نعلم جميعا أن العمل ينطوي ، حسنا ، العمل. حتى لو كنت تحب عملك ، فلن يكون الأمر سهلاً دائمًا ، ولا يمكن أن يكون دائمًا ممتعًا.
لكن في بعض الأحيان نريد أن تكون وظائفنا أسهل (أو كثيرًا). نريد أن ننجز أعمالنا بسرعة أكبر ، حتى لا نشعر بالإرهاق أو الإرهاق ، وأن نحصل على المزيد من الوقت للأشياء التي نحبها حقًا.
والخبر السار هو أن هناك طرقًا للقيام بذلك (دون أن تكون متهربًا تمامًا). تحقق من النصائح والحيل المفضلة لدينا أدناه للحصول على مزيد من الإنتاجية ، وإزالة الأشياء التي لا تحتاج إلى القيام بها من قائمة مهامك ، واجعل من أداء وظيفتك تجربة ممتعة أكثر بكثير.
1. لا تخطط للقيام بالكثير جدًا
إليك سر بالنسبة لك: معظم قوائم المهام طويلة جدًا ، مما يؤدي إلى إرهاق وإجهاد عندما لا يتم إنجاز كل ذلك. بدلاً من ذلك ، افترض أنه يمكنك فقط الحصول على شيء واحد كبير ، وثلاثة أشياء متوسطة ، وخمسة أشياء صغيرة يتم تنفيذها يوميًا (أقل إذا كان لديك الكثير من الاجتماعات). لقد أنشأنا قالبًا لمساعدتك في تخطيط قائمة مهام أكثر منطقية.
2. التركيز على مهام المكافآت العالية
ركّز معظم طاقتك على تلك المهام التي ستنشئ أكبر النتائج. ستبدو كما لو كنت تفعل أكثر من ذلك بكثير ، ولكن سرا بمجهود أقل. غالبًا ما يطلق على ذلك الحصول على الثمار المنخفضة - المكافآت التي يمكنك تحقيقها بأقل جهد ممكن.
3. العمل في سباقات السرعة
لقد قيل مرارًا وتكرارًا أن سر إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل هو العمل على رشقات نارية ، مع فترات راحة بينهما. ستعتمد الفواصل الزمنية التي تختارها على عملك وتفضيلاتك ، ولكن ، كل ما تذهب إليه ، اضبط مؤقتًا ، وابذل قصارى جهدك للبقاء في تركيزك خلال هذه الفترة الزمنية ، ثم استيقظ فعليًا واستريح. ستشعر بقدر أكبر من الحيوية خلال جلسات العمل الخاصة بك وتكون في نهاية المطاف أكثر كفاءة.
4. أعط كل يوم سمة
هل تبقي الانحرافات عن مسارك عن التركيز على الأشياء المهمة الفعلية؟ استخدم Jack Dorsey - المؤسس المشارك لـ Twitter والمدير التنفيذي لـ Square - وحاول إعطاء سمة كل يوم. وبهذه الطريقة ، عند ظهور الانحرافات ، فأنت تعلم إما أن تضربهم بيوم آخر ، أو إذا تعين عليك التعامل معهم بسرعة والعودة إلى المسار الصحيح.
5. ابدأ بالمهمة الأكثر صعوبة
من خلال التخلص من أصعب شيء في صحنك من أول شيء في الصباح ، ستشعر بقية اليوم بالطريقة الأسهل بالمقارنة. بالإضافة إلى ذلك ، فلن تهدر الطاقة العقلية طوال اليوم في التفكير في هذا الشيء الصعب الذي عليك القيام به.
6. اتبع طاقتك
كل شخص لديه أوقات معينة من اليوم عندما تكون أكثر أو أقل إنتاجية. إذا قمت بجدولة مشاريع كبيرة خلال فترات توقف الطاقة لديك ، فإنك تجعل عملك أكثر صعوبة على نفسك. بدلاً من ذلك ، حاول تعيين يومك المثالي بناءً على مستويات الطاقة لديك.
7. لا تحاربها عندما تشعر بعدم فائدة
ربما يكون أحد أصعب الأشياء التي عليك القيام بها في العمل هو إجبار نفسك على العمل بجد عندما لا تشعر حقًا بلعبة اللعبة. لذلك ، ما لم يكن لديك موعد نهائي معلق ولا يمكنك إطلاقًا تأجيل هذه المهمة المحددة وفعل شيء أكثر ملاءمة لقدراتك العقلية. تشير الكاتبة كاتي دوثويت إلى أن هذا وقت رائع لإنهاء تلك المهام الرتيبة المملة.
8. استخدام قوالب كلما استطعت
لماذا إعادة اختراع العجلة في كل مرة يتعين عليك القيام بشيء ما؟ هل لديك بريد الكتروني لديك لكتابة في كثير من الأحيان؟ استخدام القالب. تحتاج إلى إنشاء عرض تقديمي؟ استخدام القالب. إعادة تصميم سيرتك الذاتية؟ استخدام القالب. يمكنك الحصول على الصورة.
9. إعداد الردود المعلبة
والأفضل من ذلك ، إذا كنت تستخدم Gmail ، فقم بإعداد هذه القوالب كردود معلّبة ، حتى لا تضطر إلى ترك البريد الوارد لإسقاطها وإرسالها.
10. إعداد النص التلقائي
إذا كنت تستجيب غالبًا للرسائل أثناء التنقل من هاتفك ، فقم بتسهيل ذلك على نفسك من خلال إعداد نص تلقائي. على سبيل المثال ، يمكن توسيع "خطوة" لملء خطوة المصعد - وهذا يعني أنك لست مضطرًا لكتابة كل شيء في كل مرة على لوحة المفاتيح الصغيرة. اقرأ هنا لمعرفة المزيد حول كيفية إعداده.
11. أو لا تكتب على الإطلاق
يمكنك أيضًا استخدام ميزة التحدث إلى النص في هاتفك للاستجابة للرسائل بسهولة وسرعة أكبر. تشرح الخبيرة الإنتاجية أليكس كافولاكوس كيف تستخدمها لمصلحتها هنا.
12. تقصير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
سنخمن تخمينًا شديدًا أن الرد على رسائل البريد الإلكتروني يستغرق الكثير من وقتك وطاقتك. ماذا لو جعلت الأمر أسهل بالنسبة لك من خلال وضع حد لطول كل استجابة؟ من الواضح أن بعض الرسائل يجب أن تكون أطول من غيرها بالضرورة ، لكن تحدّ نفسك في إبقائها تحت خمس جمل طويلة (أو حتى أقصر!) كلما أمكن ذلك.
13. فقط قم بإجراء محادثة
سلاسل البريد الإلكتروني طويلة حصلت لك أسفل؟ عندما تبدأ المحادثة في الالتفاف ، عليك التفكير فيما إذا كان من السهل القفز على الهاتف أو إعداد اجتماع للتحدث بها. في بعض الأحيان يمكن أن تؤدي محادثة مدتها 10 دقائق إلى القضاء على ساعات من رسائل البريد الإلكتروني.
14. القضاء على متابعة رسائل البريد الإلكتروني
لا شيء يجعل الرد على رسائل البريد الإلكتروني أصعب من بريدك الوارد الذي يملأ باستمرار رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة من أشخاص لم تتح لهم الفرصة للرد حتى الآن. لذا ، قم بإعداد استجابة تلقائية تتيح للأشخاص معرفة أنك قد تلقيت الرسالة وسوف ترد في الوقت المناسب ، ونأمل أن تثني القنادس المتلهفة عن إرسال بريد إلكتروني دائمًا إليك. يمكنك حتى تضمين إجابات للأسئلة الشائعة ، للمساعدة في مساعدة الرسول في مساعدة نفسها (ومنعك من الإجابة على الإطلاق).
15. توظيف استراتيجية OHIO
كم مرة تفتح رسالة بريد إلكتروني ، تقرأها ، ثم تتركها في صندوق الوارد الخاص بك للتعامل معها لاحقًا؟ لا تفعل هذا! يتطلب الأمر الكثير من وقتك وطاقتك في معالجته عدة مرات. بدلاً من ذلك ، اتبع إستراتيجية OHIO (تعامل معها مرة واحدة فقط) وتعامل معها على الفور ، سواء كان ذلك عن طريق حذفها أو الرد عليها أو إطلاقها على الشخص المناسب أو - للحصول على رسائل أكبر تتطلب المزيد من الوقت ، قم بتوزيعها على مهام لوضعها على قائمة المهام الخاصة بك.
16. تخلص من أكبر عدد ممكن من القرارات
إجهاد القرار حقيقي - وقد يجعل أيامك أكثر صعوبة. لمنعه من التأثير على عملك ، تخلص من أكبر عدد ممكن من القرارات. قد يعني هذا ارتداء ملابس العمل حتى لا تضطر إلى اختيار ملابس كل يوم ، أو إحضار نفس الشيء للغداء لمدة أسبوع ، أو عقد اجتماع دائم مع رئيسك في العمل حتى لا تضطر دائمًا إلى التواصل مع الآخرين لواحد. كل ما يتطلبه الأمر لوضع الكثير من قراراتك على الطيار الآلي.
17. وقف تعدد المهام
قد تجعلك هذه العادة تشعر وكأنك تنجز المزيد من العمل ، لكنها في الواقع تبطئك وتجعل عملك أكثر صعوبة مما يجب. لذا بذل قصارى جهدك للتركيز على مهمة واحدة حتى يتم الانتهاء ، ثم انتقل إلى الشيء التالي. ستجد عقلك واضحًا وعملك أفضل (وأسهل).
18. ترك نفسك Cliffhanger
في بعض الأحيان ، يبدأ الجزء الأصعب من العمل في شيء ما. لذا ، اجعل من السهل القفز إلى مهمة من خلال ترك نفسك متسلقًا. هذا يعني ، إذا كنت تجر قدميك لبدء مشروع ، فقط ابدأ ، وقم بقليل منه (حتى لو لم يكن أفضل عمل لك) ، ثم اترك الأمر غير مكتمل للعودة إلى اليوم التالي. سيكون الانتقال أسهل حالما يكون لديك بالفعل مكان للقفز فيه.
19. قم بإزالة شيء ما من قائمة مهامك
فكر بجدية في كل عنصر في قائمة مهامك لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء غير مهم بالفعل. هذا ينطبق بشكل خاص على الأشياء التي تبقي على الموقد الخلفي. يجدر أن تسأل نفسك ، "إذا كنت أؤجل ذلك كثيرًا ، فهل هذا ضروري حقًا؟"
20. قل "لا" لشيء ما
بالإضافة إلى إزالة شيء ما من اللوحة الخاصة بك ، فكر في قول "لا" في كثير من الأحيان لمطالب جديدة. من الواضح أنك لا تستطيع القيام بذلك طوال الوقت فقط للخروج من العمل ، ولكن إذا كنت تشعر بالإرهاق أو كنت تطلب شيئًا غير متعلق بالعمل (مثل إجراء مقابلة إعلامية مع طفل صديق) ، فقم بامتصاصها. وقل "لا". إليك بعض الاقتراحات حول كيفية قولها جيدًا لرئيسك وأصدقائك.
21. باستمرار اجتماعات السؤال
في حالة عدم سماعك ، يمكن أن تصبح الاجتماعات مضيعة للوقت بسهولة. في كل مرة تقوم فيها بجدولة اجتماع - حتى اجتماع متكرر - يجب أن تتساءل حقًا عما إذا كان يجب أن يحدث على الإطلاق ، سواء كنت تقضي وقتًا طويلاً للغاية في ذلك ، أو ما إذا كنت بحاجة إلى الحضور. إذا كنت تشعر أن الإجابة على أي من هذه الأسئلة هي "لا" ، ففكر في التعديل (أو التحدث إلى رئيسك في العمل للتأكد من أنك تستخدم وقتك بأكبر قدر ممكن من الفعالية).
22. لديك قائمة "إلى عدم"
لتساعد نفسك على قول "لا" أكثر وتقليل إجهاد القرار ، ابدأ بقائمة "لا يجب" ، وهي قائمة بالأشياء التي يجب ألا تضيعي وقتك في القيام بها. تحقق من هذه الأفكار لتبدأ.
23. مندوب بعض عملك
هل هناك مهمة تقومون بها بالفعل ، هل أنت خائف حقًا ، أو تشعر أنك لم تعد جزءًا من وصف وظيفتك؟ فكر فيما إذا كان الأمر يستحق تفويضه إلى موظف مبتدئ أو ، إذا كنت غارقًا حقًا ، ما إذا كان قد حان وقت إحضار تقرير داخلي أو جديد مباشرة. فيما يلي بعض الإرشادات لمعرفة ما إذا كان التفويض هو الطريق الصحيح للذهاب.
24. أو Crowdsource ذلك!
تقترح الكاتبة جينيفر ديزيورا التعهيد الجماعي كوسيلة "لبذل مجهود أقل لنفسك بينما تجعل العملاء والمستخدمين أكثر سعادة". في جوهرها ، تعمل مع العميل أو المستخدم لتقديم المقترحات والعروض التقديمية وما شابه ذلك. لمعرفة المزيد حول كيفية اللعب في حياتك العملية اليومية ، راجع مقالتها.
25. قم بتبادل العمل
لديك مهمة كنت تخيفها أو غير متأكد من كيفية التعامل معها؟ اسأل زميلًا في القسم إذا كانت تريد إجراء مبادلة! في الأساس ، تقوم بإرسال إحدى المهام الأقل تفضيلاً في طريقها ، وترسل إليك إحدى هذه المهام. لن تضطر إلى جر نفسك من خلال شيء كنت تخيفه ، لكن العمل سينتهي - يحتمل أن يكون أفضل مما كنت قد فعلت ذلك بنفسك ؛ شخص ما لم يتفاقم بسبب المهمة قد يكون قادرًا بسرعة على رؤية شيء لا يمكنك فعله.
26. تجنب الكمال (إلا في الحالات التي يهم فيها حقًا )
إن الضغط على نفسك لجعل عملك مثاليًا لا يقتصر فقط على إجهادك ، بل قد يؤدي إلى إبطاءك وتسببك في تسويف الأشياء النهائية لأنك تشعر بالقلق من أنها ليست على صواب. في بعض الحالات (إرسال تقرير كبير في نهاية العام إلى رئيسك ، ونسخة تنتشر إلى العالم) ، يعد هذا النوع من الاهتمام بالتفاصيل أمرًا بالغ الأهمية. لكن في حالات أخرى (إرسال بريد إلكتروني إلى زميلك ، والحصول على المسودة الأولى من العرض التقديمي لفريقك) ، فإن التركيز على الكمال يجعل حياتك أصعب مما يجب أن تكون عليه.
27. ابحث عن طرق لتبسيط العمليات
هل هناك مهمة تأخذك دائمًا إلى الأبد؟ شيء ما تشعر أنه أكثر صعوبة مما ينبغي أو شيء يستغرق الكثير من وقتك؟ بدلاً من مجرد النقل بالشاحنات مرارًا وتكرارًا ، تحقق مما إذا كان هناك أي طرق يمكنك من خلالها تبسيط هذه العمليات. ربما تتحدث إلى شركات أخرى لمعرفة ما إذا كانت قد وجدت طريقة أسهل. ربما يكون التنسيق مع الإدارات الأخرى لمعرفة ما إذا كان يمكنهم المساعدة في توفير الوقت أو الجهد. (على سبيل المثال ، هل هناك شيء قد يتمكن الفريق الهندسي من بنائه بسرعة مما يوفر لك الكثير من الوقت؟)
28. استئجار مساعد الظاهري للأشياء الصغيرة
لدينا جميع هذه الأشياء الوضيعة التي تستغرق منا ساعات لإكمالها ولكن يمكن القيام بها بسهولة من قبل شخص آخر. إذا لم يكن لديك شخص ما في الشركة لتفويضه إليه ، ففكر في تعيين مساعد افتراضي لمساعدتك. يمكن أن يفعلوا أي شيء من جدولة خطط السفر إلى تدقيق تقاريرك إلى القيام بأعمال التصميم الشاقة في عرضك التقديمي التالي - أي شيء تثير رغبتك في البدء ولا يلزمك فعله بنفسك. تحقق من نصيحة الخبير في الكفاءة ماريسا براسفيلد لمعرفة ما إذا كان هناك شيء يستحق الاستعانة بمصادر خارجية.
29. الحصول على كل شيء السوبر المنظمة
الملفات الخاصة بك. مجلدات الكمبيوتر الخاص بك. الجزء العلوي من مكتبك. بريدك الوارد. خذ الوقت الكافي للتنظيم حتى لا يكون العثور على الأشياء التي تحتاج إليها أبدًا عقبة أمام بدء المهمة. مهلا ، يمكن أن يتم كل ذلك في 30 دقيقة فقط!
30. لا تدع زملائك يقاطعونك
من المحتمل أن يكون زملائك في العمل جيدًا ، ولكن دفقهم المستمر من تحديثات الرسائل الفورية ، أو طرح أسئلة سريعة عليك حول أحدث مشروع ، أو الدردشة المباشرة حول عطلات نهاية الأسبوع الخاصة بهم يمكن أن تفسد على نحو خطير تدفق تركيزك ، مما يجعل من الصعب إنجاز المهام الصعبة . قم بإعداد أنظمة تنبه زملائك في المكتب عندما تكون في المنطقة - سواء أكانت رسالة لا تزعجك على الدردشة أو سماعات الرأس الضخمة التي تشير إلى أنك لن تتضايق - وقم بتوصيلها بوضوح.
31. خذ قيلولة
معرفة ما إذا كان يمكنك التسلل في غفوة السلطة خلال فترة الركود بعد ظهر اليوم. حتى 20-30 دقيقة من إغلاق العين يمكن أن يوفر لك دفعة من الطاقة أكثر مما تستطيع القهوة ، وتحسين حالتك المزاجية ، وتعزيز قدراتك التحليلية والتعلمية ، والتخلص من الإجهاد - مما يجعل بقية اليوم أسهل بكثير وأكثر متعة. لذا أغلق بابك ، أو تسلل إلى سيارتك ، أو افعل كل ما يتطلبه الأمر للحصول على قليل من النوم.
