31 نصائح لجعل البريد الإلكتروني تمتص أقل - the muse

البريد الإلكتروني: نحن نحبها ، نكرهها ، نحب أن نكرهها. ولكن نظرًا لعدم حدوث ذلك في أي وقت قريب ، فنحن هنا لمساعدتك على تحقيق أفضل النتائج.

من النصائح الخاصة بالتشغيل من خلال البريد الوارد الزائد إلى الاستراتيجيات التي تساعدك في الحصول على قدر أقل منه في المقام الأول إلى الطرق الذكية للتأكد من أن رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها تحدث أثراً كبيراً ، لدينا كل ما تحتاجه لتحويل صندوق الوارد الخاص بك إلى قوة الاتصالات.

إذا كنت تريد: احتفظ بصندوق الوارد الخاص بك

1. تتمثل أسهل طريقة لإيقاف تلقي الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في المقام الأول في إلغاء الاشتراك في هذه العشرات من الرسائل الإخبارية التي تنوي قراءتها من نوع ما - لكنك لا تفعل ذلك أبدًا. Unroll.me هي الطريقة الأسهل المطلقة لتحديد هؤلاء المصاصون في صندوق الوارد الخاص بك - وإلغاء الاشتراك الجماعي.

2. إذا كنت تتلقى الكثير من البريد غير المرغوب فيه من الأفراد ، فيمكنك أيضًا تجربة BoxBe. يستخدم BoxBe ما يطلق عليه "قائمة الضيوف" المخصصة لضمان حصولك على بريد إلكتروني من الأشخاص الذين يهمك ، أثناء فحص الرسائل من أي شخص آخر في "قائمة انتظار" منفصلة. سيتلقى أي شخص غير موجود في قائمة الضيوف الخاصة بك طلب التحقق من رسالتهم قبل تسليمها إلى صندوق الوارد الخاص بك.

3. حاول استخدام الرد التلقائي للبريد الإلكتروني - وليس فقط عندما تكون خارج المكتب. لا يجب أن يكون الرد التلقائي طويلاً أو مفصلاً ، لكن رسالة "مرحبًا ، لقد تلقيت بريدك الإلكتروني وسأعود إليك عندما أستطيع!" قد تمنع القنادس المتحمسين من إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة قبل كان لديك فرصة للرد. إليك كيفية إعداده.

4. قاوم الرغبة في الرد على كل بريد إلكتروني بالطريقة الصحيحة. كما توضح Alexandra Franzen ، "تميل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني" العاجلة "إلى حل نفسها دون مساعدتكم. باختيار عدم الرد على الفور ، فأنت تقوم بتدريب الناس على الاعتماد على الذات بشكل أكبر ، بينما تقوم بتكوين توقعات واقعية عاقلة حول مدى سرعة الرد. "

5. منع متابعة رسائل البريد الإلكتروني عن طريق إنهاء رسائلك بتعليمات واضحة بدلاً من الأسئلة. بدلاً من القول ، "هل يجب أن نعيد الاتصال في الأسبوع القادم؟" حاول "سأعطيك مكالمة صباح الثلاثاء لإعادة الاتصال." إذا لم ينجح ذلك ، فسوف يخبرك المستلم - لكن بخلاف ذلك ، منعت لا لزوم لها ذهابا وإيابا.

إذا كنت ترغب في: تقليل الوقت الذي تقضيه في إرسال البريد الإلكتروني

1. تريد أن تبقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على حد سواء قصيرة ومنتجة؟ التزم بجعل كل رسالة خمس جمل طويلة أو أقل. حتى أنه تم تصميم موقع للمساعدة: five.sentenc.es! كما يوضح ، "تعامل مع جميع استجابات البريد الإلكتروني مثل الرسائل النصية القصيرة SMS ، باستخدام عدد معين من الحروف لكل رد. نظرًا لأنه من الصعب جدًا حساب الأحرف ، فنحن نحسب الجمل بدلاً من ذلك. "هل تحتاج إلى بعض النصائح حول إبقاء الأمور قصيرة ، ولكن لا تزال مهذبة؟ إليوت بيل لديه بعض النصائح الرائعة.

2. إذا وجدت نفسك يرسل نفس الرسائل عبر البريد الإلكتروني مرارًا وتكرارًا ، فاحفظ القوالب في مجلد المسودات (فيما يلي 27 للبدء) أو استفد من مختبر "الردود المعلبة" في Gmail ، والذي يتيح لك حفظ أي عدد من الاستجابات وإدراجها بسهولة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. (راجع كيفية إعداده ، بإذن من Gadgetwise.)

3. إرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني من هاتفك؟ جرب النص التلقائي ، وهي أداة تتيح لك كتابة اختصار مخصص يتوسع بعد ذلك إلى نص كامل. على سبيل المثال ، يمكن توسيع الكتابة "rl8" لتشمل "أنا متأخّرة" ، وهو أمر مفيد عند الركض إلى اجتماع. (إليك كيفية إعداده.)

4. ما لم تتطلب وظيفتك أن تكون مستجيبًا فورًا لرسائل البريد الإلكتروني ، فقم بتعيين عدة مرات كل يوم ستقوم فيها بالتحقق من صندوق الوارد الخاص بك. هذه المرة يمكن أن تكون مختلفة كل يوم ، فقط يجب أن تكون مقصودة (على سبيل المثال ، اليوم سأخصص جانبا من 9-10 صباحا للذهاب من خلال صندوق الوارد الخاص بي ، ثم سأنظر في ذلك مرة أخرى من 4-5).

5. أضف علامتين (أو فلاتر في Gmail) إلى صندوق الوارد الخاص بك: "الرد السريع" و "يتطلب وقتًا مركزًا". عندما تعلم أن لديك كتلة صلبة من الوقت غير المنقطع ، ابدأ بفتح مجلد الوقت المركّز لديك ، وحدد ما تريده أكثر من غيرك. بحاجة إلى معالجة. وفي المرة القادمة لديك بضع دقائق لتجنيبها أثناء انتظار الحافلة أو في الطابور لتناول القهوة ، افتح مجلد "الرد السريع" بدلاً من التحقق من Instagram.

6. قم بإعداد البريد الإلكتروني الخاص بك بحيث بمجرد تعاملك مع بريد إلكتروني واحد وحفظه بعيدًا أو حذفه ، يتم نقلك مباشرةً إلى الرسالة التالية في صندوق الوارد الخاص بك بدلاً من الرجوع إلى قائمة رسائل البريد الإلكتروني. (بالنسبة إلى Gmail ، يمكنك القيام بذلك عبر خيار "التقدم التلقائي" في مختبرات Gmail.) هذا يقلل من أي وقت تقضيه في تحديد الرسالة التي يجب الانتباه إليها بعد ذلك!

7. بحاجة إلى الحصول على مجموعة من البريد الإلكتروني في فترة زمنية قصيرة؟ جرب لعبة البريد الإلكتروني ، التي تمنحك خمس دقائق لتتصفح أكبر عدد ممكن من رسائل البريد الإلكتروني وتكافئك بالنقاط. كما يركز أيضًا على معالجة 10-20 رسالة بريد إلكتروني في وقت واحد ، مما يجعل معركة صندوق الوارد لديك أكثر حجمًا.

إذا كنت تريد: تنظيم صندوق الوارد الخاص بك

1. لا تحتفظ بجميع رسائلك الإلكترونية في صندوق الوارد الخاص بك - إما حذفها أو حفظها أو أرشفتها بمجرد معالجتها. توصلت دراسة أجراها عام 2011 من معهد العلوم العصبية في جامعة برينستون إلى أنه "عندما تكون البيئة الخاصة بك مشدودة ، فإن الفوضى تقيد قدرتك على التركيز". وهذا ينطبق على بيئتك الافتراضية أيضًا ؛ كلما زاد عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يمكنك رؤيتها - حتى تلك التي لم تعد مهمة - زاد الوقت الذي يقضيه عقلك في التفكير عن غيرهم.

2. بالنسبة للأشخاص الذين لا يحبون قوائم المهام ، فإن الحل السهل (أو هكذا يعتقدون) هو استخدام صندوق الوارد الخاص بهم كحل واحد. ولكن بالنسبة للمهام الحقيقية ، مثل "إنشاء اقتراح لعميل جديد" أو "دفع إيجار المكتب" ، فقد حان الوقت لإيجاد نظام قائمة مهام يناسبك. إن استخدام صندوق الوارد الخاص بك كقائمة مهام يجب أن يضع وقتك في أيدي الآخرين - مع كل رسالة بريد إلكتروني جديدة تأتي مهمة جديدة ، سواء أعجبك ذلك أم لا. لكن الاضطرار إلى إضافة مهمة بوعي إلى قائمة المهام الخاصة بك يمثل فرصة لتحديد ما إذا كان يجب عليك فعل ذلك الآن ، بدلاً من العمل الآخر.

3. يمكنك استخدام Gmail لتخطي بعض رسائل البريد الإلكتروني الوارد الوارد تلقائيًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تدفع فاتورة الكبل الخاصة بك تلقائيًا ، فيمكنك أرشفتها تلقائيًا وإضافة العلامة "المالية". لن تضطر إلى رؤيتها أبدًا ، ولكن إذا كنت بحاجة إليها ، فأنت تعرف أين يمكنك العثور عليها. الحديث عن العثور على الأشياء …

4. قبل إرسال أي بريد إلكتروني ، اقرأه للبحث. ما الذي تبحث عنه للعثور على هذا البريد الإلكتروني في وقت لاحق؟ هل هذه الكلمات في البريد الإلكتروني؟ قد ترغب في تغيير "ملاحظات من الاجتماع مع جاك" إلى "ملاحظات من اجتماع أغسطس مع جاك سميث من أمازون".

5. هناك بالفعل الكثير من أوامر البحث التي تجعل العثور على بريد إلكتروني قديم أسهل بكثير. فيما يلي كتاب تمهيدي حول كيفية العثور على أي بريد إلكتروني حسب الموضوع والموضوع والمرسل والمزيد.

إذا كنت ترغب في: جعل طريقك صندوق الوارد برودة

1. هل ترغب في وضع أي ملاحظات لاصقة على بريدك الوارد؟ تتيح لك Notes for Gmail المسماة بشكل مناسب تثبيت الملاحظات والعلامات على أي رسالة بريد إلكتروني - ملاحظات دبوسية في سلسلة رسائل بريد إلكتروني ، في الجزء العلوي من عرض رسائل البريد الإلكتروني المرسلة ، أو في أي مكان آخر في صندوق الوارد الخاص بك.

2. الوظيفة الإضافية لـ Gmail Rapportive هي حلم شبكي: يعرض المكون الإضافي معلومات التواصل الاجتماعي الخاصة بجهات الاتصال داخل علبة الوارد الخاصة بك ، حتى تتمكن من الاتصال بهم على LinkedIn و Facebook و Twitter دون مغادرة Gmail. يمكنك أيضًا الاطلاع على قائمة لكمة من رسائل البريد الإلكتروني الحديثة منها وتسجيل الملاحظات الخاصة لإرفاقها بعناوينها في حسابك.

3. مثل Gmail على المنشطات ، Gmelius هو امتداد للمتصفح لمتصفح Chrome و Firefox و Opera الذي يعزز بشكل كبير تجربة Gmail مع كل شيء بدءًا من واجهة التنظيف (لا توجد إعلانات أخرى!) إلى القدرة على حظر متتبعات البريد الإلكتروني لحماية خصوصيتك. الميزة المفضلة الأخرى هي زر "إلغاء الاشتراك" التلقائي الذي يحل محل زر "البريد العشوائي" في Gmail كلما اكتشف Gmelius قائمة بريدية.

4. أنت تعرف تلك الرسائل الإلكترونية التي تعرف أنك لن تصل إليها إلا في وقت لاحق ، لكنك تخشى أنك ستنسى؟ البرنامج المساعد Boomerang ، المتوفر حاليًا لـ Gmail و Outlook ، مثالي للتعامل معهم. يمكنك جدولة رسالة بريد إلكتروني لتختفي والعودة لاحقًا - عندما تكون مستعدًا للتعامل معها - تاركًا علبة الوارد الخاصة بك أكثر وضوحًا حتى ذلك الحين. يسمح لك Boomerang أيضًا بجدولة إرسال بريد إلكتروني في وقت لاحق وإعداد رسائل بريد إلكتروني متكررة.

5. راجع ميزات Gmail الاختبارية - التي تتيح لك تجربة ميزات Gmail الإضافية مثل "تراجع عن الإرسال" وعرض التقويم الخاص بك مباشرة في صندوق الوارد الخاص بك. انتقل إلى إعدادات Gmail الخاصة بك ، ثم انقر فوق "Labs" للبدء.

6. تجد نفسك توقيع أو إرسال الكثير من الوثائق والعقود؟ يتيح لك Hellosign لـ Gmail توقيع المستندات وملء النماذج دون مغادرة البريد الوارد - منقذ حقيقي لأولئك منا الذين يكرهون الماسحات الضوئية والطابعات وأجهزة الفاكس.

إذا كنت ترغب في: اقرأ رسائلك الإلكترونية

1. اجعل أول 50 حرفًا من كل رسالة موجزة وقابلة للتنفيذ قدر الإمكان ، وفقًا لشركة Fast Company . يجعل الافتتاحية الجذابة من المحتمل جدًا أن يستمر المستلمون في القراءة.

2. تبدو الكتل الطويلة من النص شاقة في القراءة ، لذا فكر في كيفية جعل النص أكثر قابلية للقراءة. استخدم الرموز النقطية والقوائم والنصوص والفقرات القصيرة التي يمكن تخطيها بسهولة. تواجه مشكلة في خفضه؟ قد تكون علامة على أنك تحاول تغطية الكثير.

3. إذا واجهت أكثر من نقطة واحدة أو طرحت أكثر من سؤال في بريدك الإلكتروني ، فتأكد من أن هذه العناصر تبرز من بقية السرد بوضعها بالخط العريض أو تسليط الضوء عليها أو ترتيبها في قائمة نقطية. يقوم التباين بشكل طبيعي بتوجيه عين المستلم إلى لحمة الرسالة (القطعة التي لا يمكنك تحمل تفويتها!).

4. قدم أي أسئلة تطرحها محددة قدر الإمكان. "ما رأيك في الاقتراح؟" ليس سؤال جيد. "هل يمكننا المضي قدمًا في اقتراح البائع بمبلغ 20.000 دولار بحلول يوم الجمعة؟"

5. هل ترغب في الإمساك برئيسك أو شخص مهم في يوم أقل ازدحاما ولكنك لا تعرف جدول مواعيده؟ تجنب إرسال بريد إلكتروني يومي الثلاثاء والخميس. هذه هي أعلى أيام حجم البريد الوارد للبريد ، ولا تريد أن تضيع رسالتك المهمة في بحر من الرسائل الإخبارية والعروض والمراسلات الأخرى.

6. اجعل عدد سطر الموضوع الخاص بك - شيء يعطي المستلم فكرة واضحة عما سيكون داخل البريد الإلكتروني. (المكافأة: سيساعدك هذا أيضًا في البحث عن الرسالة بسهولة في صندوق الوارد الخاص بك في حالة دعوة المستلم للمناقشة بدلاً من الكتابة عبر البريد الإلكتروني.)

7. وجد باحثون من جامعة كارنيجي ميلون أن أكثر رسائل البريد الإلكتروني فاعلية تحتوي على موضوعات ترضي أحد الأمرين: الفضول (عظيم إذا كنت في التسويق) أو المنفعة (ربما الأفضل بالنسبة لنا). فيديو مدته دقيقة واحدة لمعرفة المزيد.

8. هل تريد حقًا التأكد من قراءة رسائلك؟ امتداد Chrome يتيح لك MailTrack معرفة ما إذا كان الأشخاص قد قرأوا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أم لا. وإذا لاحظت أنه يجلس هناك غير مقروء؟ تحقق من هذه النصائح لمتابعة الطريق الصحيح.