تقوم بتشغيل من الاجتماع إلى الاجتماع. تملأ علبة الوارد الخاصة بك إلى العوارض الخشبية (وأنت على وشك هنا). تقضي ساعات وساعات في العمل كل يوم وما زلت لا تشعر وكأنك نجحت في قائمة مهامك.
نحن نتفهم. لقد كنا هناك. ونحن نعلم أنه لن يكون هناك ببساطة ساعات كافية في اليوم. لذلك ، قمنا بتجميع قائمة من النصائح الإنتاجية النهائية التي تساعد على تحقيق أقصى استفادة من الوقت لدينا.
بدءًا من التخطيط لهجومك في اليوم وحتى منع البريد الإلكتروني من الوصول إلى التعامل مع تلك الأشياء التي تثير الانتباه دائمًا ، سوف نساعدك على إنجاز كل شيء بكفاءة قدر الإمكان حتى يتوفر لك أخيرًا وقت لأشياء أخرى (مثل ، أنت تعرف ، تنام).
التخطيط الخاص بك إلى دوس
- لا تبالغ في تقدير عدد الأشياء التي يمكنك القيام بها في يوم واحد. بدلاً من إنشاء قائمة ضخمة من المهام (والشعور بالإحباط عندما لا تنتهي من ذلك) ، جرّب قائمة المهام 1-3-5: خطط للحصول على مهمة واحدة كبيرة وثلاث مهام متوسطة الحجم وخمس مهام المهام الصغيرة القيام به كل يوم.
- "إذا كنت قد أنهيت شيئًا ما بالفعل ، فأكتبته وأراجعه من القائمة. من الجيد دائماً رؤية شيء ما يتم إنجازه. " Michael Peggs ، @ michaelpeggs
- حاول إرفاق العواطف بمهامك: تذكيرك بأن الانتهاء من خطوة العميل الكبيرة سيجعلك تشعر بـ "انتصار" أو أن إقفال عائدك الضريبي سوف يمنحك "راحة هائلة" قد يكون مجرد دفعة تحتاجها لتجاوزها.
- لا تضع مشروعًا ضخمًا كواحد فقط في قائمتك. بدلاً من ذلك ، قم بتقسيمها إلى المهام الأصغر التي تساعدك على البقاء على المسار الصحيح للوصول إلى هدفك النهائي.
- "بفضل Evernote ، تحول نظامي التنظيمي من مجموعة كبيرة من صفحات دفتر الملاحظات والملاحظات اللاصقة وملفات تحرير النص إلى نظام Evernote مدمج ومنسق بإحكام ومزامنة عبر الكمبيوتر المحمول والهاتف الخليوي والكمبيوتر اللوحي. من ملاحظات العميل إلى مسودات المدونة إلى البرامج النصية للكلام ، كل شيء هناك. " Michael Terrell ، @ michaelterrell
- بينما تفكر في كل الأشياء التي تحتاج إلى تنفيذها - سواء في العمل أو في الحياة - فكر في المهام التي يمكنك إزالتها من صحنك عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية لها.
- احصل على الشيء الذي ترغب في القيام به أولاً. سيشجعك ذلك على إنجازه بشكل أسرع بحيث يمكنك القيام بالمهام التي تستمتع بها أكثر ، مما يجعل بقية يومك أفضل قليلاً.
- إكمال مهمة واحدة مهمة قبل الغداء. من خلال الحصول على شيء واحد كبير في وقت مبكر ، يمكنك أن تأخذ استراحة غداء منعشة وبدء فترة ما بعد الظهر طازجة ، دون الشعور بالهلع من هذه المهمة الضخمة في قائمتك.
- "كل يوم أحد ، أقوم بإعداد قائمة بما أحتاج إلى إنجازه هذا الأسبوع. أحظر الخروج من اليوم لإنجاز العناصر. يمكنني حفظ آخر 30 دقيقة من كل يوم عمل لإنشاء خطة لليوم التالي مع ثلاث مهام ذات أولوية. أنا أيضا استخدام آخر 30 دقيقة لإغلاق المهام والتحقق من البريد الإلكتروني. هذا يجعل الصباح الباكر أسهل بكثير! " آنا رونيان ،classycareer
- هناك الكثير من أنظمة إدارة المهام ، لذلك في النهاية ، يتعلق الأمر بالعثور على ما يناسبك والالتزام به. إن تجربة الأنظمة الجديدة بشكل مستمر ستكون مضيعة لوقتك على المدى الطويل ، لذلك يمكنك قضاء شهر في التجربة ثم الالتزام. تلميح: قد يكون النظام النهائي مزيج من عدة!
التعامل مع البريد الإلكتروني
- تحقق فقط من البريد الإلكتروني في أوقات محددة خلال اليوم ، وحاول قصره على 4-5 مرات فقط في اليوم. إذا لم يكن لديك الكثير من التحكم الذاتي ، فاستخدم أداة مثل Inbox Pause لمنع ظهور رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك حتى تكون جاهزًا لها.
- إذا كان البريد الإلكتروني يعرقلك فعلاً ، فجرّب نظام Time Management Ninja لفحصه مرتين في اليوم فقط.
- بحاجة إلى الإجابة على رسائل البريد الإلكتروني في عجلة من امرنا؟ أضف توقيع "المرسلة من جهاز iPhone" الخاص بي في أسفل الصفحة - حتى لو كنت ترسل رسالة إلكترونية من جهاز الكمبيوتر الخاص بك. على الرغم من أنه لا ينبغي عليك القيام بذلك طوال الوقت ، إلا أنها طريقة سريعة لتفريق بعض الردود من جملة واحدة دون أن يظن الناس أنك فظ.
- اقترب من رسائل البريد الإلكتروني من حيث المدة التي ستستغرقها للرد عليها. إذا كان الأمر سيستغرق أقل من ثلاث دقائق للإجابة ، فقط قم بإنجازه الآن. إذا كان الأمر سيستغرق أكثر من ذلك ، فضعه جانباً. ثم ، عندما يكون لديك جزء كبير من الوقت ، تعامل مع هؤلاء أولاً.
- كلما استجابت بشكل أسرع ، كلما كان الرد أقصر - وقل الوقت الذي يجب أن تضيعه مع شرح "آسف للاستجابة المتأخرة". لذلك ، إذا لم تتمكن من الرد على رسالة بريد إلكتروني في غضون 48 ساعة ، فعلى الأقل الرد بسرعة "سأصل إلى هذا قريبًا!"
- مرة واحدة كل ثلاثة أشهر ، قم بتنظيف صندوق البريد الوارد الضخم وتنظيف جميع الرسائل التي يزيد عمرها عن شهرين إلى ثلاثة أشهر. (على محمل الجد ، سيكون الرد عليهم في هذه المرحلة محرجًا للغاية.) نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني التي اشتركت في إرسالها إلى صندوق الوارد الخاص بك ، اتخذ قرارًا سريعًا بشأن ما إذا كنت قد قرأتها بالفعل أو إذا كان يجب عليك إلغاء الاشتراك.
- "تجنب التحقق من البريد الإلكتروني أول شيء في الصباح. من السهل جدًا التغلب عليها عن طريق الرد على الرسائل. أجد عندما انتظر إلى أن أكمل بعض العناصر ذات الأولوية في قائمة المهام الخاصة بي ، يمكنني تقديم المزيد من الاهتمام لرسائل البريد الإلكتروني ، وأشعر أيضًا أنني قد أنجزت عملي أيضًا. " هانا مورغان ، careersherpa
- استخدم الاستجابات المعلبة لتجنب كتابة نفس الأشياء مرارًا وتكرارًا. بالنسبة لأي بريد إلكتروني ترسله بانتظام - أو حتى مجرد جزء من بريد إلكتروني ، مثل الفقرة الختامية - قم بإنشاء استجابة معلبة يمكنك نشرها متى احتجت إليها. لم يسمع من الردود المعلبة؟ تعلم المزيد هنا
- قم بإعداد عوامل تصفية تلقائية لسحب رسائل البريد الإلكتروني على الفور من صندوق الوارد الخاص بك وإلى المجلد الصحيح. (يعد هذا خيارًا رائعًا لأشياء مثل النشرات الإخبارية التي تريد الرجوع إليها في الوقت المناسب لك.)
- استخدم Boomerang لسحب رسائل البريد الإلكتروني من البريد الوارد حتى تكون جاهزًا للتعامل معها. يعد هذا مفيدًا لسببين: أولاً ، إنها تنقل الرسالة عن الأنظار وبعيدًا عن العقل ، مما يتيح لك مساحة للتفكير في أشياء أخرى. ثانيًا ، يذكرك تلقائيًا بالبريد الإلكتروني لاحقًا ، مما يمنحك مهمة أقل تقلق بشأن التتبع بمفردك.
- هل ترغب في الحصول على بريد إلكتروني أقل في صندوق الوارد الخاص بك؟ حاول إنشاء رد تلقائي مع إجابات للأسئلة المتداولة التي تحصل عليها. عندما يكون ذلك ممكنًا ، أجب دائمًا على رسائل البريد الإلكتروني مع عبارات بدلاً من الأسئلة لتجنب الكثير والكثرة.
إدارة الاجتماعات
-
لا تقم بجدولة وقت أكثر مما تحتاج. يتم جدولة معظم الاجتماعات لمدة ساعة كاملة ، عندما يجب أن تكون 20 دقيقة أو 30 دقيقة أو 45 دقيقة كحد أقصى .
-
لا تقم بجدولة "اجتماعات التحديث" - يمكن أن يحدث إعطاء تحديث دائمًا عن طريق البريد الإلكتروني. إذا لم يكن الغرض من الاجتماع هو اتخاذ قرار أو إكمال إجراء معًا ، فقم بإلغائه (أو اقترح جيدًا لرئيسك أنه قد لا يكون ضروريًا).
-
قم بتجميع الاجتماعات الخاصة بك مرة أخرى لتتجنب الاضطرار إلى التبديل من وضع الاجتماع إلى وضع العمل في كثير من الأحيان أو التعامل مع وقت حرج بين الاجتماعات حيث تشعر أنك لا تستطيع إنجاز أي شيء. والأفضل من ذلك ، قم بجدولة يوم خالٍ من الاجتماعات بحيث يكون لديك يومًا واحدًا على الأقل يمكنك فيه الغوص في عمل مركز.
-
إذا كنت تقابل شخصًا ما خارج المكتب ، فكر فيما إذا كنت تحتاج حقًا للقاء شخصيًا. هل يمكن تحقيق هدفك من خلال مكالمة هاتفية أو مؤتمر فيديو بدلاً من ذلك؟
-
كن سباقا بشكل لا يصدق حول الحفاظ على الاجتماعات على المسار الصحيح. أرسل الجميع أجندة لكل اجتماع ، وإذا خرج الحديث عن الموضوع ، فلا تخف من كبح جماحه. بسيط ، "دعونا جدولة الوقت لمناقشة ذلك لاحقًا إذا كان مفيدًا ، حيث لم يتبق سوى 10 دقائق ، "يعمل تماما.
-
هل لديك اجتماع هاتفي واحد؟ تهدف سرا لإبقائه تحت 19 دقيقة. هذا سيساعدك على الحفاظ على الدردشة الودية إلى الحد الأدنى والوصول مباشرة إلى هذه النقطة. وإذا كانت المحادثة مستمرة ، فاعط ذرائع لطيفة لسبب توقفك (مثل التوقف عن العمل أو هاتف الموت).
اتقان إدارة الوقت
- بناء الجدول الزمني الخاص بك على أساس أفضل الأوقات لإنجاز الأمور. أعلم أنك على نقطة في الصباح؟ خصص هذا الوقت للعمل المركز ، وحاول أن تبقيه خاليًا من الاجتماعات أو الانحرافات. ضرب دائما هدوء حوالي الساعة 3 بعد الظهر؟ خطط لساعة هنا كل يوم للقيام بمهام طائشة.
- "لا تقلل من شأن قوة قطع صغيرة من الوقت لإنجاز الأمور. بدلاً من تضييع 15 دقيقة بين الاجتماعات ، توصل إلى قائمة بالمهام الصغيرة التي يمكنك الخروج منها في 15 أو 10 أو حتى خمس دقائق: أجب على رسائل البريد الإلكتروني ، والتواصل مع جهة اتصال ، وحصلت على بعض قراءة الصناعة. " Fast Company
- لست متأكدا أين يذهب كل وقتك الثمين؟ استخدم متعقبًا مثل Rescue Time أو Toggl للحفاظ على علامات التبويب على ما تفعله طوال اليوم. على مدار أسبوع أو أسبوعين ، سوف تبدأ في التعرف على ماهية مرتكبي إمتصاص الوقت - وتكون قادرًا على التخطيط لهجومك على كيفية التخلص منهم.
- يجب ألا تعمل طوال عطلة نهاية الأسبوع ، ولكن حاول العثور على بضع ساعات لتنظيف صندوق الوارد الخاص بك ، وتصفية المهام الأصغر حجماً ، والبدء في أي مشاريع تلوح في الأفق. يمكن أن يكون القيام بذلك أثناء مشاهدة فيلم في أمسيات الأحد طريقة رائعة لإنجازه دون الشعور بأنك تؤدي الكثير من العمل.
- استخدام المواعيد النهائية والحدود الزمنية لصالحك. حتى لو لم يكن لديك موعد تقني في مهمة ما ، فقم بتعيين واحدة لنفسك. إن إدراك أن لديك ساعتين فقط لإنجاز شيء ما سيساعد على ضمان عدم إضاعة ساعة منه على الإنترنت.
- هذا يبدو غير بديهي ، ولكن تأكد من جدولة الكثير من فترات الراحة طوال اليوم. نحن أكثر إنتاجية عندما يكون لدينا قطع من العمل المركّز تليها فترات راحة قصيرة. حاول استخدام جهاز ضبط الوقت عبر الإنترنت لتذكير نفسك بالاستيقاظ من مكتبك أو تناول وجبة خفيفة أو بعض الماء أو الدردشة مع زميل في العمل لبضع دقائق قبل العودة إلى مجلخة الخشب.
- الميزانية محدودة الوقت للانحرافات المفضلة لديك. إن إدراك أنك ستقضي 10 دقائق على Instagram بعد عملك لبضع ساعات يمكن أن يساعدك على تجنب إضاعة الوقت الآن. بالإضافة إلى ذلك ، فإن استخدام ذلك كمكافأة للحصول على عمل شاق يمكن أن يساعدك على البقاء متحمسًا.
- "إذا كنت تواجه مشكلة في المضي قدمًا في مشروع ما ، اجعل نفسك تبدأ من خلال تشغيل شرطة. بمعنى آخر ، قم بتعيين وقت معين أو قدر معين من العمل في المشروع يجب عليك القيام به قبل الانتقال إلى أي شيء آخر. " 43 مجلدات
- دائما لديهم مهام النسخ الاحتياطي. في بعض الأحيان ، ستحاول الحياة تعطيل إنتاجيتك: الشخص الذي تحتاج إلى التحدث إليه غير متاح ، أو الإنترنت معطّل ، أو لا يمكنك التركيز على المهمة التي تقوم بها. لديك دائمًا خيارات أخرى حتى تتمكن من إنجاز شيء ما حتى عندما لا تتمكن من إنهاء مهمتك الأساسية. " Time Management Ninja
التعامل مع الانحرافات
- "أقوم بإيقاف تشغيل الكمبيوتر وترك هاتفي في أماكن غريبة تمنعني من العثور عليه على الفور. وهذا يضمن أنني غير متصل وحاضر بشكل كامل. والحقيقة هي أنني أعرف أن عقلي يحتاج إلى استراحة ، وإلا فإن عملي سوف يعاني. " كريستي ميمز ،revolutionsclub
- هل تحتاج إلى حل سريع لمنع زملائك في العمل من تشتيت انتباهك؟ البوب في سماعات الرأس. هذا ليس بالأمر المخادع ، لكن من غير المرجح أن يتعامل معك الأشخاص بسؤال أو ثرثرة غير ملحة إذا نظرت إلى الاتصال ومهمتك.
- عندما تتعثر على مقالات مثيرة للاهتمام ، لا تدع قراءتها تعرقل إنتاجيتك. بدلاً من ذلك ، استخدم خدمة مثل Pocket أو Instapaper لحفظها للقراءة لاحقًا عندما يكون لديك المزيد من الوقت (مثل ربما في تنقلك).
- حدد أوقاتًا خالية من الإنترنت كل أسبوع. في حين أن الكثير من عملنا يعتمد على الإنترنت ، لا تزال هناك أشياء نحتاج إلى تنفيذها بدونها - وغالبًا ما تكون هذه هي المهام المركزة التي نتجنبها أكثر من غيرها. قم بإيقاف تشغيل Wi-Fi لبضع ساعات كل أسبوع للغطس في هذه المهام.
- الحصول على العدوانية حول كيفية استخدام وسائل الاعلام الاجتماعية في العمل. من الناحية المثالية ، يجب ألا تستخدمه على الإطلاق. إذا كان عليك ذلك ، فحصره في "وقت الهاء" المخصص لك وقم بتعطيل تسجيل الدخول التلقائي بحيث يكون لديك حاجز في كل مرة تقوم فيها بالتنقل إلى Facebook. بحاجة إلى أن تكون عدوانية؟ جرب تطبيقًا مثل SelfControl لمنع وصولك خلال يوم العمل.
- التوقف عن محاولة تعدد المهام! نحن في الحقيقة ليسنا مصممون لذلك ، وبينما قد تشعر أنك تنجز المزيد ، إلا أن كل شيء سوف يستغرق وقتًا أطول في النهاية. إذا كان هذا أمرًا صعبًا بالنسبة لك ، فقم بقضاء أسبوع أو أسبوعين في مهمة أحادية.
- "تمامًا مثل تعدد المهام ، تزيد الفوضى على حواسك وتجعل من الصعب عليك القيام بالأشياء. لذا ، إذا وجدت نفسك في مشكلة في التركيز ، فأنظر حولك إلى مكتبك (وعلى سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك) لمعرفة ما إذا كان أي منهم يحتاج إلى القليل من الترتيب. "
- لا تتردد في إغلاق نفسك عن الزملاء عندما تحتاج إلى وقت تركيز. إذا كنت تستخدم نظام دردشة داخليًا ، فضع رسالة "عدم الإزعاج" ، فأخبر الأشخاص أنك تعمل على شيء ما وعندما تكون متاحًا مرة أخرى. وإذا كان لديك مكتب حقيقي مع الباب؟ أغلقه ، مع ملاحظة لطيفة على المقدمة تشرح نفس الشيء.
- للتركيز النهائي ، تأكد من عدم ضبط أي من أجهزتك على اختبار ping لك عندما ترد رسائل جديدة. وحتى شيئًا صغيرًا مثل طنين من هاتفك يمكن أن يكون كافيًا لتدمير التدفق الإنتاجي.
