في الأسبوع الماضي ، أجريت ورشة عمل لفريق من المتخصصين في الرعاية الصحية مع بدء السنة المالية الجديدة. قبل ورشة العمل ، كان لي الحضور إكمال دراسة استقصائية عن عملهم: ما كان على ما يرام وأين واجهوا التحديات.
ليس من المستغرب ، برزت بعض المواضيع الشائعة للغاية ، والتي تناولناها خلال وقتنا معًا. وشملت الثلاثة الكبار حجم عبء العمل ، وسوء نوعية الاتصالات ، وصعوبة العمل مع الآخرين على عكس أنفسهم.
من لا يستطيع أن يرتبط بتلك التحديات في مكان العمل؟
أثناء عملنا من خلال كل موضوع ، قدمت المناقشة بالتأكيد أدوات لمساعدتهم على حل المشكلات التي حددناها.
ومع ذلك ، فقد أدركت أيضًا أنه إذا اتخذوا خطوات استباقية يوميًا لمنع تلك المشكلات ، فيمكنهم تخفيف الكثير من ضغوط العمل اليومية. المكافأة: يمكن أن تركز الاجتماعات المستقبلية على استكشاف مفاهيم أكثر إبداعًا وإبداعًا.
تحقيقًا لهذه الغاية ، إليك ثلاثة تدابير يمكنك استخدامها في عملك كل يوم للبقاء في صدارة التحديات التي تعوق العديد من الفرق. بينما تقرأ ، فكّر في أنه إذا نظرت إلى مؤشرات الأداء الرئيسية الثلاثة هذه كل يوم ، فقد تتحول حياة عملك.
1. نسبة الوقت الذي تقضيه على ثلاث أولويات حاسمة
تقريبا كل عميل أراه يكافح مع عبء عمل كبير الحجم. ومع ذلك ، عندما نأخذ الوقت الكافي لإنهيار العمل ، فإنه ينطوي عادةً على الكثير من الوقت الضائع والطاقة. تجنب العمل ، المماطلة ، تعدد المهام ، والهاء جميع الأعمال الأساسية الجانبية ، إضافة الإجهاد ، وجعل أي عبء العمل يبدو أكبر مما هو عليه.
إذا كنت تواجه تحديا في عبء العمل ، فإليك تمرين لإكماله كل يوم: ضع عمودين على الصفحة. على اليسار ، قم بتسجيل الأولويات الثلاث إلى الخمس الأكبر والأكثر أهمية والأكثر تأثيرًا على الأداء - كما تعلمون ، تلك التي ستظهر في مراجعة نهاية العام ، تحصل على زيادة ، وجعل الإدارة تتساقط .
على الجانب الأيمن ، كل يوم ، تابع العمل الذي تقوم به بالفعل ومقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة. ثم ، قم بتتبع نسبة الوقت الذي تقضيه على أهم أولوياتك مقابل كل شيء آخر.
ماذا تلاحظ؟
إذا كانت هناك فجوة بين أهم أولوياتك وبين ما تقضيه وقتك ، فمن المحتمل أنك تعاني من تضخم عبء العمل. أنت تعمل على الكثير من المهام وتظل متأخراً ، لكن لا تنجز أهم الأشياء.
من ناحية أخرى ، إذا كنت تعطي أولوياتك القدر المناسب من الاهتمام وترك العمل الأقل أهمية حتى وقت لاحق (أو التراجع ، إذا كان هذا هو ما يتطلبه الأمر) ، فسيبدو عبء العمل أكثر واقعية. المكافأة: سوف تشعر أنك أكثر تركيزًا وإنجازًا في هذه العملية.
إليك نصيحة أخرى: كمدير ، إذا جاء لي أحدهم قائلًا إن حجم العمل الخاص به كبير جدًا ، أريد أن أرى هذا التحليل قبل أي محادثة أخرى. قبل أن تنقل مديرك للمشاكل المتعلقة بعبء العمل ، تأكد من أن لديك حقائق حول ما الذي يزيد حجمها حقًا.
2. نسبة الاتصالات الخاصة بك التي تم تصميمها وفقًا لأسلوب مستمعك
آه ، التواصل. أحب الاقتباس من جورج برنارد شو ، "المشكلة الكبرى الوحيدة في التواصل هي الوهم الذي حدث." ما مدى صحة ذلك؟
التواصل الضعيف بين أعضاء الفريق (والرؤساء) وفيما بينهم يلخص الأعمال ويجعل كل شيء أكثر صعوبة.
على الرغم من وجود العديد من الأسباب ، إلا أن هناك أحد الأسباب الرئيسية التي ظهرت في ورشة العمل ، وهذا سبب أراه كثيرًا: عند التواصل ، فغالبًا ما تفكر أكثر حول ما يجب أن تقوله ، بدلاً من كيف يحتاج الشخص الآخر إلى سماع ذلك.
اسمحوا لي أن أقدم لكم مثالا. جميعنا يتمتعون بنقاط قوة مختلفة وأساليب عمل وشخصيات. أميل إلى أن أكون سائقًا ، مما يعني أن لدي أسلوب اتصال مباشر جدًا. في بعض الأحيان في مسيرتي ، قيل لي إنني "مرعبة" أو "غير مستحسنة". من الصعب تصديق ذلك ، وأنا أعلم - لم أعتبر نفسي أبداً كذلك. لكن جمهوري فعل ، وهذا كل ما يهم.
استجابة لذلك ، تعلمت تكييف أسلوب الاتصال والمحتوى الخاص بي مع جمهوري. لذلك ، إذا كان هدفي هو شخص لديه علاقة قوية ومهتم بالجوانب الاجتماعية لبناء علاقة في العمل ، فقد يشعر أسلوبي المباشر أو المثير للتخويف أو الهيمنة.
عن طريق ضبط مقاربي - تسليم الرسالة نفسها ، ولكن بشكل أبطأ ، مع مزيد من النعمة الاجتماعية والتركيز على الاهتمام بالعلاقة مع ذلك الشخص - يمكن لهذا الشخص أن يسمعني بشكل أفضل. بعد ذلك ، يستمعون بالفعل ، بدلاً من الشعور بالخوف والدفاع.
ستتواصل بشكل أكثر فاعلية عندما تضع احتياجات جمهورك في الاعتبار. انظر إلى أنماط الاتصال المختلفة في مكان عملك وشاهد كيف يمكنك إعادة صياغة رسائلك حتى يتلقى الآخرون ما تقوله بشكل أفضل.
تذكر ، أنها ليست مهمة جمهورك لتفسير رسالتك. إن وظيفتك هي التواصل بطريقة يفهمها جمهورك.
3. الإجراءات التي اتخذتها لتعزيز العلاقات في مكان عملك
دعنا نواجه الأمر: الطريقة التي يتم بها العمل اليوم هي من خلال العلاقات التي تربطك مع من حولك. عندما لا تكون لديك علاقات قوية ، سيعاني عملك.
العلاقات الضعيفة في مكان العمل تخلق بيئة سلبية. فكر في الأمر: هل من المحتمل أن تذهب إلى الخفافيش لشخص لا تهتم به حقًا؟ كيف سيكون شكل الروح المعنوية إذا كانت هناك علاقات ضعيفة أو غير مبالية في المكتب؟ هل تستمتع بالذهاب إلى العمل بنفس القدر؟
حضر المشاركون في ورشة العمل لدينا تحت وطأة التحديات القادمة من مختلف الإدارات والثقافات المختلفة والأجيال المختلفة. في مكان العمل ، يمكنك بسهولة اختيار السماح لتلك الصفات بتقسيمك. أو ، يمكنك العمل من أجل التغلب على هذه الفجوات عن طريق إنشاء علاقات متعمدة ورعايتها مع من ليسوا مثلك. هناك العديد من الطرق لبناء علاقة مع الآخرين - وليس من الضروري أن تكون صعبة أو تستغرق وقتًا طويلاً.
على سبيل المثال ، اجعل نقطة التقاء شخص واحد لتناول القهوة كل أسبوع ، أو الجلوس مع مجموعة مختلفة على الغداء. مجاملة الآخرين (أصلي) على العمل الذي يقومون به ؛ إرسال ملاحظات التقدير عندما يبرر ذلك.
وإذا شعرت بوجود تعارض بينك وبين زميل آخر ، فلا تتجنبه (وتؤكد عليه نتيجة لذلك) - أدعوه / ها إلى محادثة لمناقشة خلافاتك وحلها. إن اتخاذ الإجراءات اللازمة لتعزيز العلاقات يقوي علاقاتك مع الفريق ويعزز ثقتك بنفسك أيضًا.
الآن ، أنت مجهز لتقييم يوم عملك من خلال عدسة جديدة جدًا. إذا تمكنت من التركيز على الأولويات وفعالية اتصالاتك وجودة علاقاتك ، فستحصل على نتائج مذهلة.
