اعتمادًا على إصدار Microsoft Office الذي تستخدمه ، قد يحتوي على مجموعة متنوعة من التطبيقات. عادةً ما يحتوي العرض الأساسي على Word و Excel و PowerPoint و Outlook. لا يبدو أن PowerPoint يوفر أي أمان أصيل ، لكن Word و Excel و Outlook يوفر مستوى معينًا من التشفير.
تأمين مستندات Word
بالنسبة لمستندات Microsoft Word (Word 2000 والإصدارات الأحدث) ، يمكنك اختيار مستوى أعلى من الأمان عند حفظ الملف. بدلاً من النقر فوق "حفظ" ، انقر فوق ملف، ثم حفظ باسم واتبع الخطوات التالية:
- انقر فوق أدوات في الزاوية اليمنى العليا من مربع الحوار حفظ الملف
- انقر فوق خيارات الأمان
- يوفر مربع "خيارات الأمان" مجموعة متنوعة من الخيارات:
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع بجوار كلمة المرور لفتح إذا كنت ترغب في أن يكون الملف غير قابل للوصول بشكل كامل بدون كلمة المرور
- في Word 2002 و 2003 ، يمكنك النقر فوق المتقدمة زر بجوار مربع كلمة المرور لاختيار مستوى أعلى من التشفير يصعب اقتحامه
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع بجوار كلمة المرور لتعديل إذا كان من الأفضل للآخرين فتح الملف ، ولكنك تريد تقييد من يمكنه إجراء تغييرات على الملف
- يوفر أيضًا الجزء السفلي من مربع "خيارات الأمان" بعض الخيارات لحماية خصوصية المستند:
- قم بإزالة المعلومات الشخصية من خصائص الملف عند الحفظ
- التحذير قبل طباعة أو حفظ أو إرسال ملف يحتوي على تغييرات أو تعليقات متتبعة
- قم بتخزين رقم عشوائي لتحسين دقة الدمج
- اجعل العلامات المخفية مرئية عند الفتح أو الحفظ
- انقرحسنا لإغلاق مربع خيارات الأمان
- حدد اسمًا لملفك وانقر على حفظ
تأمين ملفات اكسل
يقدم Excel أسلوبًا مشابهًا جدًا للحماية إلى Microsoft Word. فقط اضغط على ملف, حفظ باسم واتبع الخطوات التالية:
- انقر فوق أدوات في الزاوية اليمنى العليا من مربع الحوار حفظ الملف
- انقر فوق خيارات عامة
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع بجوار كلمة المرور لفتح إذا كنت ترغب في أن يكون الملف غير قابل للوصول بشكل كامل بدون كلمة المرور
- يمكنك النقر على المتقدمة زر بجوار مربع كلمة المرور لاختيار مستوى أعلى من التشفير يصعب اقتحامه
- يمكنك إدخال كلمة مرور في المربع بجوار كلمة المرور لتعديل إذا كان من الأفضل للآخرين فتح الملف ، ولكنك تريد تقييد من يمكنه إجراء تغييرات على الملف
- انقرحسنا لإغلاق مربع "خيارات عامة"
- حدد اسمًا لملفك وانقر على حفظ
تأمين ملفات PST التوقعات
يعتبر التوقيع الرقمي الفعلي وتشفير رسائل البريد الإلكتروني الواردة أو الصادرة ومرفقات الملفات الخاصة بها قضية منفصلة تمامًا والتي سيتم شرحها في وقت آخر. ومع ذلك ، إذا قمت بتصدير البيانات من مجلدات Microsoft Outlook الخاصة بك إلى ملف PST ، يمكنك إضافة الحماية للتأكد من أن البيانات لا يمكن الوصول إليها من قبل الآخرين. فقط اتبع هذه الخطوات:
- انقر فوق ملف
- تحديد استيراد وتصدير
- أختر تصدير إلى ملف وانقر التالى
- تحديد ملف المجلد الشخصي (.pst) وانقر التالى
- اختر المجلد أو المجلدات التي ترغب في تصديرها (وحدد المربع إلى وتشمل المجلدات الفرعية إذا كنت ترغب في ذلك) ، ثم انقر فوق التالى
- اختر مسار الإخراج واسم الملف وحدد أحد الخيارات لملف التصدير الخاص بك ، ثم انقر فوق إنهاء
- استبدل التكرارات بالعناصر المصدرة
- السماح بتكرار العناصر المراد إنشاؤها
- لا تقم بتصدير العناصر المكررة
- تحت ضبط التشفير، اختيار واحد من الخيارات التالية
- لا تشفير
- تشفير مضغوط
- التشفير العالي
- في الجزء السفلي من الشاشة ، أدخل كلمة مرور لاستخدامها لفتح ملف PST المشفر (يجب إدخال كلمة المرور نفسها في كلا المربعين للتحقق من كتابة كلمة المرور بالطريقة التي تقصدها ، وإلا قد لا تتمكن من فتح كلمة المرور الخاصة بك ملف)
- حدد ما إذا كنت تريد ذلك أم لا احفظ كلمة المرور هذه في قائمة كلمات المرور الخاصة بك
- انقر حسنا لإكمال تصدير الملف
(تم التعديل بواسطة آندي أودونيل)
