يمكن أن يؤدي تولي مسؤولية مشروع مهم إلى الارتقاء بحياتك المهنية إلى آفاق جديدة وفتح أبواب للتقدم ووضع مواهبك وهداياك الفريدة في دائرة الضوء.
ولكن إذا كان المشروع أو المهمة لا تسير على ما يرام ، فإن كونها في دائرة الضوء ليس بالأمر الجيد. يمكن أن تتحول ملكية من فرصة لا مثيل لها إلى كابوس. لماذا ا؟ نظرًا لأنهم متحمسون لإظهار استعدادهم لمزيد من المسؤولية الإدارية ، فإن أصحاب المشروعات الجدد يقفزون في بعض الأحيان إلى العمل دون توضيح ما يبدو عليه النجاح لرئيسهم أو أصحاب المصلحة الرئيسيين. هذا التفاؤل "يمكن أن يفعله" هو الذي يمنعهم من بذل قصارى جهدهم.
قبل الشروع في مشروع جديد ، يطرح الأشخاص الأذكياء هذه الأسئلة للتأكد من أنهم قادرون على امتلاكها بنجاح.
1. هل هذا المشروع بدلاً من (أو بالإضافة إلى) المهام العادية الخاصة بي؟
هناك فرق كبير. "بدلاً من" تعني أن الإدارة تريد منك أن تضع هذا المشروع على رأس قائمة أولوياتك. "بالإضافة إلى" تعني أنه لا يقل أهمية عن أي شيء آخر تحتاج لإكماله ، وستفقد النقاط إذا اكتشف رئيسك أنك تهمل بقية عملك تمامًا.
بالطبع ، هذا لا يعني أنه يجب عليك الابتعاد عن العمل الجاد لإكمال مشروع بالإضافة إلى مسؤولياتك المعتادة ، لكن تعلم أن هذه الأنواع من المهام غالباً ما تعني الكثير من العمل الإضافي. تأكد من أنك مستعد لذلك وقم بوضع بعض القيود الواقعية على مقدار الوقت الذي تقضيه من أي شيء آخر.
2. هل أنا ركض نقطة في هذا؟
لست بحاجة إلى حكم العالم ، ولكن يجب أن يكون لديك تأكيد بأنك تقود هذا المشروع ، وأنك مفوض لاتخاذ القرارات ذات الصلة والمستقلة لتكون ناجحًا وتوصل في الوقت المحدد.
هناك حقيقة بديهية للإدارة ، "الملكية بدون سلطة هي خيال". لا يمكنك امتلاك أي شيء إذا كان عليك مراجعة رئيسك قبل اتخاذ كل قرار. هذه الخطوة الإضافية تجعل المشاريع تستغرق وقتًا أطول ، ويمكن أن تتوقف في بعض الأحيان عن الانتهاء تمامًا.
لذا ، اطلب من رئيسك أن يقول بعبارات كثيرة أن هذا هو في الواقع مشروعك - وأن لديكما نفس الفهم لما يعنيه ذلك.
3. ما هي الموارد التي يمكنني الاستفادة منها؟
للتعرف بشكل أفضل على مقدار الحرية والدعم الذي لديك ، اسأل عن الموارد. بمعنى آخر ، ستحتاج إلى الأشخاص والأموال والمواد والتكنولوجيا لتجميعها جميعًا.
لذا ، ضع قائمة بما تحتاجه لتكون ناجحًا وشاركه مع رئيسك في العمل. كن مستعدًا لوضع قبعة التفاوض الخاصة بك ، لأن توقع الوصول إلى كل مورد تحت تصرف الإدارة أمر غير واقعي.
تتمثل مهمة المشرف الخاص بك في معرفة أن العمل قد تم إنجازه بأقل تكلفة ممكنة واستنفاد الموارد. مهمتك هي أن تطلب بالضبط ما تحتاجه للنجاح.
4. ما هو الأكثر أهمية: الميزانية ، توقيت ، أو المنتج النهائي؟
لقد رأينا جميعًا أن عملية تجديد المنازل توضح حيث أن هناك بعض المشكلات الهيكلية الرئيسية غير المتوقعة. بعد ذلك ، يسأل المضيف مالكي المنازل إذا كان لديهم مبلغ إضافي قدره 5000 دولار ، أو إذا كانوا على استعداد للقيام بكل هذه اللوحة بأنفسهم ، أو إذا كانوا سيقومون بقطع الحمام عن قائمة من أجل استكمال البناء في الوقت المحدد و ميزانية.
يمكن أن يحدث شيء مشابه عندما تقود مشروع. بمجرد البدء ، ستدرك أنك بحاجة إلى مزيد من الوقت أو المزيد من المال ، وبدون هذه الأشياء ، لن يكون المنتج النهائي هو كل ما تتمناه. نظرًا لأنك سألت بالفعل ما الذي يمكن أن يحدث عند إعطاء شيء ما ، فيمكنك اتخاذ قرارات تتوافق مع أولويات مديرك (أو المنظمة).
تذكر أنه من النادر تقديم الحد الأقصى الفعال لهذه الأشياء الثلاثة (السعر والجدول الزمني والجودة) دفعة واحدة. ساعد رئيسك في تطوير توقعات واقعية باستخدام اختصار "QQTR". وهو يرمز للجودة (كيف جيدة؟) ؛ الكمية (كم؟) ؛ الوقت (متى)؟ والموارد (كم من المال؟).
قد يقول رئيسك ، "ما عليك سوى تحقيق ذلك: لا يهمني ما هي الميزانية". أقترح بشدة أنك لا تأخذ هذا يعني ، "أنفق كل ما تريد!" وهناك افتراض أكثر دقة هو أن مديرك يهتم ، لكنه قد لا يعرف إجابات لأسئلتك.
أخيرًا ، يتذكر الأشخاص الأذكياء أن الملكية ممارسة في القيادة. لذا عندما يشارك المشروع أشخاصًا ، يتذكرون إظهار ما هو القائد العظيم الذي يمكنهم العمل معهم ومتابعته.
