عندما بدأت حياتي المهنية ، كنت مهووسًا بالسيطرة الكاملة والتامة. أدركت تمامًا أنه إذا تعاملت مع كل شيء بنفسي ، فسيتم ذلك بشكل أسرع وأفضل وأكثر كفاءة. يعني التفويض للآخرين إهدار الوقت ، وفقدان السيطرة على مشاريعي ، والأسوأ من ذلك كله ، إظهار الضعف في قدرتي على إنجاز المهمة.
او كذلك ظننت انا.
لكن بمرور الوقت وبعد الكثير من الإحباطات ، أدركت خطأ طرقي. إن التفويض للآخرين ليس مفيدًا فحسب ، بل إنه أساسي لنجاحك. بينما تتقدم في حياتك المهنية وتبدأ في تنفيذ مشاريع أكبر وأكبر ، لن تتمكن من التوفيق بين جميع مسؤولياتك ومواكبة مستوى عالٍ من العمل أيضًا. نعم ، قد يستغرق التفويض المزيد من الجهد في المقدمة ، ولكن على المدى الطويل ، سيوفر لك ذلك الوقت ويسمح لك بالتركيز على الجوانب الأكبر والأكثر أهمية في عملك.
بالإضافة إلى ذلك ، ستساعدك مشاركة المسؤوليات في إنشاء فريق أكثر إنتاجية وكفاءة وثقة. إن السماح لأعضاء فريقك بالمساعدة يرسل رسالة واضحة مفادها أن لديك إيمانًا بها ، وأنك تقدر مهاراتهم وتريد أن ينجحوا وينمووا في حياتهم المهنية أيضًا.
إذا لم يكن ترك الأمر مناسبًا تمامًا ، فجرب هذه النصائح الست من المندوب المولود من جديد:
1. قرر ماذا يفوض
إذا كنت تغمس أصابع قدميك في المياه المفوَّضة ، فابدأ بمشروع صغير ، أو مشروعًا لا يجب إكماله بطريقة محددة. لا تقم بتعيين أكثر مهامك أهمية وحساسة للوقت ، واترك وقتًا كافياً لحدوث الأخطاء (وهذا يعني عدم المرور بشيء ما في الساعة 5 مساءً يوم الخميس عندما يحتاج الأمر إلى مكتب رئيسك أول شيء صباح يوم الجمعة) . الأهم من ذلك ، ألا تفوض أبدًا شيئًا لا ترغب في القيام به بنفسك - فهذه هي أسرع طريقة لتفقد احترام فريقك.
2. اختيار الأشخاص المناسبين
اختيار أفضل الأشخاص في فريقك لهذا المنصب هو مفتاح التفويض الفعال. بالطبع ، حدد الأشخاص الذين تثق بهم يمكنهم القيام بالعمل بشكل جيد والذين لديهم دوافع ذاتية وراحة في العمل دون إشراف مستمر. ولكن خذ أيضًا وقتًا لفهم نقاط القوة والضعف لدى أعضاء فريقك (وكذلك فريقك أيضًا) ، وتذكرهم أثناء قيامك بتعيين المشاريع.
إذا كنت تعرف أن شخصًا ما هو محرر أفضل منك ، فلماذا لا تمر على المستند الذي يتعين عليك تدقيقه؟ إذا كان أحد أعضاء الفريق ضعيفًا في PowerPoint ، فلا تطلب منها تجميع العرض التقديمي الكبير. عندما تتعلم نقاط القوة والضعف في فريقك ، ستصبح عملية التفويض أسهل وأقل وقتًا.
3. التواصل
التواصل المفتوح الواضح من البداية أمر بالغ الأهمية لضمان أن المشروعات التي تفوضها ستتم بشكل جيد. منذ البداية الأولى للمشروع ، كن مطلعًا على توقعاتك ، بما في ذلك الجداول الزمنية والتسليمات ، ومنح أعضاء فريقك جميع المعلومات التي يحتاجونها لتحقيق تلك الأهداف. قد يكون من المفيد وضع كل شيء كتابيًا أو تزويد الأشخاص بنموذج أو إرشادات للمشروع - فكلما زاد الاتجاه الذي أعطيته لهم ، زاد احتمال عودتهم بما تبحث عنه.
4. تحقق في ، ولكن لا يكون متعجرف
بمجرد تفويض مهمة ما ، امنح أعضاء فريقك المرونة في كيفية إنجازها (ما لم يكن هناك ، بالطبع ، بروتوكول أو إجراء محدد). إن السيطرة على المشروع بحضور متعجرف لا يشجع أي شخص على النجاح - وبالتأكيد لن يفوز بك في أي من ترشيحات Boss of the Year.
لكن تحقق من ذلك بشكل دوري للتأكد من أن الجميع على المسار الصحيح وعرض للإجابة على الأسئلة حسب الحاجة. حاول استخدام أنظمة مثل مستندات Google وجداول البيانات المشتركة أو عقد اجتماعات دورية للفريق لإبقاء الجميع على نفس الصفحة والمضي قدمًا.
5. التحلي بالصبر والتفاهم
على الرغم من أن التفويض سيؤدي إلى توقف العمل عن العمل على المدى الطويل ، فاستعد لأخذ وقت إضافي من جدولك والإجابة على الكثير من الأسئلة في البداية. فقط كن صبورًا - عندما تتعلم كيف يعمل فريقك بشكل أفضل ، ومع تعلم توقعاتك ، ستصبح الأمور أسهل.
تذكر أيضًا أن الأخطاء ستحدث. كن متفهمًا ، ولكن تعالج أيضًا المشكلات عند نشوئها ، حتى يتمكن أعضاء فريقك من التعلم منها والقيام بأشياء مختلفة في المرة القادمة.
6. حصة في المكافآت ومنح الائتمان عند الاستحقاق
يعتبر الحصول على كل رصيد لمشروع ساعده الآخرون طريقة رائعة للتأكد من أنهم لن يرغبون في مساعدتك مرة أخرى. تأكد من التعرف على أي شخص ساعدك في ذلك وشكره ، وجعل فريقك بالكامل (وليس نفسك فقط) في حالة جيدة للقيام بهذه المهمة بشكل جيد. وإذا تلقيت أي مكافآت أو جوائز تقديرية للمشروع ، فشاركها.
لا شك أن عملية التفويض تأخذ الممارسة - حتى يومنا هذا ، أتعلم إلى الأبد فرقي. ولكن تقاسم المسؤوليات أوجد إحساسًا بالمجتمع داخل تلك الفرق وأحدث نجاحًا مذهلاً ، وأنا أعلم الآن أنني لن أحققه أبدًا بمفردي.
