في اليوم الآخر ، قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى زميل مع بعض الأسئلة وتلقيت الرد ، "أنا أكثر من شخص هاتف - هل يمكنك الاتصال بي بشأن هذا؟"
يجب أن أقول ، لقد صدمت قليلا.
لا تقابل غالبًا شخصًا يفضل التقاط الهاتف لممارسة الأعمال. حسب الاختيار ، أعتقد أن غالبية الموظفين في مكان العمل المعتاد سيختارون البريد الإلكتروني عبر مكالمة هاتفية في أي يوم. ومن المنطقي: البريد الإلكتروني سريع وفعال ولا يحمل فرصة الصمت المحرج أو تشتيت ضوضاء الخلفية.
ولكن على الرغم من التفضيل الساحق للبريد الإلكتروني ، فهناك بعض المواقف التي تعمل بشكل أفضل عند التقاط الهاتف.
1. انها عاجلة
حوالي 60٪ من الأشخاص ينتظرون يومين كاملين للرد على رسالة بريد إلكتروني متعلقة بالعمل. لذا إذا أرسلت رسالة بريد إلكتروني تحتاج إلى استجابة في أسرع وقت ممكن - حتى مع وجود سطر موضوع يتضمن "عاجل!" - فهناك فرصة جيدة لأنك ستترك تحديث صندوق الوارد الخاص بك مرارًا وتكرارًا لمدة 48 ساعة القادمة ، عبر أصابعك ل الرد.
من ناحية أخرى ، فإن إجراء مكالمة هاتفية حول مسألة حرجة يمكن أن يساعدك في إيصال شعور بالإلحاح ، وتأكد من أن الشخص الآخر يعرف بالضبط ما يحتاج إليه ، والإجابة على أي أسئلة دون اللجوء إلى سلسلة بريد إلكتروني لا تنتهي أبدًا . بحلول الوقت الذي تنتهي فيه الجلسة ، يمكنك أن تكون واثقًا من أن الجميع على نفس الصفحة ويفهموا ما يجب أن يحدث لمعالجة هذه المشكلة.
2. أنت لا تحصل على استجابة
ربما قمت بإرسال طلب غير عاجل تمامًا عبر البريد الإلكتروني ، لكن في مرحلة ما ، أنت بحاجة إلى استجابة - وبعد بضعة أيام من الصمت ، بدأت تشعر بالإحباط.
هناك عدة مرات فقط يمكنك حث الطلب مع بريد إلكتروني آخر يقول ، "مهلا ، أردت فقط متابعة هذا - هل كان لديك فرصة للنظر فيه؟"
إذا لم تتلق ردًا بعد البريد الإلكتروني الأصلي ورسالة متابعة واحدة ، فقم بإجراء مكالمة هاتفية افتراضيًا. سيكون لديك فرصة أفضل بكثير للحصول على استجابة فورية - أو على الأقل وضعه على رادار زميلك في العمل كمسألة تحتاج إلى اهتمامه.
3. يستغرق أكثر من بضع جمل
في مرحلة ما ، ربما تكون قد استلمت رواية عن رسالة بريد إلكتروني استغرقت منك 20 دقيقة للقراءة - ولا تزال تترك لك أسئلة قبل تسجيل الخروج في النهاية. لا تخضع الآخرين لهذا التعذيب.
إذا كان كل ما تحتاج إلى إيصاله يستغرق أكثر من فقرتين - على سبيل المثال ، فأنت تشرح الفروق الدقيقة في مهمة ما أو توضح عملية قسم لشخص ما في فريق آخر - فغالبًا ما يكون التقاط الهاتف أكثر فعالية. سيسمح ذلك للشخص الآخر بطرح الأسئلة ، ومن نبرة صوتها ، بحلول الوقت الذي تنتهي فيه ، يمكنك التأكد من أنها تفهم تمامًا.
4. أنت تريد ملاحظات صريحة
ربما لديك فكرة رائعة عن مقال أو عن مبيعات ، وتريد أن ترى ما يفكر فيه زميلك قبل أن تبدأ.
مع بريد إلكتروني ، قد تحصل على استجابة مثل ، "موافق. يبدو ذلك جيدًا. "رغم أن هذا الرد إيجابي ، إلا أنه لا يثير أي مخاوف أو يثير أي اقتراحات إضافية. باختصار ، إنها ليست ملاحظات مفيدة للغاية.
ومع ذلك ، فإن مكالمة هاتفية - والتي ، بطبيعتها ، تستدعي أكثر من استجابة سريعة غير إلزامية - سوف تتيح لك سماع صوت زميلك في العمل ، وتعمق في الفروق الدقيقة في فكرتك ، وتتناول أي أسئلة يواجهها زميلك ، ، بشكل عام ، الحصول على ملاحظات أكثر عمقا وصراحة.
5. تريد بناء علاقة
البريد الإلكتروني رائع للتواصل السريع والفعال. لكن في بعض الأحيان ، تحتاج إلى لمسة شخصية أكثر - مثلما يحدث عندما تتواصل مع زميل جديد أو عميل شركة عن بعد.
بالتأكيد ، يمكنك كتابة بريد إلكتروني تمهيدي لطيف للغاية. ولكن يمكن أن تساعدك المكالمة الهاتفية على نقل الدفء والأصالة التي لا يمكن للبريد الإلكتروني - والتي لا يمكن أن تساعدك على بناء علاقة فعلية مع الشخص على الجانب الآخر ، بدلاً من أن تصبح جهة اتصال بريد إلكتروني أخرى في دفتر العناوين الخاص به. .
6. أنت لا تريد سجل المحادثة
للأفضل أو للأسوأ ، يتم الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني إلى الأبد في مكان ما هناك ، وتكون جاهزة للإقتباس أو إعادة التوجيه في أي لحظة.
لذا ، إذا كنت بحاجة إلى مناقشة المعلومات السرية أو الحساسة التي لا تنتمي إلى الكتابة حتى الآن - مثل شائعات عن اندماج شركة أو زميل في العمل يتم تجنيده من قبل شركة منافسة - فمن الأفضل إجراء مكالمة هاتفية.
ينطبق هذا أيضًا على المحادثات غير الرسمية التي تفضل الاحتفاظ بها خصوصًا ، كما هو الحال عندما تحتاج إلى مساعدة من أحد زملائك في العمل لتلبية طلب في اللحظة الأخيرة وتريد شرح ظروف الموقف - مثل ، "أكره أن أسألك للحصول على استحقاق في الساعة 4:45 مساءً ، لكن المدير الخاص بي أسقط الكرة على اقتراح سميث وعلينا أن نجمعها الليلة ".
قد يكون هذا صحيحًا ويساعد بالتأكيد في شرح سياق الطلب ، ولكنه ليس بالضبط ما يجب أن يعود إلى مديرك عن طريق سلسلة بريد إلكتروني معاد توجيهها. على الهاتف ، يمكنك أن تكون صريحًا دون أن تصل كلماتك إلى المكان الخطأ (أيضًا ، ما دمت تغلق باب المكتب).
قد يلخص هارون كويتين ، المدير التنفيذي والشريك الإداري في كويتين ، الأمر بشكل أفضل: "أي شيء يجب أن تفكر فيه مرتين ، وأي شيء تعتقد أنه قد يكون حساسًا ، وأي شيء تعتقد أنه يتطلب مهارات علاقتك … بالتأكيد يجب أن تلتقط الهاتف."
