إرسال بريد إلكتروني هو الطريقة الأسهل والأقل تدخلاً لتقديم الطلبات داخل الفرق. ولكن هذا على وجه التحديد لأن البريد الإلكتروني هو جهد لدرجة أنه يمكن أن يكون مضيعة للوقت بالكامل. إن إطلاق رسالة بريد إلكتروني غامضة لا تخبر المستلمين بوضوح بما ينبغي عليهم فعله أو سبب أهمية السؤال الخاص بك سيؤدي فقط إلى خلق المزيد من العمل للجميع.
رسائل البريد الإلكتروني الأكثر فاعلية تعامل سطر الموضوع مثل معرف المتصل واستخدم الكلمات التي تصل إلى النقطة على الفور.
فيما يلي بعض الدوافع والأشياء التي لا تسمح لك باختيار الكلمات التي تنقل رسالتك بوضوح وتمنعك من إزعاج (أو إرباك) زملائك في العمل:
1. عندما تكون هناك مهام لإكمال
لا تكتب: الخ.
هل الكتابة: إن ، هذا ، أو هذه
المعلمون في مدرسة القواعد كانوا على حق - كن محددًا! حتى إذا كان بريدك الإلكتروني يتابع محادثة أو اجتماع حديثًا ، فمن المحتمل أن يتم تقديمه كشيء للقيام به لاحقًا. عندما يكون المستلم جاهزًا لقراءته ، فإن الاطلاع على "متابعة اجتماع الموظفين وما إلى ذلك" لن يكون مفيدًا. بدلاً من ذلك ، كن واضحًا بشأن ما تحتاجه والكتابة: "الرجاء حل هذه الأسئلة من اجتماع الموظفين" أو "التقرير الذي تمت مناقشته في اجتماع الموظفين". فكر في موضوعك مثل الكتابة المسبقة لعنصر قائمة مهام حتى يسهل على هذا المربع للحصول على فحص.
2. عندما كنت تشارك بريد إلكتروني آخر
لا تكتب: "FWD:"
هل الكتابة: مساعدة
هذا الأمر يجعلني أفكر دائمًا في التسعينيات ، عندما كان من الشائع رؤية رسائل البريد الإلكتروني التي ذهبت إلى شيء من هذا القبيل: تقوم بإرسال رسائل متسلسلة في العمل (على محمل الجد ، لا) ، وربما تشارك فقط شيئًا كتبه شخص آخر وتريد أن يقرأه زميلك في العمل أو يفعل شيئًا ما. في هذه الحالة ، هل تفضلها واكتب "هل يمكنك مساعدتي في فك رموز هذا؟" أو "يبدو أن العميل يحتاج إلى مساعدة". بالتأكيد ، ربما تكون قد خططت لكتابة هذه الرسالة في نص رسالة البريد الإلكتروني ، ولكن الموضوع هو مكان أفضل بكثير إذا كنت ترغب في الحصول على لاحظت بسرعة.
3. عندما تحاول أن تكون شخصية
لا تكتب: يا
هل الكتابة: أنت
إرسال "مرحبًا" في سطر موضوع البريد الإلكتروني هو نفس رسالة "نص نحن بحاجة إلى التحدث" مع صديق أو إلى شخص تعارف. لا تفعل ذلك! ستجعل المستلم يشك في أي شيء سيأتي بعد ذلك ، وقد ينتهي بك الأمر في انتظار بعض الوقت للرد لأنه قد لا يتم فتحه أبدًا . نظرًا لأنك قد تحتاج في الواقع إلى الدردشة حول شيء شخصي أو خاص ، فحاول "متى يكون لديك وقت للدردشة لمدة 15 دقيقة؟" هذا النهج يزيل الحافة ويضع الطاقة في يد المستلم لاختيار وقت مناسب له .
4. عندما تحتاج إليها الآن
لا تكتب: عاجل
هل الكتابة: اليوم
عندما يكون الوقت قصيرًا ويكون الضغط مرتفعًا ، تكون كلمة "عاجلة" كلمة لا تؤدي إلا إلى الذعر. والهلع هو آخر شيء يجب على الشخص المسؤول عن المهمة القيام به. إذا كان لديك ما يكفي من الوقت للاعتراف بالحاجة وإرسال بريد إلكتروني ، فلديك أيضًا الوقت الكافي لإعطاء إشعار مسبق بأن "هذا يجب أن يكون أولويتك الأولى اليوم." إذا كان الأمر عاجلاً حقًا ، فقم بإجراء مكالمة هاتفية أو زيارة شخصية في حين أن.
5. واحد أكثر مكافأة العبارة
أخيرًا وليس آخرًا ، عبارة نقولها جميعًا إنها تنهي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ولكنها نادراً ما تستخدمها للتحدث مباشرة مع زملائنا في العمل: "شكرًا لك". إن رسالة تقدير بسيطة وبسيطة ستسهم في تقوية الروابط بينكما. وأعضاء فريقك. تقول أنك تعترف بجهودهم وتقدر أدوارهم. ومن المؤكد فوز فوز الثقة.
