عند الانتهاء من الإعداد الصحيح ، يمكن لاجتماعات الفيديو الافتراضية - خاصة Google Hangouts - أن تجمع الفرق البعيدة معًا ، وتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة ، وأن يسمح للجميع بالمشاركة دون جو غرفة الاجتماعات المعتمة (الذي لا يحب الاسترخاء على الأريكة) لعقد اجتماع؟).
ولكن عندما تفعل الخطأ؟ يمكن أن يكون Google Hangouts مضيعة للوقت كثيرًا ، ناهيك عن التشويش الشديد والحرج (لا تستغرق فترات التوقف لمدة 15 ثانية وقتًا ممتعًا على الإطلاق).
هل ترغب في الحصول على Hangout Google الفعالة والناجعة التي لا تثير جنون الجميع؟ إليك بعض الأشياء الأساسية التي يجب وضعها في الاعتبار.
1. خطة مثلك تماما لأي اجتماع آخر
بشكل عام ، لمجرد أنك لست مضطرًا للوجود فعليًا في المكتب لحضور اجتماع ما ، لا يعني أنه يمكنك التراجع عن الاستعدادات. بعد كل شيء ، ما زلت تريد أن يعمل اجتماعك بأسرع ما يمكن (ومؤلما).
معنى: اصنع خطة لعبة. إذا كنت تدير جلسة Hangout ، فأرسل جدول أعمال قصيرًا إلى الجميع مسبقًا حتى يعرفوا ما يجب توقعه وما الذي يعدونه. إذا كنت لا تدير الاجتماع ، فاقترح على الشخص الذي يقوم بذلك إرسال رسالة بريد إلكتروني قصيرة تحتوي على نقاط التحدث الرئيسية. جلست ذات مرة في اجتماع افتراضي ، حيث نسي الشخص الذي يديره إخبار موظف آخر بالعثور على وثيقة محددة (وحيوية) مسبقًا ، لذلك قضى هذا الشخص 20 دقيقة أثناء الاجتماع يبحث في صندوق الوارد الخاص به. جديلة البقية منا جالسا بشكل محرج على أجهزة الكمبيوتر لدينا لا يعرفون ماذا يفعلون.
ولكن يمكنك بسهولة تجنب هذا الوقت الضائع من خلال التأكد من أن كل شخص يعرف ما يجب أن "يحضر" معهم في وقت مبكر ومستعد للمشاركة بمجرد تسجيل الدخول.
نصيحة بسيطة: استخدم ميزة الدردشة في Google Hangout على الجانب الأيسر من الشاشة لتدوين جدول أعمال يمكن لأي شخص الرجوع إليه بسرعة. ليس من الضروري أن يكون مفصلاً ، ولكنه يمكن أن يكون بمثابة إشارة لإبقاء الجميع على المسار الصحيح والتركيز.
2. ناقش التنسيق مسبقًا
يمكن أن تكون Google Hangouts أكثر حرجًا من الاجتماعات الشخصية. عندما تجلس أنت ومجموعة من الأشخاص جسديًا في غرفة ما ، فمن السهل أن تلتقط إشارات الجسد لمعرفة من سيتحدث بعد ذلك أو ما هو الشعور العام للاجتماع. ولكن عندما تجلس على شاشة الكمبيوتر لا تستطيع رؤية أي شيء باستثناء وجه الشخص؟ انها اصعب قليلا جدا.
مرة أخرى ، يمكن تقليل الكثير من الاحراج إذا كان الجميع يعرفون تنسيق الاجتماع مسبقًا. هل سيتحدث شخص واحد أكثر من أي شخص آخر؟ اطلب من الأعضاء الآخرين في الاجتماع الحضور إلى Hangout مع كتم الميكروفونات الخاصة بهم. هل الجلسة هي العصف الذهني المستديرة؟ أخبر الناس بالترتيب الذي سيُطلب منهم تقديمه حتى لا تضطر إلى التعامل مع كل من يتحدث مع بعضهم البعض أو أولئك الذين لا يرحلون بالوقت "غير مرغوب فيه ، ومن يريد الذهاب بعد ذلك؟" (هؤلاء هم الأسوأ.)
3. الاستفادة من تطبيقات Google Hangout
كثير من الناس لا يدركون أن اثنين من الرموز يمكن أن يكون المنقذ في اجتماع ، وخاصة إذا كنت تحاول جعله يذهب في أسرع وقت ممكن.
ترى أن أيقونة الميكروفون قليلا؟ هذا زر كتم الصوت. استخدمه إذا كانت محيطك صاخبة أو إذا كنت تكتب شيئًا بينما يتحدث الآخرون. إنها مجاملة رائعة للأشخاص الآخرين في Hangout.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت في اجتماع تحاول فيه جميعًا إلقاء نظرة على مستند أو صفحة ويب في نفس الوقت ، فاستخدم خيار التقاط شاشة Google Hangout. لقد كنت في عدد كبير جدًا من Hangouts في Google ، حيث يحاول الكثير من الأشخاص إلقاء نظرة على نفس صفحة الويب على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم (وبالتالي ، لا ينتبهون فعليًا إلى Hangout) ، وفي هذه الحالات ، هذه هبة من السماء.
لدى Google أيضًا الكثير من التطبيقات الأخرى المخصصة لجلسة Hangout ، لذا تأكد من إلقاء نظرة على ما يمكن أن يصلح لفريقك. من لوحة معلومات افتراضية يمكن لزملائك في العمل الاستفادة من جلسة العصف الذهني إلى تطبيق صغير غريب يمنح الجميع الشوارب والقبعات المضحكة ، يمكنك العثور على أي شيء تحتاجه لجعل Hangout أكثر إنتاجية ومتعة.
بشكل عام ، يمكن أن تكون اجتماعات Google Hangout فعالة بنفس القدر (إن لم يكن أكثر من ذلك) من الاجتماعات الشخصية ؛ أنها تأخذ قليلا من الممارسة والتخطيط مسبقا. ولكن إذا تمكنت من جعل كل شخص في نفس الصفحة يسير ، فستكون سلسة وغير إبحار.
