إذا كنت تعمل في منظمات غير ربحية ، فمن المحتمل أن تكون جزءًا من حدث لجمع التبرعات ، سواء كان حفلًا باهظًا أو ساعة سعيدة بسيطة في البار القريب. تعتمد العديد من المنظمات ، خاصة الصغيرة منها ، على هذه الأحداث لجمع الكثير من الأموال في فترة زمنية قصيرة.
ولكن عندما تنضم إلى لجنة التخطيط (أو حتى تضطر إلى تصميم هذا الحدث بشكل منفرد تمامًا) ، لم تعد مجرد ليلة ممتعة تحضرها. الآن ، عليك أن تضع كل التفاصيل لإنشاء أمسية لا تنسى - أمّا ستشجع الحاضرين على إنفاق القليل من المال في قبعتك.
بالطبع ، سيحدد حجم مؤسستك ومستوى متبرعك أفضل نوع من الأحداث لاستضافته ، وسيؤثر ذلك بالتأكيد على كيفية التخطيط. ولكن بغض النظر عن حجم أو حجم جمع التبرعات الخاص بك ، في تجربتي ، لقد وجدت أن هناك بعض العناصر الرئيسية التي تجعل هذه الأحداث تعمل. إذا كنت تشرع في أول حدث لجمع التبرعات ، فتأكد من وجود هذه الضروريات الخمس.
1. الميزانية
لقد سمعت مقولة "يستغرق المال لكسب المال" - وهذا صحيح بنسبة 100 ٪ للأحداث. بالتأكيد ، إذا كنت مقنعا بما فيه الكفاية ، يمكنك على الأرجح الحصول على بعض الضروريات التي يتم التبرع بها لهذا الحدث الخاص بك - مثل مساحة الحدث ، والنبيذ ، والطعام ، وحتى الترفيه. ولكن على الرغم من هذا الكرم ، ستظل بحاجة إلى بعض المال في متناول اليد مقابل نفقات أخرى قليلة ، مثل النقل ، وجبات الطعام للموظفين والمتطوعين ، والنصائح.
للتأكد من أنه يمكنك تغييرها ، قم بإنشاء ميزانية قبل البدء في التخطيط للتفاصيل. من خلال إدراك جيد لوضعك المالي ، ستتمكن بسهولة من معرفة ما إذا كان لديك الأموال اللازمة للتخطيط لعشاء الجلوس أو إذا كنت ستضطر للاستقرار في حفل استقبال غير رسمي للمشروبات فقط. ثم ، عند بدء تلقي التبرعات ووضع خطط قوية ، راقب ميزانيتك عن كثب. سيكون عليك موازنة أي تكاليف غير متوقعة مع تبرعات جديدة أو تعديل خططك حسب الحاجة.
2. الأبطال
من أجل الحصول على حدث ناجح ، يحتاج الناس إلى التبرع والمشاركة. ولكن للحصول على عدد كاف من المانحين لحضور ، لا يمكنك أن تكون الشخص الوحيد الذي يروج لهذا الحدث. ستحتاج إلى مجموعة من الأشخاص الآخرين الذين يرغبون في الترويج لجمع التبرعات لأصدقائهم وزملائهم في العمل والشبكات - وبالطبع لإلهامهم لتقديمه.
هذا هو ما يطلق عليه "اللجنة المضيفة" ، والتي تتكون عادةً من أشخاص يدعمون المنظمة بالفعل بأموالهم أو وقتهم. بالإضافة إلى معرفة مؤسستك جيدًا ، يجب أن يكون لدى كل عضو في اللجنة دائرة واسعة من الاتصالات سيشجعونها على الحضور.
على الرغم من أن كل منظمة تستخدم لجان مضيفة بطريقة مختلفة قليلاً ، فقد كنت أكثر نجاحًا عندما شاركت المجموعة مباشرةً في عملية التخطيط. بالطبع ، تعتمد درجة مشاركتهم على الأفراد ، لذا استخدم حكمك: بعض الناس أكثر من سعداء لالتقاط أكواب في Costco أو التماس رعاة الشركات الكبرى ، في حين أن الآخرين يفضلون فقط إدراج أسمائهم على الدعوة وجعل عدد قليل من المكالمات الهاتفية لأصدقائهم.
3. فرص متعددة لإعطاء
القاعدة الأولى لجمع التبرعات هي أن نسأل. وبالتأكيد ، عندما تستضيف حدثًا ، يعلم الجميع أنه من المتوقع أن يسعلوا سعر التذكرة. ولكن ، يمكنك أيضًا تضمين فرص أخرى للحاضرين لإعطاءها.
يأتي النوع الأكثر شيوعًا من طلب الشراء في شكل يانصيب أو مزاد صامت (ونعم ، يمكنك القيام بكليهما). من السهل بشكل ملحوظ الحصول على جوائز لهذه الأنواع من الأنشطة من خلال مطالبة الشركات المحلية بالمساهمة ؛ تحتاج فقط للتأكد من أن الجوائز تتناسب مع جمهورك. وبعبارة أخرى ، ستحقق حزمة يوم السبا أداءً جيدًا في مأدبة غداء تحت عنوان عيد الأم ، وليس في بطولة الجولف. في بعض الأحيان ، قد يعني هذا تجنب الجوائز تمامًا وبدلاً من ذلك تقديم عطاءات للمانحين على عناصر البرنامج: 100 دولار لبنة في مركز مجتمعك الجديد ، على سبيل المثال ، أو 1000 دولار للالتحاق بمنحة دراسية.
إذا كنت تعرف أن ضيوفك ليسوا من النوع الذي ينفق المزيد من الأموال ، فاطلب منهم التسجيل للتطوع في البرامج والمبادرات القادمة بدلاً من ذلك. سيؤدي ذلك إلى إشراكهم في مهمتك وجعلهم أكثر عرضة للإعطاء مرة أخرى في المستقبل - وإخبار أصدقائهم عنك.
4. تجربة كاملة
ينظر كثير من الناس إلى التبرع لحدث ما على أنه تبادل متساو ، حيث يمنحك بعض المال ، وتتيح له تجربة. مهمتك إذن هي جعل الحدث تجربة مدهشة ، لكي يكونوا منصفين ، يجب عليهم التبرع أكثر.
تقوم بعض المنظمات بذلك مع ضيوف رفيعي المستوى والترفيه. ولكن ، إذا لم يكن لديك بيونسي أو بيل كلينتون على اتصالك السريع ، فقد ترغب في التفكير في مكان خاص أو نشاط غير عادي (ماراثون رقص أو أي شخص؟) أو حفل عشاء عالي المستوى. الأهم من ذلك ، فكر في طرق تعكس مهمتك في هذا الحدث. إذا كنت مؤسسة خدمة مباشرة ، فيمكنك دعوة العملاء للتحدث. يمكن للمدارس أو برامج الفنون عرض عمل طلابهم. من خلال تقديم تجربة لضيوفك تعكس تفرد مؤسستك ، فأنت تقدم تجربة لا يمكن تكرارها. وهذا حقا لا تقدر بثمن.
5. المتابعة
والمثير للدهشة أن أهم عنصر في جمع التبرعات هو المتابعة التي تحدث بعد الحدث. لا تُغري بالراحة على أمجادك (أو قم بتمريض صداع الكحول) ؛ الحصول على الهاتف ، وإرسال رسائل البريد الإلكتروني ، وتحديث موقع الويب الخاص بك. سترغب في الوصول شخصيا إلى كل متبرع (أو متبرع محتمل) قابلتهم في الليلة السابقة وشكرهم على دعمهم. يمكن أن تكون هذه فرصة مثالية لإعداد أكبر عدد ممكن من اجتماعات المتابعة - الخطوة الأولى لزراعتها من أجل تبرعها التالي.
ولا تنس الباعة والمتطوعين! نشكرهم على مساعدتك في جعل الليل ناجحًا. إنهم يدركون أنك مرهق ، لذا فإن البريد الإلكتروني السريع جيد ، ولكن بالنسبة لأي شخص قدم حقًا ما يتجاوز ذلك ، فإن الملاحظة المكتوبة بخط اليد أنيقة للغاية. (ثق بي ، سيتذكرون امتنانك عندما يتواصل الحدث التالي.)
يستغرق كل حدث الكثير من الوقت والجهد حتى ينجح. ولكن باتباع النصائح أعلاه ، ستتمكن من استضافة الأحداث التي تنشئ وتطور ما يلي والذي سيجلب المزيد من الأشخاص - والمال - إلى مؤسستك. و من يعلم؟ قد يكون لديك أيضا وقتا طيبا!
