تعد أحداث جمع التبرعات من الطرق الممتازة لجمع الأموال والوعي لمؤسستك. ولكن إذا كنت تعمل في مؤسسة صغيرة لا تبغي الربح ، فقد يكون من الصعب العثور على الموظفين (والوقت!) للتخطيط الفعلي لمثل هذه الأحداث.
هنا تأتي لجنة مضيفة.
ببساطة ، اللجنة المضيفة هي مجموعة من المتطوعين الذين يتحملون مسؤولية التخطيط لحدث ما. قد يتغير نطاق المسؤوليات الفعلي من مؤسسة إلى أخرى (أو حتى حدث إلى آخر) ، ولكن عمومًا ، يمكنك توقع دعوتهم للضيوف ، والترويج للحدث ، وشراء تذكرة للحضور.
كما هو الحال مع جميع المتطوعين ، تحتاج اللجنة المضيفة عادةً إلى بعض التوجيه لخدمة أهدافك التنظيمية. فيما يلي بعض النصائح لإدارة لجنة مضيفة من أجل جعل سحقك التالي سحقًا.
1. اختر بحكمة
يجب أن يكون لأعضاء اللجنة المضيفة الجيدين سمتين رئيسيتين: يجب أن يكون لديهم دائرة كبيرة من جهات الاتصال المؤثرة ، ويجب ألا يخافوا من التواصل معهم.
للقيام بذلك بشكل أكثر فاعلية ، يجب أن يتمتع أعضاء اللجنة بالفعل ببعض الخبرة مع منظمتك وأن يكونوا على دراية بالعمل الذي تقوم به. سيسمح لهم ذلك بالتحدث مع المانحين المحتملين بمزيد من السلطة والتحدث من تجربتهم الخاصة ، والتي تكون دائمًا أكثر فعالية. مع وضع ذلك في الاعتبار ، راجع قوائم المانحين وقوائم المتطوعين لمعرفة من الذي قد يكون لائقًا.
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة تتجاوز ذلك - على سبيل المثال ، مع تخطيط لوجستيات الحدث - اختر أعضاء اللجنة الذين لديهم سجل حافل بالظهور وإنجاز العمل بفعالية في الأحداث الأخرى التي استضافتها منظمتك.
نظرًا لأنني لجمع التبرعات الوحيد المخصص للموظفين في مؤسستي الحالية ، فإنني أسحب فقط أعضاء اللجنة المضيفة من قائمة الجهات المانحة الرئيسية والتوقعات. من خلال القيام بذلك ، أنا قادر على التخطيط للحدث وتنمية الجهات المانحة في نفس الوقت.
عندما كنت في منظمة أكبر قامت بمزيد من التواصل مع الصحافة حول أحداثنا ، حاولنا الحصول على أسماء المشاهير في لجنتنا المضيفة. لم يكونوا قادرين عادة على المساعدة (وأحيانًا لم يحضروا!) ، لكنه لفت انتباه المجتمع وكتاب الترفيه الذين سيغطون الحدث.
2. كن واضحا حول الواجبات
يكمن التحدي في العديد من الوظائف التطوعية في أن هناك القليل من التوقعات أو الطرق الملموسة لمحاسبة الأشخاص.
على الرغم من أنك تحتاج بالتأكيد إلى تذكر أن المتطوعين يؤدون واجباتهم بدافع قلوبهم ، إلا أن معظم المتطوعين الذين أعرفهم يفضلون تعليمات وإرشادات واضحة حول ما سيكون أكثر فائدة لتنفيذ الحدث. أرغب في صياغة "وصف وظيفي" لكل حدث أقوم به ، مع تحديد مسؤوليات أعضاء اللجنة المضيفة - حتى يعلموا ما يمكن توقعه ، ويمكنهم إبقائهم على المسار الصحيح ، ونبقى جميعًا في نفس الصفحة.
بقدر ما تذهب هذه المسؤوليات ، يمكن للجان المضيفة أن تفعل كل شيء من التقاط المواد الغذائية والإمدادات إلى تصميم الدعوات إلى التبرعات الكبيرة. ما عليك سوى معرفة ما تحتاجه وطلب ذلك في وصف المتطوع الخاص بك.
أفضل وصف رأيته حتى الآن هو من Equality Hawaii ، التي لا تحدد واجبات اللجنة المضيفة فحسب ، بل تتضمن أيضًا نموذج تبرع ، مما يسهل على المتطوعين المساهمة في الهدية المطلوبة لعضوية اللجنة المضيفة. هذا النوع من الاتفاق غير مناسب لكل منظمة ، لكنه مصدر إلهام كبير لمنظمات غير ربحية متنامية.
3. قل شكرا لك
يجب أن تكون اللجنة الأولى هي الأشخاص الذين تتصل بهم أو ترسل لهم بريدًا إلكترونيًا أو تكتب إلى اليوم التالي لهذا الحدث. في الواقع ، بمجرد أن أؤكد لجنتي المضيفة ، أتوجه بالشكر إلى بطاقات الشكر ، لذلك لا يوجد لدي شيء واحد أقوم به في الصباح التالي للسهرة.
سترغب أيضًا في الحصول على وجهة نظرهم حول كيفية سير الحدث - إذا كان هناك أي شيء يمكنك القيام به بشكل أفضل في المرة القادمة ، وإذا كان أي من ضيوفهم مهتمين بالمشاركة بشكل أكبر مع المنظمة ، وإذا كانوا يتمتعون بأنفسهم بشكل عام. يمكن أن تضمن هذه المعلومات القيمة أن تكون الأحداث الخاصة بك أكثر فاعلية في المستقبل ، وأن مؤسستك يمكنها الاستفادة من الفرص الجديدة.
الأهم من ذلك ، أنك تريد أن تطمئن المتطوعين إلى أنه عندما يبذلون وقتًا كبيرًا والتزامًا ماليًا بك ، فأنت تقدر ذلك تقديراً صادقاً.
ربما يكون المتطوعون السعداء - وخاصة المتطوعون المتصلون جيدًا والأثرياء - هم أفضل مورد يمكن أن يكون لديك كمؤسسة صغيرة لا تبغي الربح. إذا كنت تعاملهم بحكمة وبشكل جيد ، فلن تحصل على المساعدة التي تحتاج إليها فقط لتخطيط وتنفيذ حدث كبير ، ولكن ستتمكن أيضًا من رفع مستوى جمع التبرعات إلى المستوى التالي.
