البريد الإلكتروني: يجد طريقه إلى كل ركن من أركان حياتنا. البريد الإلكتروني الشخصي. البريد الإلكتروني العمل. البريد الإلكتروني للمدرسة. البريد الإلكتروني الشخصي الثاني (للبريد العشوائي). يعد عالم الأعمال هو برنامج البريد الإلكتروني البارز ، حيث يولد أكثر من 108 مليارات بريد إلكتروني يوميًا.
مع البريد الإلكتروني الذي يسيطر على محادثاتك في جميع جوانب حياتك - وخاصة حياتك المهنية - سوف ترسل الكثير من الطلبات كل يوم. بدءًا من مطالبة شخص ما في المحاسبة بإدارة تقرير لك حتى يتوسل مع شخص آخر في تصميم جرافيك لمساعدتك في تنسيق الاقتراح ، فمن المحتمل أن ترسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب الحصول على تفضيلات.
ولكن عندما لا يكون طلبك شخصيًا ، يصبح من السهل جدًا أن يتجاهل المستلم رسالتك إلى أن يختفي في غياهب النسيان في علبة الوارد - أو ، الأسوأ من ذلك ، حذفها تمامًا.
لذلك عندما تحتاج إلى خدمة ، كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني ستحصل على رد؟ الجواب القصير هو: بعناية. فيما يلي بعض المؤشرات لمساعدتك في صياغة رسالة ستجذب انتباه القارئ بالفعل - والاستجابة التي تحتاجها.
استخدم سطر الموضوع لمصلحتك
أول الأشياء أولاً: سطر الموضوع موجود لسبب ما. استخدمها لإخبار المستلم بوضوح عن سبب قيامك بإضافة بريد إلكتروني آخر إلى صندوق الوارد الخاص به ، وستقوم على الفور بفرصة فتحه بالفعل.
سطر الموضوع الغامض (مثل "لديك سؤال") ليس مفيدًا ويمكن أن يكون مزعجًا ، ولا تريد أن يفتح شخص ما بريدك الإلكتروني في حالة ذهنية مزعجة عندما تحتاج إلى شيء ما. بدلاً من ذلك ، احترم وقت المستلم ، واجعله يعرفها على وجه التحديد عن سبب إرسال الرسالة. على سبيل المثال: "تحتاج إلى مراجعتك: تعديلات على كتيب البرنامج".
هل تحتاج إلى بعض المساعدة في كتابة سطر موضوع رائع؟ تحقق من هذه النصائح.
تحية القارئ الخاص بك قبل اتخاذ المطالب
أحصل دائمًا على رسائل بريد إلكتروني من الطلاب الذين يبدأون فورًا في طلب أو طلب أو سؤال دون أن يكلفوا أنفسهم عناء القول أولاً ، "صباح الخير" أو حتى ببساطة ، "مرحبًا". أنت (نأمل) ألا تدخل في مكتب شخص ما وتبدأ في قعقعة مطالب ، لذلك لا تفعل ذلك عن طريق البريد الإلكتروني ، إما.
لست مضطرًا إلى الانطلاق في لعبة طويلة من المجاملات ، لكن لا يضر أن تسقط شيئًا شخصيًا قبل البدء في طلبك: "مرحبا راندي! كيف كان 10K في نهاية هذا الاسبوع؟ فكرت فيك يوم السبت وأرسلت ردود فعل إيجابية في طريقك. "أو" صباح الخير يا يعقوب. كيف كانت عطلة نهاية الاسبوع؟ كان الطقس رائعًا في الحدائق - آمل أن تكون قادرًا على الاستفادة منه! "
هذه التحيات قصيرة وبسيطة ، لكنها تظهر مستوى جيدًا من الاهتمام الحقيقي بالمستلمين. تذكر ما قلته سابقًا عن عدم الرغبة في غضب القارئ عند فتح بريدك الإلكتروني؟ من الصعب أن تشعر بالانزعاج من شخص يقوم بالتعليق أو يسأل سؤالًا عن شيء مهم بالنسبة لك. إن المستلم هو ، بعد كل شيء ، إنسان له مشاعر ومصالح خارج المكتب. في بعض الأحيان تكون أفضل طريقة للتواصل مع شخص ما وجعله على متن أمر ما أمرًا لطيفًا.
تذكر ما تعلمته في فصول اللغة الإنجليزية
إذا كان طلبك عاجلاً ، فقد يكون من المغري إطلاق رسالة بريد إلكتروني على عجل مع الاختصارات الشبيهة بالنصوص والجمل المكتوبة على عجل وفقرات التجوال التي تخلو من أي علامات ترقيم ذات معنى. إذا وجدت نفسك في هذه الحالة ، توقف. خذ نفس عميق. عند طلب المساعدة ، فإن آخر شيء تريد القيام به هو أن يصعب على شخص ما فهم طلبك. إذا لم يتمكن المستلم من فهم بريدك الإلكتروني ، فقد أضر فرصتك في الحصول على المساعدة التي تحتاج إليها.
على سبيل المثال ، ستجبر الفقرة المتجولة دون الفواصل المناسبة القارئ على قراءة المقاطع وإعادة قراءتها للتأكد من أنه أو هو يفهم ما تحاول التواصل معه. يستغرق ذلك وقتًا إضافيًا وقد يكون محبطًا للغاية - شيئان تريد تجنبهما. الإصلاح بسيط: اكتب جمل كاملة. تقسيم الفقرات الطويلة إلى فقرات أصغر. استخدم الفواصل بشكل مناسب.
ونص علامة ترقيم أخيرة: إذا كنت تميل إلى إنهاء الجمل بسلسلة من علامات التعجب ، فيرجى التوقف. ما لم تعلن عن فوز فريقك للتو بصفقة قيمتها مليار دولار ، فإن حكمتك لا تتطلب صفًا من علامات التعجب.
لا تكتب رواية
نعم ، عند إرسال طلب عبر البريد الإلكتروني ، تحتاج إلى ممارسة بعض البراعة من خلال تضمين التحية ، جمل كاملة ، وعلامات الترقيم المناسبة. لكن من الممكن تمامًا إنجاز هذه الأشياء وتقديم طلبك في بضع جمل ، بدلاً من فقرات عديدة.
يقترح بعض خبراء المهنة أن تكون رسائل البريد الإلكتروني خمس جمل أو أقل. حتى أن هناك أداة يمكن أن تساعدك في قصر رسائل البريد الإلكتروني على رقم الجملة الذي تختاره.
بناءً على تعقيد طلبك ، قد لا تكون قادرًا دائمًا على الالتزام باقتراح الجملة الخمس ، ولكن يجب عليك كتابة مسودتك الأولى ، ثم فكر فيما إذا كان يمكنك قص أي مادة لتسهيل قراءتها. بعد ذلك ، ألق نظرة على المنتج النهائي واسأل نفسك ما إذا كان الطلب واضحًا أو إذا كان سيتم معالجته بشكل أكثر كفاءة عن طريق الهاتف أو شخصيًا.
فمثلا:
نرى؟ مصقول ، ولكن إلى هذه النقطة. بدلاً من كتابة فقرات حول الأسباب التي تجعل راندي المرشحة المثالية ، قدمت المؤلف شرحًا واضحًا وموجزًا لما تريده ، متبوعًا بطلب لمناقشة ذلك.
لا ترسل البريد الإلكتروني
أعرف - لقد قرأت للتو عمودًا كاملاً حول صياغة "السؤال" الفعال عن طريق البريد الإلكتروني ، والآن أقول لك ألا تضغط على "إرسال". ما هي الصفقة؟
كتابة هذا البريد الإلكتروني لم يكن مضيعة. في بعض الأحيان ، يمكن أن تساعدك كتابة طلب وتحريره على التفكير في رسالتك بحيث تكون واضحًا فيما تريد طرحه ، وكيف ستدعم طلبك ، وكيف يمكنك معالجة الأسئلة أو المخاوف التي تنشأ من الطلب. يمكن أن يكون هذا تمرينًا قيمًا لإعدادك لنسأل وجهاً لوجه.
بعض الطلبات مناسبة تماما عن طريق البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، إذا كان لديك طلب مهم ووصول مباشر إلى الشخص الذي يمكنه مساعدتك ، فاستفسر عما إذا كانت المحادثة الشخصية ستكون أكثر فائدة من الطلب الإلكتروني. لا يوجد سياق أو نغمة صوت أو تعبير وجه أو عاطفة عبر البريد الإلكتروني. في بعض الأحيان ، يمكن أن تجلس رسالتك من شخص وتسمح له / لها برؤية صدقك ، أو مشاعرك ، أو ابتسامتك ، أو استيائك - كما تعلمون ، الأشياء التي تجعلك إنسانًا - في بيع رسالتك أفضل بكثير من الأشياء الأكثر تفكيرًا (ولكن تخلو من العقاب) من الإنسانية) البريد الإلكتروني.
للسجل ، أنا لست ضد التكنولوجيا. أكتب الكثير من رسائل البريد الإلكتروني وأقضي وقتًا طويلاً في مطاردة الأرانب عبر تويتر. ولكن إذا كنت حقًا بحاجة إلى موافقة أو مساعدة شخص ما ، فأنا أعتقد أنه يمكنني ويجب أن أبذل الجهد لالتقاط الهاتف أو المشي إلى مكتبه أو مكتبها لشرح ما أريد ولماذا أعتقد أن هذا الشخص يمكنه مساعدتي.
اجعل طلبك مختصراً ، إلى حد ما ، وصقله - سواء أكان إلكترونيًا أو وجهًا لوجه - وستكون لديك فرصة أفضل بكثير للحصول على المساعدة التي تحتاجها.
