ليس لدى Excel إمكانات إدارة البيانات لبرامج قواعد البيانات العلائقية مثل SQL Server و Microsoft Access. ومع ذلك ، فإن ما يمكنه القيام به هو بمثابة قاعدة بيانات بسيطة تملأ متطلبات إدارة البيانات.
في Excel ، يتم تنظيم البيانات في جداول باستخدام الصفوف والأعمدة في ورقة العمل. تحتوي الإصدارات الأحدث من البرنامج على ميزة جدول ، مما يسهل إدخال البيانات وتحريرها ومعالجتها.
شروط قاعدة البيانات: الجدول والسجلات والحقول
قاعدة البيانات هي مجموعة من المعلومات ذات الصلة المخزنة في واحد أو أكثر من ملفات الكمبيوتر بطريقة منظمة. عادة يتم تنظيم المعلومات أو البيانات في جداول. يتم تنظيم المعلومات في الجدول بطريقة يمكن بسهولة تحديثها وفرزها وتصحيحها وتصفيتها.
تحتوي قاعدة البيانات البسيطة ، مثل Excel ، على كافة المعلومات حول موضوع واحد في جدول واحد. قواعد البيانات العلائقية ، من ناحية أخرى ، تتكون من عدد من الجداول مع كل جدول يحتوي على معلومات حول مواضيع مختلفة ، ولكن ذات صلة.
تسجيل
في مصطلحات قاعدة البيانات ، أسجل تحمل جميع المعلومات أو البيانات حول كائن محدد تم إدخاله في قاعدة البيانات. في Excel ، يتم تنظيم السجلات عادة في صفوف ورقة العمل مع كل خلية في الصف تحتوي على عنصر واحد من المعلومات أو القيمة.
مجالات
ويشار إلى كل عنصر من عناصر المعلومات في سجل قاعدة بيانات ، مثل رقم الهاتف أو رقم الشارع ، باسمحقل. في Excel ، تعمل الخلايا الفردية لورقة العمل كحقول ، حيث يمكن أن تحتوي كل خلية على جزء واحد من المعلومات حول كائن ما.
أسماء الحقول
من الضروري إدخال البيانات بطريقة منظمة في قاعدة بيانات بحيث يمكن فرزها أو تصفيتها للعثور على معلومات محددة. لضمان إدخال البيانات بنفس الترتيب لكل سجل ، تتم إضافة العناوين إلى كل عمود في الجدول. ويشار إلى عناوين الأعمدة باسم أسماء الحقول.
قاعدة بيانات المثال
في الصورة أعلاه ، يتم تخزين جميع المعلومات التي يتم جمعها لطالب واحد في صف فردي أو سجل في الجدول. كل طالب ، بغض النظر عن مقدار أو كمية المعلومات التي يتم جمعها لديه صف منفصل في الجدول.
كل خلية داخل صف هي حقل يحتوي على قطعة واحدة من تلك المعلومات. تساعد أسماء الحقول في صف الرأس على الحفاظ على تنظيم البيانات عن طريق الاحتفاظ بجميع البيانات حول موضوع معين ، مثل الاسم أو العمر ، في نفس العمود لجميع الطلاب.
أدوات إدارة البيانات في Excel
بالإضافة إلى ذلك ، قامت Microsoft بتضمين عدد من أدوات البيانات لتسهيل العمل مع كميات كبيرة من البيانات المخزنة في جداول Excel وللمساعدة في الاحتفاظ بها في حالة جيدة.
استخدام نموذج للسجلات
واحدة من تلك الأدوات التي تجعل من السهل العمل مع السجلات الفردية هي نموذج البيانات. يمكن استخدام نموذج للعثور على السجلات أو تحريرها أو إدخالها أو حذفها في جداول تحتوي على ما يصل إلى 32 حقلاً أو أعمدة.
يتضمن النموذج الافتراضي قائمة بأسماء الحقول بالترتيب الذي تم ترتيبه في الجدول ، لضمان إدخال السجلات بشكل صحيح. بجانب كل اسم حقل هو مربع نص لإدخال أو تحرير حقول البيانات الفردية.
على الرغم من أنه من الممكن إنشاء نماذج مخصصة ، فإن إنشاء النموذج الافتراضي واستخدامه يكون أسهل بكثير وغالباً ما يكون كل ما هو مطلوب.
إزالة سجلات بيانات مكررة
مشكلة شائعة في جميع قواعد البيانات هي أخطاء البيانات. بالإضافة إلى الأخطاء الإملائية البسيطة أو حقول البيانات المفقودة ، يمكن أن تكون سجلات البيانات المكررة مصدر قلق كبير حيث يزداد حجم جدول البيانات.
يمكن استخدام أداة أخرى من أدوات بيانات Excel لإزالة هذه السجلات المكررة - سواء كانت مكررة أو جزئية مكررة.
فرز البيانات في Excel
يعني الفرز إعادة تنظيم البيانات وفقًا لخاصية معينة ، مثل ترتيب جدول أبجديًا حسب أسماء العائلة أو ترتيب زمني من الأقدم إلى الأصغر.
تتضمن خيارات الفرز في Excel الفرز بحقل واحد أو أكثر ، والفرز المخصص ، مثل التاريخ والوقت ، والفرز حسب الصفوف مما يجعل من الممكن إعادة ترتيب الحقول في جدول.
