أنا مهووس بأن أكون مثمراً قدر الإمكان من الناحية الإنسانية ، سواء كان ذلك في تحديد مواعيد نهائية أفضل أو إيجاد الطريقة الأكثر فعالية لجدولة أيامي.
لكن صندوق الوارد الخاص بي كان لا يزال ضخمًا. و كيكر هو: كنت أرسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني نفسها مرارا وتكرارا.
وذلك عندما بدأت في استخدام الردود المعلبة. إذا لم تكن معتادًا عليها ، فيمكنك حفظ استجابة لك ، ثم بدلاً من إعادة كتابتها باستمرار ، يمكنك النقر فوقها وإدراجها في بريدك الإلكتروني ، مما يوفر لك الوقت والجهد.
لا تباع بعد؟ لقد كتبت خمسة قوالب عامة موفرة للوقت لتبدأ بها والتي ستقنعك بهذا الأمر. (ولكن أولاً ، يلزمك الإعداد. إذا كنت من مستخدمي Gmail ، فستجد التعليمات هنا. وإذا كنت من مستخدمي Outlook ، فسيطلق عليهم "الأجزاء السريعة" ، ويمكنك رؤيتهم هنا.)
1. تأجيل الرد
في بعض الأحيان ، يمكنك إطلاق رد سريع. لكن في أوقات أخرى ، سوف تتطلب إجابتك مزيدًا من التفكير أو العمل الخيالي. نظرًا لأنك لا تريد تجاهل الشخص في هذه الأثناء ، أرسل هذا لإعلامه بأنك سترد متى استطعت. تبدو هكذا:
2. لنزع فتيل الموقف
أنت تعلم أن أحد أسوأ الأمور التي يمكنك القيام بها عندما تتصاعد حدة التوتر هو إخبار شخص ما بما تشعر به عبر البريد الإلكتروني. بدلاً من المخاطرة عندما تكون العواطف قوية ، استخدم قالبًا تم إنشاؤه مسبقًا للتأكد من أنك تستخدم نغمة مناسبة في مكان العمل. تبدو هكذا:
3. لتبادل التعليمات
هل تخبر الناس باستمرار عن كيفية التنقل بين موقعك الإلكتروني أو استخدام قاعدة البيانات الخاصة بك؟ بدلاً من إعادة كتابة التعليمات مرارًا وتكرارًا ، اكتبها مرة واحدة ولن تقلق بشأن الخطوات المفقودة عندما تتعرض للإجهاد أو الانشغال الشديد (أو تكرار العمل طوال الأسبوع). تبدو هكذا:
4. لبونت العمل ذات الأولوية المنخفضة
حصلت على الكثير على طبقك؟ اجعل بريدك الإلكتروني موجزا وصريحا ، مع تقديم البدائل. جرب هذا:
5. لإرسال مرفق
يجب أن يكون "الرجاء العثور على المرفق …" أحد أكثر ردود البريد الإلكتروني شيوعًا ، مما يجعله مرشحًا مثاليًا لقالب الرد المعلب. (فقط تأكد من إرفاق الملف فعليًا قبل النقر فوق "إرسال!"). جرب هذا:
سيساعدك حفظ استجابات البريد الإلكتروني في إدارة البريد الوارد - ووقتك. وبهذه الطريقة ، يمكنك كتابتها عندما تشعر بالتوجه والتفكير بوضوح ، وجعلها في متناول اليد لهذا اليوم المجهد ، المجهد بالوقت.
أخيرًا ، لا تنسَ أن مجرد حفظها لا يعني أنها وضعت في حجر. لا تتردد في تغييرها إذا كنت بحاجة لذلك ، لذلك سيعملون حقًا على المضي قدمًا.
