ربما تكون قد سمعت النصيحة التي مفادها أن كل رسالة بريد إلكتروني واحدة ترسلها يجب أن تتضمن دعوة واضحة لاتخاذ إجراء للمستلم. هذا أمر منطقي - إذا لم يكن هناك شيء تحتاجه لهم فعله بالفعل مع هذا البريد الإلكتروني ، فهل يجب أن ترسله بالفعل؟
ومع ذلك ، فإن الشعور بالوضوح بشأن ما تحتاجه قد يشعرك بالحدس البسيط. لا نريد أن يبدو وكأننا أجهزة التحكم بالبخار ، لذلك نرسل رسائل غامضة بأدب ، وينتهي بها الأمر إلى أن يصبح غير واضح تمامًا. يحصل المستلم على طول الطريق حتى النهاية ويفكر ، "اه ، حسنًا … الآن ماذا؟"
مذنب حسب التهمة الموجهة؟ أنت لست وحدك - ولهذا السبب جمعت هذه القوالب البسيطة للاتصال الفوري التي يمكنك نسخها ولصقها واستخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
بعض نداءات إلى العمل ما يفعل وما يترك
قبل أن نصل إلى القوالب ، دعونا نغطي بعضًا من أفضل الممارسات التي يجب أن تضعها في اعتبارك عند استخدام المكالمات لإجراء في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
هذا أول واحد ربما يمكن أن ترى القادمة: لا تكون عامة جدا. احصل على معلومات محددة حول ما تحتاجه بالضبط من ذلك الشخص الآخر.
إن إرسال بريد إلكتروني مرفق به تقرير من 80 صفحة ، كما أن طلبًا شاملاً مثل "مهلا ، هل يمكنك إلقاء نظرة على هذا؟" لن يتغلب إلا على المستلم ، مما يعني أنك ربما لن تحصل على رد.
بدلاً من ذلك ، يسأل شيء مثل ، "هل يمكنك إلقاء نظرة على الصفحات 18-24 واسمحوا لي أن أعرف إذا كان لديك أي تغييرات بحلول يوم الأربعاء؟" يوفر اتجاه واضح ومفيد.
بعد ذلك ، قم بتضمين موعد نهائي لدعوتك إلى اتخاذ إجراء. أنا أفهم ذلك - الأمر الذي يجعلك تشعر بالدفع. لكن ، ربما تعرف مدى غضبها عندما يرسل لك شخص ما علاقة ما دون أي إشارة إلى متى يحتاجها. القضاء على أي لبس قبالة الخفافيش بجعل الجدول الزمني الخاص بك واضح.
أخيرًا ، لا تنسَ أن تقول "شكرًا" مباشرةً بعد دعوتك إلى العمل. نعم ، يمكنك أن تكون صريحًا وكرمًا في نفس الوقت ، وسوف يساعدك ذلك أيضًا في تخفيف أي من أعصابك حول كونك مقدمًا بشأن ما تحتاجه.
فهمتك؟ عظيم! دعنا ندخل في إجراء التصرفات التي يمكنك نسخها ولصقها في بعض سيناريوهات البريد الإلكتروني الشائعة.
الدعوة إلى العمل رقم 1 عندما تحتاج إلى إجابة سؤال
القالب: هل يمكن أن تخبرني؟ أحتاج إلى إجابة من أجل. شكر!
المثال: هل يمكن أن تخبرني ما إذا كان العميل قد استجاب للتعليقات بعد؟ أحتاج إلى إجابة بحلول يوم الجمعة من أجل الانتهاء من هذه الصفقة. شكر!
دعوة إلى العمل رقم 2 عندما تحتاج إلى ملاحظات حول شيء ما
القالب: يرجى تقديم ملاحظاتك عبر عبر في موعد لا يتجاوز. شكرا جزيلا!
مثال: يرجى تقديم ملاحظاتك على الشرائح من 10 إلى 20 من هذا العرض التقديمي باستخدام مستند Google الذي ربطته في رسالة البريد الإلكتروني هذه في موعد لا يتجاوز نهاية العمل في 30 نوفمبر. شكرًا جزيلاً!
الدعوة إلى العمل رقم 3 عندما تحتاج إلى تأكيد اجتماع
القالب: هل يمكن أن نلتقي في لمناقشة؟ واسمحوا لي أن أعرف إذا كان هذا يناسبك. شكرا لك!
المثال: هل يمكن أن نلتقي يوم الخميس الساعة 10 صباحًا لمناقشة إعادة تصميم الموقع؟ واسمحوا لي أن أعرف بحلول يوم ما إذا كان هذا يناسبك. شكرا لك!
اتصل بالإجراء رقم 4 عندما تقوم بإرسال تحديث أو مورد
القالب: يرجى المراجعة من قبل ولا تتردد في الاتصال بي مباشرة مع أي أسئلة. شكرا جزيلا!
المثال: يرجى مراجعة التقرير المرفق الذي يبرز أرقام حركة المرور لهذا الشهر قبل اجتماع فريقنا ولا تتردد في الاتصال بي مباشرة مع أي أسئلة. شكرا جزيلا!
الدعوة إلى العمل رقم 5 عندما تحتاج فقط إلى استجابة
القالب: الرجاء الرد على هذا البريد الإلكتروني بواسطة. إذا لم أسمع منك في ذلك الوقت ، سأفعل. شكر!
المثال: يرجى الرد على رسالة البريد الإلكتروني هذه باستخدام RSVP يوم الثلاثاء. إذا لم أسمع منك في ذلك الوقت ، سأفترض أنك لن تحضر مأدبة الغداء. شكر!
أعرف كيف يبدو غريبًا أنه صريح بشأن ما تحتاجه في بريدك الإلكتروني. ولكن ، على محمل الجد ، لا داعي للذعر.
تذكر أن هذا المستوى من الوضوح يساعد في الواقع المتلقي. أنت تقوم بحفظهم للخطوات وإضافة عمل اضطراري لتعقب ما تحتاج إليهم القيام به. وعلى الرغم من شعورها بالإصرار المفرط ، إلا أنني أعدك بأن معظم الناس سيقدرون (وربما يتعلمون منك!) حقيقة كونك مباشرًا وشفافًا.
