باستخدام مايكروسوفتدمج المراسلات ميزة ، يمكنك إرسال نفس المستند مع تغييرات طفيفة على عدد كبير من المستلمين. يأتي دمج الكلمة من حقيقة أن وثيقة واحدة (حرف ، على سبيل المثال) يتم دمجها مع وثيقة مصدر البيانات ، مثل جدول البيانات.
يمكن تجميع بيانات هذا البرنامج التعليمي مع معظم إصدارات Microsoft Excel بما في ذلك 2007 و 2010 و 2013 و 2016 و Office 365.
ميزة دمج المراسلات الخاصة بـ Microsoft Word متوافقة مع Word 2010 و 2013 و 2016 و Office 365.
كلمات دمج المراسلات تعمل ميزة بسلاسة مع بيانات من Excel. بينما يسمح لك Word أيضًا بإنشاء مصدر بيانات ، تكون خيارات استخدام هذه البيانات محدودة. إذا كان لديك بالفعل بياناتك في جدول بيانات ، فليس من المنطقي إعادة كتابة جميع المعلومات في مصدر بيانات Word.
تحضير البيانات لدمج المراسلات
من الناحية النظرية ، يمكنك استخدام أي ورقة عمل Excel في وظيفة دمج المراسلات Word دون أي تحضير خاص. ومع ذلك ، يجب أن تأخذ بعض الوقت لإعداد ورقة العمل الخاصة بك لتحسين عملية دمج المراسلات.
تنظيم بيانات جدول البيانات
يجب تنظيم بيانات Excel الخاصة بك بدقة الصفوف و أعمدة. فكر في كل صف كسجل منفرد وكل عمود كحقل ستدرجه في المستند. إذا كنت بحاجة إلى إعادة تنشيط ، راجع برنامج تعليمي لدخول بيانات Excel.
قم بإنشاء صف رأس
قم بإنشاء صف رأس للورقة التي تنوي استخدامها لدمج المراسلات. امقدمة الصف هو صف يحتوي على تسميات تحدد البيانات في الخلايا الموجودة أسفلها. يمكن أن يكون Excel دقيقًا في بعض الأحيان حول التفريق بين البيانات والتسميات ، لذا تأكد من ذلك باستخدام النص الغامق وحدود الخلية وتظليل الخلية الفريدة في صف الرأس - وهذا يضمن التفريق بينه وبين بقية بياناتك.
لاحقاً عندما تقوم بدمج البيانات مع المستند الرئيسي ، تظهر التسميات كأسماء حقول الدمج ، لذلك لا يوجد أي تشويش فيما يتعلق بالبيانات التي تقوم بإدخالها في المستند الخاص بك.
من الممارسات الجيدة تسمية الأعمدة في جدول بيانات Excel ، حيث إنها تساعد على منع حدوث خطأ في المستخدم في المستقبل.
ضع كل البيانات في ورقة واحدة
يجب أن تكون البيانات التي تنوي استخدامها لدمج المراسلات على ورقة واحدة؛ إذا كان منتشرًا عبر أوراق متعددة ، فأنت بحاجة إلى دمج الأوراق أو إجراء دمجات بريد متعددة. تأكد أيضًا من تسمية الأوراق بوضوح ، حيث يتعين عليك تحديد الورقة التي تنوي استخدامها دون عرضها.
إقران مصدر بيانات في دمج المراسلات
لربط جدول بيانات Excel الخاص بك مع مستند Word الخاص بك:
-
اضغط على مراسلات التبويب من شريط.
-
اختر بدء دمج المراسلات زر للوصول إلى اسقاط.
كما سنقوم بكتابة بياناتنا في خطاب لهذا المثال ، سوف نختار رسالة الخيار من اسقاط.
-
اختر حدد المستلمين زر للوصول إلى اسقاط.
نحن نريد استيراد بياناتنا من ورقة عمل Excel المحفوظة ، لذا حدد استخدام قائمة حالية … اختيار.
-
من مربع الحوار ، ابحث عن ملف Excel وحدده.
انقر حسنا المضي قدما.
-
من حدد الجدول صندوق المحادثة، حدد الورقة مع الجدول الخاص بك ، وانقر فوق حسنا زر.
إذا كان Excel يحتوي على رؤوس أعمدة ، فتأكد من يحتوي الصف الأول من البيانات على رؤوس الأعمدة يتم تحديد الخيار.
-
انقرحسنا.
الآن بعد أن تم إقران مصدر البيانات بالمستند الرئيسي ، يمكنك البدء في إدخال نص أو تحرير مستند Word الخاص بك. ومع ذلك ، لا يمكنك إجراء تغييرات على مصدر البيانات في Excel. إذا احتجت إلى إجراء تغييرات على البيانات ، فيجب إغلاق المستند في Word قبل أن تتمكن من فتح مصدر البيانات في Excel.
إدراج حقول دمج في المستند الخاص بك
-
انقر علىإدراج حقل دمج على شريط أدوات دمج المراسلات لفتحإدراج حقل دمج اسقاط.
-
قم بتمييز اسم الحقل الذي تريد إدراجه من القائمة وانقر فوقإدراج.
عرض مستندات دمج المراسلات
عند إدراج حقول دمج في مستند ، لا يحمل Word عبر تنسيق البيانات من مصدر البيانات. إذا كنت ترغب في تطبيق التنسيق مثل الخط المائل أو الغامق أو التسطير ، فيجب إجراء ذلك في Word.
إذا كنت تعرض المستند مع الحقول ، فأنت تختار الأسهم المزدوجة على جانبي الحقل الذي تريد تطبيق التنسيق عليه. إذا كنت تعرض البيانات المدمجة في المستند ، فقم بتمييز النص الذي ترغب في تغييره.
يتم إجراء أي تغييرات في التنسيق في جميع المستندات المدمجة ، وليس فقط على المستند الفردي.
معاينة المستندات المدمجة
لمعاينة المستندات المدمجة ، انقر فوقعرض البيانات المدمجة على شريط أدوات دمج المراسلات. يعمل هذا الزر كمفتاح تبديل ، لذلك إذا أردت الرجوع إلى عرض الحقول فقط وليس البيانات التي تحتوي عليها ، فانقر عليها مرة أخرى.
التنقل خلال المستندات المدمجة باستخدام أزرار ملاحية على ال دمج المراسلات شريط. هم ، من اليسار إلى اليمين:اول تسجيل, السجل السابق, اذهب الى السجل, السجل التاليو السجل الأخير.
قبل أن تقوم بدمج المستندات ، قم بمعاينتها كلها ، أو قدر ما تستطيع للتحقق من أن كل شيء تم دمجه بشكل صحيح. انتبه بشكل خاص إلى علامات الترقيم والمسافات حول البيانات المدمجة.
عندما تكون مستعدًا لدمج المستندات ، يكون لديك خياران. أيًا كانت الطريقة التي تختارها ، يتم تقديم مربع حوار يمكنك فيه إخبار Word بدمج كافة السجلات أو السجل الحالي أو نطاق من السجلات. انقر فوق زر الخيار الموجود بجوار اختيارك ، ثم انقر فوقحسنا. إذا كنت ترغب في دمج نطاق ، فأدخلت رقم البداية والرقم النهائي للسجلات التي تريد تضمينها في الدمج قبل النقرحسنا. إذا اخترت طباعة المستندات ، بعد ظهور مربع الحوار ، يتم تقديمك مع طباعة صندوق المحادثة. يمكنك التفاعل معه كما هو الحال مع أي مستند آخر. إنهاء مستند دمج المراسلات
