خلال الأشهر القليلة الماضية ، كنت أحاول إعداد جدول منظمي لعام 2015. وأهم شيء كان علي فعله هو التأكد من أنني أعرف عندما كانت كل أحداثنا تحدث. ولكن قبل أن أتمكن من إدخالها في التقويم الخاص بي ، كان علي أولاً أن أتعرف على الأحداث التي أحتاجها للتخطيط.
بالنسبة للمنظمات غير الربحية ، فإن الأحداث التي تستضيفها هي الطرق الأساسية التي سيتفاعل بها مجتمعك مع مؤسستك. وهكذا ، فمن الأهمية بمكان أن يمثلوك جيدًا. سيظهر هذا الحدث الذي تم إلقاؤه على عجل - ويجعله يبدو وكأن مؤسستك غير كفؤة. للتأكد من أنك تستضيف أفضل الأحداث الممكنة ، من المهم أن تحدد أولويات الأحداث وتخطط لها لتكون فعالة بقدر الإمكان.
على مدار السنوات العشر الماضية التي قضيتها في العمل في المنظمات غير الربحية ، قمت بتطوير أربعة أسئلة أساسية لكي أسأل نفسي قبل أن أقرر التخطيط لحدث ما.
1. ماذا تحتاج منظمتنا من هذا الحدث؟
في الأساس ، لماذا تفكر في استضافة هذا الحدث في المقام الأول؟ هل تحاول جمع المال؟ إذا كان الأمر كذلك، كم؟ هل تحاول مقابلة مؤيدين جدد أو إقامة اتصالات جديدة؟ إذا لم يكن جمع التبرعات ، فقد تحاول جذب عملاء جدد أو تثقيف الأشخاص الذين هم بالفعل جزء من مؤسستك حول مبادرة جديدة.
إذا كان هذا الحدث لا يفعل شيئًا لك ، فلماذا تفعله؟ تحتاج إلى إثبات الاهتمام الذي تتمتع به مؤسستك في نتائج الحدث قبل تخصيص الوقت والموارد لذلك. سيساعدك هذا أيضًا في تحديد أولوية الحدث في سياق جميع أنشطتك الأخرى.
2. ماذا يحتاج ضيوفك من هذا الحدث؟
على الرغم من أنه يجب عليك مراعاة احتياجاتك أولاً ، إلا أن الحدث يتعلق فعلاً بضيوفك. لكي تتمكن من الوصول إلى أهدافك (التي حددتها باستخدام السؤال أعلاه) ، يجب عليك جذب الحاضرين للتفاعل معك بالطريقة الصحيحة.
تحدث إلى الضيوف السابقين والمحتملين حول ما يعجبهم في أحداثك وما الذي يعجبهم في المستقبل. هل يحبون الشعور بأنهم "من الداخل" أو يتم الاعتراف بهم علانية لكرمهم؟ قد يقول البعض أنهم يحبون الأحداث الصاخبة والحيوية ؛ قد يفضل آخرون ليلة أكثر يانع. من المزايا الإضافية لهذه الاستراتيجية أن الأشخاص الذين تجري مقابلتهم سيريدون بكل تأكيد معرفة كيف أخذت نصيحتهم في الحدث التالي.
3. كيف نحن ذاهبون للقيام بذلك؟
الآن وقد أصبح لديك إحساس بما سيحتاج إليه ضيوفك ، عليك التفكير في كيفية منحهم ما يريدون. على سبيل المثال ، إذا احتاج ضيوفك إلى فهم أفضل لبرنامجك ، فربما تقرر أن يتحدث العميل في هذا الحدث عن تجربته مع هذا البرنامج المعين ، أو يمكنك عرض فيديو وتوزيع مواد قراءة حول النموذج الخاص بك. أو ، إذا كان لديك هدف كبير لجمع التبرعات وجمهور محب ، فربما يكون المزاد المباشر هو السبيل للذهاب.
نظرًا لأن هذا مجرد مخطط تفصيلي ، فلن تحتاج إلى الغوص في التفاصيل أو الالتزام الكامل بأي شيء حتى الآن. ومع ذلك ، إذا أدركت أنه ليس لديك القدرة على القيام بحدث يلبي احتياجات مؤسستك وضيوفك ، فقد حان الوقت لمعرفة ذلك. ليس عليك بالضرورة إلغاء الفكرة ، ولكن هذا السؤال سيساعدك على معرفة ما إذا كنت بحاجة إلى تقليص حجم المساعدة الإضافية أو تجنيدها.
4. كيف يختلف هذا الحدث عن الأحداث الأخرى؟
لا يوجد شيء أسوأ من الذهاب إلى نفس الحدث مرتين في عام واحد - ولا يمكن أن يكون أي شيء أكثر تكلفة بالنسبة للمضيف. إذا وجدت نفسك تخطط لوجبة غداء وعشاء ورياضة غولف لنفس المجموعة من المانحين في نفس العام ، فيمكنك توقع إجهاد المانحين وتناقص عوائد الاستثمار. بدلاً من ذلك ، فكر في التخطيط لحدث انفجار كبير لهؤلاء المانحين ، ثم حدث أصغر لإحتمالاتك أو أفضل المتطوعين.
في العمل
لمساعدتك في البدء ، إليك استراتيجية نموذجية لحدث قمت بتجميعه مؤخرًا باستخدام الأسئلة الأربعة التالية:
ماذا نحتاج؟
- رفع 50000 دولار
- ترقية خمسة المانحين
- جذب 10 متبرعين جدد ، ثلاثة في 5 آلاف دولار أو أعلى
- قدم حملة رأس مال جديدة
ماذا يحتاج الضيوف؟
- أن تشعر بالثقة من أن أموالهم يتم استثمارها بحكمة
- فرصة لرؤية البرنامج مباشرة
- مبرر لتقديم المزيد - يتجاوز سعر التذكرة
كيف نحن ذاهبون للقيام بذلك؟
- إشراك مجلس الإدارة لدعوة مانحين جدد
- قم بإعداد وجبات الغداء قبل الحدث مع الجهات المانحة الحالية للترقية
- دعوة أحد المشاركين في البرنامج للتحدث
- استئجار مصمم جديد للدعوة والبرنامج
- اطعمهم جيدًا - فكر في سؤال الطهاة المحليين
- قم بإعداد إمكانية إرسال النص
- استئجار الفرقة
- زيادة التغطية الصحفية
كيف يختلف هذا الحدث؟
- لدينا العشاء الجلوس فقط
- حدث فقط يستهدف المانحين الرئيسيين لدينا (من الستينيات والسبعينيات ، ومعظمهم من المتقاعدين ، ومعظمهم من المتطوعين السابقين والحاليين)
- الحدث الوحيد الذي يحضره عادة جميع أعضاء مجلس الإدارة
- من المقرر عادة في فصل الربيع ، في نفس الوقت الذي تخرج فيه العميل
يمكن أن يكون تخطيط الأحداث مهمة مرهقة وتستغرق الكثير من الوقت ، بل أكثر من ذلك إذا كانت أحداثك تحقق أهدافك بالفعل. اسأل نفسك هذه الأسئلة الأربعة ، ومع ذلك ، ستتمكن من وضع استراتيجيات أفضل لأحداثك وتحديد أي منها ضروري حقًا وجدير بالاهتمام لمؤسستك.
