ألا تحب فقط الأدوات أو الاختصارات أو الاختراقات التي تساعدك على إنجاز الأمور بشكل أسرع أو أكثر كفاءة؟ بعد كل شيء ، من يريد قضاء المزيد من الوقت في فعل أي شيء أكثر مما تحتاج إلى؟
في هذه المذكرة ، إليك ثلاث اختصارات رائعة في مكان العمل يجب أن تعرفها - جميعها توفر أطر عمل من شأنها أن تساعد في الحفاظ على تركيزك وعلى النقطة بغض النظر عن ما تعمل عليه.
1. أوهايو: تعامل معها مرة واحدة فقط
كم مرة تفتح رسالة بريد إلكتروني فقط للرجوع إليها وقراءتها؟ ربما ثلاث أو أربع مرات؟
هذا عمل فائق الإنتاج ، إلا إذا كنت تفكر بعمق في هذه المسألة. بالنظر إلى أن الخبراء يقولون إن 20٪ فقط من بريدنا الإلكتروني هو في الواقع أمر أساسي لوظائفنا ، فإن لمسه عدة مرات يجعل الوضع السيئ أسوأ.
بدلا من ذلك ، أوهايو! فتحه مرة واحدة وتفعل شيئا معها. (يعمل هذا أيضًا مع الأعمال الورقية أو البريد الوارد أو أي شيء آخر ، بالمناسبة). جرب هذه النصائح المفيدة من Getting Things Done للتعامل مع البريد الإلكتروني أو البريد الورقي بشكل أكثر فعالية.
- لا تحتاج ذلك؟ احذفه!
- إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بها ، ولكن لا تحتاج إلى اتخاذ إجراء فوري بشأنها ، فاحفظها بعيدًا.
- إذا كان بإمكانك التعامل معها فورًا - فكر في الرسائل التي تستغرق أقل من دقيقتين للرد عليها.
- بالنسبة للرسائل التي تحتوي على محتوى عمل حقيقي ، ستحتاج إلى تحديد الأولويات وقضاء بعض الوقت عليها ، وحفظها في مجلد "إجراء" ، ثم العودة عندما تكون مستعدًا للقيام بعمل مركّز في هذا المجال.
2. FIOSP: حقائق ، القضية ، الهدف ، الاستراتيجية ، الخطة
منذ عدة سنوات ، قام مرشد بمشاركة هذه العملية معي ، وأنا أستخدمها طوال الوقت لحل المشكلات أو حل المشاكل. إنها مساعدة كبيرة في تنظيم أفكاري والحصول على خطة عمل معًا ، سواء كنت أعمل في مشروعي الخاص أو مع فريق.
في المرة القادمة التي تواجه فيها أزمة عمل تحتاج إلى حلها في أسرع وقت ممكن ، جرب هذا:
حقيقة
ابدأ بتصحيح الحقائق. قد تميل إلى الذهاب إلى الافتراضات أو الملاحظات أو الآراء ، للقفز إلى حلول ، أو حتى إلقاء اللوم على جذر المشكلة. ولكن عند استكشاف الأخطاء وإصلاحها ، يجب أن تكون حلولك مضمنة في حقائق الموضوع.
على سبيل المثال ، دعنا نفترض أنك تحاول حل مشكلة عميل غير راض عن خدمة مركز الاتصال التي توفرها شركتك. هذه هي الحقائق:
يتم تشغيل أوقات الاستجابة في مركز الاتصال بنسبة 60٪ من المكالمات التي تم الرد عليها في غضون دقيقتين. ينص عقدنا على أننا بحاجة إلى الرد على 80 ٪ من المكالمات في غضون دقيقتين.
القضية
بمجرد أن تتوقف الحقائق عن الموضوع ، اذكر المشكلة التي تقودها الحقائق. مرة أخرى ، ابتعد عن اللوم وانظر إلى الآثار المترتبة على الوقائع:
يغرق العميل في شكاوى الموظفين بشأن خدمتنا ، مما يعرض عقودنا المستقبلية معهم للخطر. بالإضافة إلى ذلك ، فإن عدم امتثالك للعقد يكلف شركتنا 1000 دولار في اليوم من الغرامات.
موضوعي
هذا هو المكان الذي تتوضح فيه بالضبط ما هو هدفك في الموقف. وسوف يساعد في تحديد الفجوات بين الحقائق والأهداف.
هدفنا هو الرد على 80 ٪ من جميع المكالمات في غضون دقيقتين وفقا للعقد ، ومسح التراكم الحالي ، ووقف الغرامات التي نتكبدها.
إستراتيجية
أنت الآن تتراجع وتنظر إلى الصورة الكبيرة: كيف تتناسب القضايا مع الحقائق وما يجب أن يكون عليه الإجراء التصحيحي المناسب.
تتمثل استراتيجيتنا في إصلاح الأداء الضعيف عن طريق استقدام موظفين احتياطيين مدربين ، وتمديد ساعات مركز الاتصال لمدة ساعتين يوميًا هذا الأسبوع ، وعند الضرورة ، إجراء مكالمات إلى مركز لتدفق الفائض المدربين جيدًا.
خطة
بمجرد تحديد استراتيجيتك ، هذه هي الخطوات التكتيكية التي ستتخذها لتنفيذها. هنا ، يمكنك تعيين المهام والجداول الزمنية حسب الحاجة.
ادارة الحساب
- مراجعة خطة العمل التصحيحية مع العملاء عن طريق إغلاق العمل اليوم.
- توفير تحديثات العملاء كل 24 ساعة حتى استئناف مستويات الخدمة إلى معدل متوافق.
عمليات
- ضبط الأنظمة لاستيعاب ساعتين إضافيتين من التشغيل من قبل البوليفيين اليوم.
- استدعاء ثلاثة موظفين إضافيين بدوام كامل بحلول يوم الثلاثاء.
قانوني
-مراجعة الآثار المترتبة على العقد غير المتوافقة وتقييم الأضرار حتى الآن.
باستخدام هذا الإطار ، يمكنك الانتقال من الصداع إلى الحل بسرعة وسهولة ، وتوجيه فريقك إلى محادثة أكثر إنتاجية حول حل معضلات مكان العمل.
3. BRAN: الفوائد ، والمخاطر ، والبدائل ، لا شيء
لا ، لا أتحدث عن الحبوب هنا! إنها اختصار سريع لمساعدتك في تقييم إيجابيات وسلبيات وتأثيرات اتخاذ القرار.
على سبيل المثال ، لنفترض أن إدارتك تحاول تحديد ما إذا كنت تريد تعيين موظف جديد للمساعدة في حملات التواصل الاجتماعي أم لا.
لنلقِ نظرة على BRAN.
فوائد
- ارفع من انطباعاتك ووعيك بالعلامة التجارية من خلال خلق حضور ثابت في أفضل خمس مواقع وسائط اجتماعية يستخدمها جمهورنا.
- تنمو قائمتنا البريدية.
- زيادة وجهات النظر موقع على شبكة الإنترنت.
- تبقينا على حافة الرائدة في أسواق وسائل الإعلام الاجتماعية.
المخاطر
- من الصعب قياس عائد الاستثمار على حملات وسائل التواصل الاجتماعي. كيف سنعرف ما إذا كانت تعمل؟
- يضيف عدد النفقات والمصاريف المرتبطة بالتأجير الجديد.
- لست متأكداً مما إذا كان الوعي بالعلامة التجارية الاجتماعية سوف يسهم في نمو الإيرادات
البدائل
- تخصيص وسائل التواصل الاجتماعي للموظفين الحاليين على نطاق أصغر وقياس النتائج.
- ابحث عن متدرب منخفض التكلفة لإثبات المفهوم خلال الصيف.
- مشاركة تكلفة مدير الوسائط الاجتماعية مع الإدارات الأخرى في المنظمة.
لا شيئ
- استمر في الوضع الراهن من خلال جهود التسويق الحالية ، ولا تضيف عددًا أو نطاقًا ، ولا تجري أي تغييرات لتنمية مقطع الوسائط الاجتماعية.
تذكر ، لديك دائمًا خيار عدم القيام بأي شيء. في بعض الأحيان ، "ليس بعد" هو إجابة جيدة بما يكفي حتى تقوم بجمع مزيد من المعلومات أو المزيد من التمويل أو بيان فائدة أوضح.
غالبًا ما يكون مكان العمل معقدًا ، ولكن استخدام الأطر والأدوات يمكن أن يساعد في تجاوز بعض هذا التعقيد - والتوصل إلى حلول وقرارات تخدمك أنت وعملك بشكل أفضل!
