كما تعلمون جميعًا على الأرجح الآن ، فأنا من المهووسين بالبريد الإلكتروني الضخم. سواء كنت ترغب في معرفة كيفية تنظيم صندوق الوارد الخاص بك ، أو قم بمسحها خلال عطلة نهاية الأسبوع ، أو قم بتنظيف كامل للينابيع ، فأنا على استعداد. ولكن هناك شيء واحد لم نتحدث عنه بعد: كيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الفردية عند وصولها.
ها هي المجرفة. أفضل طريقة للسيطرة على صندوق الوارد الخاص بك هي اتخاذ قرار بشأن ما يجب القيام به مع كل بريد إلكتروني في المرة الأولى التي تراها ، بدلاً من مجرد إلقاء نظرة سريعة عليها والوعد بالتعامل معها لاحقًا. هذا له فائدتان: إنه يتأكد من أن صندوق الوارد الخاص بك لا يتحول إلى فوضى تشوش في المقام الأول ، ويوفر لك الوقت بعدم الاضطرار إلى النظر إلى نفس البريد الإلكتروني أكثر من مرة.
يبدو الأمر صعبًا ، لكنه ليس كذلك ، فهو يتطلب بعض التخطيط وبعض الأسئلة البسيطة. هيا بنا نبدأ.
اختيار الوقت
أولاً ، ما لم تتطلب وظيفتك أن تكون مستجيبًا فورًا لرسائل البريد الإلكتروني ، فإنني أوصي بتصفح جميع رسائل البريد الجديد في أوقات محددة كل يوم. هذه المرة يمكن أن تكون مختلفة كل يوم ، فقط يجب أن تكون مقصودة: على سبيل المثال ، اليوم سأخصص جانبا من 9-10 صباحا للذهاب من خلال صندوق الوارد الخاص بي ، ثم سأنظر في ذلك مرة أخرى من 4-5. في ما بين ذلك ، سأبحث عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة ولكنني أتجاهل البقية.
أعلم أنه من الصعب القيام بذلك (ونعم ، لقد اشتهرت بالنقر فوق ملف GIF) ، لكن إذا التزمت بهذا الجدول الزمني ، فستجد أن عبور البريد الوارد أقل من ذلك بكثير. ناهيك عن ذلك ، سيكون لديك الكثير من الوقت للوصول إلى عمل حقيقي.
اسأل نفسك هذا
تكمن الخطوة التالية في صندوق الوارد الخاص بك ، وقراءة كل بريد إلكتروني واحدًا تلو الآخر ، وتسأل نفسك هذه القائمة السريعة من الأسئلة لكل رسالة:
1. هل كنت بحاجة للحصول على هذا البريد الإلكتروني؟
أعلم أنني أبدو كسجل مكسور ، لكن يجب أن تسأل نفسك هذا في كل مرة. إنها تذكير جيد لإلغاء الاشتراك وتصفية وإزالة نفسك من القوائم والنشرات الإخبارية التي لا تحتاج إليها. خفض البريد الإلكتروني هو دائمًا فوز في كتابي.
2. هل أنا بحاجة للإجابة على هذا على الإطلاق؟
والمثير للدهشة أن الإجابة ليست نعم دائمًا. إذا كان بريدًا إلكترونيًا إعلاميًا أو بريدًا إلكترونيًا جماعيًا لا يتطلب إجابتك ، فاقرأها ، ثم لاحظ أي معلومات مفيدة ، ثم أرشفتها أو قم بإرسالها بعيدًا.
3. هل أنا الشخص المناسب للتعامل مع هذا ، أم هل ينبغي أن أعطي الأمر؟
على غرار خطوط مماثلة ، تذكر أنك لا تحتاج إلى تحمل عبء القيام بكل ما هو مطلوب منك. أنت تعرف ما أقصده: تلك الأرقام التي استخدمتها لسحبها حتى تقوم بتعيين محلل مبتدئ ، لكن رئيسك يواصل طلبك بدلاً من ذلك ، تحديد مواعيد السفر التي يجب أن تمر فعليًا في قسم آخر ، وهو العدد الذي طلب منك القيام به على الرغم من أنها ليست في وصف وظيفتك. سلم هذه المهام الطرفية إلى الشخص المناسب ، ولن تقوم فقط بمسح صندوق الوارد الخاص بك ، بل ستترك مزيدًا من الوقت للقيام بعملك الأساسي.
4. هل أحتاج إلى معلومات من شخص آخر من أجل الإجابة؟
إذا كانت الإجابة هنا هي نعم ، فاطلب من ذلك الشخص الحصول على المعلومات الآن حتى تتمكن من نقل البريد الإلكتروني من اللوحة الخاصة بك. قد ترغب في الرد لإعلام المرسل أنك تعمل عليه وتقديم مذكرة للتحقق مع الشخص الذي تنتظره في غضون أيام قليلة. في غضون ذلك ، أرسل الملف الإلكتروني بعيدًا أو استخدم Boomerang لاستعادته في صندوق الوارد الخاص بك في الوقت المناسب.
5. هل يمكنني الرد على البريد الإلكتروني الآن - في أقل من 5 دقائق؟
هذا هو المكان الذي يسافر فيه معظم الناس. لا يتطلب عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني معلومات إضافية منك أو من أي شخص آخر ويمكن الرد عليها بسرعة كبيرة. إذا كان هذا هو الحال ، فقم بالإجابة على البريد الإلكتروني على الفور ؛ سيوفر لك وقت إعادة القراءة والمعالجة والتفكير في الأمر مرة ثانية. المكافأة: كلما قمت بالرد على رسالة بريد إلكتروني ، كلما كان الرد القصير للغاية مقبولاً.
6. هل هو عاجل؟
إن الإلحاح في متناول يديك للأسف ، لذلك إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني عاجلة ، فقرر ما إذا كنت تريد التعامل معها الآن أو تعتني بها عندما تنتهي من مسح صندوق الوارد الخاص بك. أنا أدافع عن هذا الأخير ، حيث أنك ستقطع خطوتك قليلاً إذا تحولت من قضاء بضع دقائق على كل بريد إلكتروني إلى البحث في مشكلة واحدة.
تعامل مع الباقي وفقًا لشروطك
ماذا عن البقية؟ إذا كانت الرسالة الإلكترونية تحتاج إلى أكثر من استجابة مدتها خمس دقائق ولم تكن ملحة ، فاختر الوقت المناسب لك للتعامل معه.
عادةً ما أتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني التي تتطلب استجابة كتابية طويلة في نهاية عملية مسح البريد الوارد الخاصة بي. أو ، إذا كنت أعيش يومًا مزدحمًا ، فأنا أزدهرهم ليوم أعتقد أنه سيكون لدي المزيد من الوقت. بالنسبة للرسائل التي تتطلب مزيدًا من العمل (تجميع نموذج ، إجراء بعض أرقام Excel) ، وضعت هذه المهام في قائمة المهام الخاصة بي وأخططها للحصول على مجموعة من الوقت غير مراسلة عبر البريد الإلكتروني في جدولي الزمني.
نصيحة للمحترفين: لجعل هذه العملية تتم بشكل أسرع ، قم بإعداد بريدك الإلكتروني بحيث بمجرد التعامل مع بريد إلكتروني واحد وحفظه بعيدًا أو حذفه ، يتم توجيهك مباشرة إلى الرسالة التالية في صندوق الوارد الخاص بك بدلاً من العودة إلى قائمة رسائل البريد الإلكتروني. (بالنسبة إلى Gmail ، يمكنك القيام بذلك عن طريق خيار "التقدم التلقائي" في Google Labs.) سيضمن لك ذلك الوصول إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بدلاً من قضاء وقت في تقرير الرسالة التي يجب الانتباه إليها بعد ذلك!
