في بعض الأيام ، لا يوجد شيء أكثر إزعاجًا من سوء اتصال البريد الإلكتروني. تقضي وقتًا في تجميع رسالة مدروسة ، ويحدث أحد الأمور التالية:
- رد الشخص الآخر على الرد السريع الذي يجعلك تتساءل عما إذا كان قد قرأ ردك.
- يكتبون شيئًا خفيًا وبالتالي ليس لديك فكرة عما يفكرون فيه.
- إنهم لا يردون على الإطلاق.
في هذه المرحلة ، أنت جاهز لشطب البريد الإلكتروني تمامًا - والشيء الوحيد الذي يمنعك هو معرفة أنه غير واقعي تمامًا.
لذلك ، إليك استخدام أفضل لوقتك: راجع ما كتبته ومعرفة ما إذا كنت قد تتسبب في سلسلة الأحداث هذه.
أنا لا أقول هذا لتجعلك تشعر بالسوء (وقد يكون في الحقيقة أنك تحصل على رد لا قيمة له من خلال أي خطأ من جانبك).
ومع ذلك ، يجدر فحص ما ترسله ؛ لأنه ، إذا تمكنت من تحديد طريقة لتقوية رسائلك ، فستحصل فجأة على معدل أعلى بكثير لاستعادة ما تحتاج إليه. وهو بسيط مثل التظاهر بأنك المستلم وطرح السؤالين التاليين:
1. لماذا أتلقى هذا؟
حقيقة: الشخص العادي يقضي ثلث يوم عملهم في فحص البريد الإلكتروني. وهكذا ، لن تحصل كل رسالة على اهتمامها الكامل. (فكر في الأمر: هل تميل إلى مجرد إزاحة رسائل البريد الإلكتروني الجماعية هذه الموجهة إلى الجميع؟)
لا بأس في إرسال تحديث عام أو لمعلوماتك دون الحاجة إلى الرد. ومع ذلك ، نظرًا لوجود هذه الأنواع من الرسائل ، عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص معين وإرساله بالبريد الإلكتروني لسبب محدد ، فإنك تريد توضيح ذلك وبسرعة.
أي طريقة سهلة للقيام بذلك هي أن تطرح سؤالاً واضحاً ، وترفعه إلى الأعلى. النظر في المثالان:
الخيار 1
الخيار 2
الأفضل،
كما يمكنك أن تقول ، فإن الإصدار الثاني يختلف فقط عن خط الفتح ، لكنه يوضح على الفور أن هذا أكثر من مجرد تحديث عام لا يلزم المتابعة. عن طريق حجز الملاحظة مع هدفك (بدلاً من مجرد الختام معها) ، تسهل على زميلك في العمل رؤية أنك تريد أن تسمع منه قبل المضي قدمًا.
2. ماذا علي أن أفعل بعد ذلك؟
نتفوق على "أود أفكارك حول التغيير الثاني الذي أدليت به …" يحقق الهدف الثاني كذلك. كما أنه يخبر القارئ بالضبط ما الذي تبحث عنه: ردود الفعل على نقطة محددة.
لا أستطيع التأكيد على هذا بما فيه الكفاية ، لأن إبراز الخطوة التالية للشخص الآخر هو مفتاح الحصول على الاستجابة التي تبحث عنها (وهو يوفر عليك من تلك اللحظة المحرجة عندما تحصل على الكثير من الأفكار بدلاً من ما تحتاج إليه. شيء كنت قد قررت بالفعل على).
يجب أن يكون هناك خط مثل هذا في كل بريد إلكتروني ترسله:
- أحبكم الأفكار / ما رأيك؟
- أحتاج من أجل المضي قدما مع.
- أنا فقط أرسل هذا للرجوع اليها: لا حاجة لاتخاذ أي إجراء.
- أردت أن أشارك ، فقط حتى يكون لديك تحديث.
- هل يمكن أن ترسل مرة أخرى عن طريق؟
يمكن أن تساعدك رسائل البريد الإلكتروني المكتوبة جيدًا على أن تكون أكثر إنتاجية ، من خلال توفيرك من الاجتماعات والمكالمات الهاتفية التي تمكنت من إجرائها في بضع فقرات قصيرة. لجعلها أكثر فاعلية ، فقط تذكر أن تضع في اعتبارك ما سيفكر فيه الشخص الآخر عندما يستقبله ويجيب عن أسئلته الرئيسية في المقدمة.
من وحي لإيجاد المزيد من الطرق لتحسين رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ فيما يلي ثلاث مقالات للتحقق الآن:
- 10 طرق لكتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل
- دليل المحرر لكتابة رسائل البريد الإلكتروني جيدة يبعث على السخرية
- خدعة مفاجئة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني التي تحصل على ردود
