح الذهبية إلى صندوق الوارد الخاص بك - وأنت كذلك. لذلك أنت الاشتراك. لكن قبل أن تعرف ذلك ، وحتى بدون أن تعني ذلك ، يصبح هذا الاشتراك سرعًا ما يصبح آخر في سلسلة طويلة من عمليات الحذف في الصباح الباكر.
كيف تصلحها
منع هذا من الحدوث عن طريق إلغاء الاشتراك عن عمد. في كل مرة تشترك في رسالة إخبارية جديدة ، امنح نفسك أسبوعًا تجريبيًا. إذا لم تكن في نهاية الأسبوع متحمسًا لفتحه (أو لم تقم بذلك بعد) ، فقم بإلغاء الاشتراك. لا توجد أسئلة. أعرف ما تفكر فيه: من لديه الوقت للقيام بكل ذلك؟ يمكنك القيام بذلك ، من خلال تطبيقات مثل Unroll.Me (للنشرات الإخبارية) و BoxBe (للأشخاص).
3. غالبًا ما تفقد خيوط البريد الإلكتروني أو تنساها تمامًا
أنت تعمل مع خمسة زملاء آخرين في مشروع قادم ، وبدأ شخص ما سلسلة رسائل لمعرفة أوقات الاجتماعات للأسبوع المقبل. النظر في جميع المهام الأخرى التي لديك على لوحة الخاص بك ، أنت على ما يرام لدفع هذا التفصيل جدولة صغيرة حتى وقت لاحق - أفضل حتى الآن ، عندما يتم تطوير المحادثة وأكثر لديك للعمل معها. بعد بضع ساعات ، تذهب للبحث عن الرسائل ، وقد ولت. بغض النظر عن شروط البحث التي تحاول.
لماذا يحدث هذا
هناك احتمالان: صندوق الوارد الخاص بك مرتب بشكل كبير ، أو منظم للغاية. أنا أتحدث عن الأشخاص الذين يتخلصون من كل شيء تحت الشمس على الفور أو يخزنون الآلاف على الآلاف من الرسائل غير المقروءة. كل البريد الإلكتروني الذي تحصل عليه - من رئيسك ، وجارك ، وشريكك ، وجدتك - يتم نفيها جميعًا إلى الأرشيفات أو الجلوس في صندوق الوارد الخاص بك إلى الأبد.
كيف تصلحها
حان الوقت لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك. خصص ساعة واحدة يومًا وخصصها لعدم القيام بأي شيء سوى فرز الرسائل. يمكنك: نقل سلاسل الرسائل إلى مجلدات أو استخدام علامات تمييز أو تمييز أي شيء تحتاجه للعودة إلى وقت لاحق أو التحقق من Boomerang أو تجربة أي من هذه الأدوات الرائعة. لا تختار طريقة لمجرد اختيار طريقة واحدة ، بل اختر طريقة تعرفها منطقية بالنسبة لك. قد تضطر إلى اختبار عدد قليل من الأنظمة قبل العثور على الخيار الأمثل ، ولكن ثق بي ، فإن بضع ساعات تقضيها ستوفر لك الكثير على المدى الطويل.
إذا كان أي من هذه السيناريوهات يبدو مألوفًا لك ، فلا بأس بذلك. من الطبيعي أن تشعر بأن صندوق الوارد الخاص بك يحكم حياتك. لكن هذا لا يعني أنك يجب أن تستسلم. بدلاً من ذلك ، ابدأ في معالجة المشكلة ، والبريد الإلكتروني عن طريق البريد الإلكتروني ، حتى تعود مرة أخرى إلى سيطرتك.
هل لديك أي حيل لإدارة البريد الإلكتروني يجب أن أجربها لم يتم تضمينها؟ سقسقة لي @ caroqliu واسمحوا لي أن أعرف!
