حتى عندما لا تتطلب رسائل البريد الإلكتروني استجابة فورية ، فإن بعض الأشخاص يعتقدون أنها تفعل ذلك.
لذلك عندما نكون خارج الشبكة لبضع ساعات - ربما بسبب موعد الطبيب أو اجتماع خالٍ من أجهزة الكمبيوتر المحمول - يبدأ الناس في التساؤل عما إذا كنا على قيد الحياة وبصحة جيدة (والأهم من ذلك في رؤوسهم ، لماذا نحن لسنا العودة إليهم).
هذا هو السبب في أن رسالة OOO تأتي في متناول يدي! على محمل الجد - ليس فقط عندما تكون في إجازة. يمكن أن يساعدوا في التخفيف من حدة المشكلة عندما يكون لديك عميل محتاج أو موظف مزعج ، ويضمنون أنك ستعود إلى الأشخاص على الفور ، حتى لو كان ذلك فقط لإخبارهم بأنك سترد لاحقًا.
فيما يلي ست حالات مثيرة للدهشة يجب عليك استخدام واحدة (وقوالب لصياغة تلك الرسالة الاحترافية المثالية):
1. عندما تسافر (للعمل)
لذلك ، أنت على اتصال ، لكن لا يمكنك التقاط هاتفك لأنه ، حسناً ، أخبرك مضيفو الرحلة بعدم القيام بذلك. يمكن أن يؤدي استخدام رسالة OOO إلى إعلام الناس بأنك تلقيت بريدهم الإلكتروني ، وفهم أنه مهم ، وسوف يعود إليهم بمجرد هبوطك.
مرحبا،
3. عندما تكون في نطاق شبكة Wi-Fi سيء
لا يوجد شيء أكثر إزعاجًا من الحصول على عجلة الدوران وأنت تضغط على إرسال رسالة بريد إلكتروني مهمة. من خلال وضع OOO ، فإنك تظهر أنك تحاول الرد ، لكن لا يمكنك فعليًا ذلك.
مرحبا،
4. عندما يكون لديك موعد (طويل)
فقط في حالة استمرار موعد طبيب الأسنان في وقت الغداء ، ضع على OOO حتى يعرف الناس أنك خارج عن العمل.
مرحبا،
5. عندما كنت تفعل العمل رؤساء أسفل
نعلم جميعًا أن البريد الإلكتروني يمكن أن يكون قاتلًا خطيرًا للإنتاجية ، لذلك إذا بدا الأمر مناسبًا في مكتبك ، فلا تتردد في استخدام OOO لإخبار الآخرين أنك تحاول التركيز وبالتالي لا تحقق رسائلك لبضع ساعات.
(قبل القيام بذلك ، تحقق من رئيسك للتأكد من أنه لن يؤثر على سير العمل).
مرحبا،
6. عندما يكون خارج ساعات
وإذا وجدت أن العملاء لا يحترمون أمسياتك أو عطلات نهاية الأسبوع (ومن الواضح في الوصف الوظيفي الخاص بك أنك لست بحاجة إلى أن تكون متاحًا بعد ذلك) ، فحاول استخدام هذا واحد لتدريبهم على الاتصال بك فقط خلال ساعات العمل. مرة أخرى ، أود أن أتحقق من رئيسك في العمل للتأكد من السماح بذلك.
مرحبا،
إن استخدام رسالة OOO للحالات الدنيوية (ولكن المستهلكة للوقت) لن يؤدي فقط إلى تخفيف مخاوف جميع جهات الاتصال الخاصة بك ، ولكنه سيضمن أيضًا الحفاظ على سمعتك الممتازة عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعدك على إنشاء عادات بريد إلكتروني أكثر صحة - نظرًا لأنك تدرك أن معظم رسائل البريد الإلكتروني ليست ملحة حقًا ، فلن تحتاج إلى OOO لتعلم أنه من الجيد عدم الرد على الفور.
