إذا كنت مثل معظم المستخدمين ، فمن المحتمل أنك لا تقضي الكثير من الوقت في التفكير في تسمية المستندات عند حفظها. لسوء الحظ ، يمكن أن يجعل ذلك من الصعب العثور على الملف الذي تريده بدون القليل من البحث - قد تضطر إلى فتح عدة ملفات مختلفة للعثور على الملف الذي تريده.
تطوير نظام تسمية للمستندات الخاصة بك والحصول على عادة استخدامه سيوفر لك الوقت والإحباط عندما يحين الوقت لتحديد موقع المستند الذي تحتاجه. بدلاً من البحث في مستندات لا حصر لها بأسماء ملفات غير دقيقة ، سيساعدك نظام التسمية في تسريع البحث.
نظام التسمية الصحيح
لا توجد طريقة واحدة صحيحة لتسمية ملفاتك ، وسوف تختلف أنظمة التسمية من مستخدم لآخر. ما هو مهم هو العثور على الطريقة التي من المنطقي بالنسبة لك ، ومن ثم تطبيقه باستمرار. هنا بعض النصائح لتساعدك على البدء:
- تضمين تاريخ تأليف المستند في اسم الملف الخاص بك:من المحتمل أن يكون هذا أحد أكثر العناصر المفيدة التي يجب تضمينها في اسم الملف ، خاصةً عندما تتعامل مع المراسلات. حتى إذا كنت لا تتذكر بالضبط عندما قمت بتأليف وثيقة ، فمن المحتمل أن تكون قادرًا على تضييق نطاق بحثك لفترة زمنية محددة.
- تضمين اسم المستلم في اسم الملف الخاص بك:تعد هذه ممارسة قيّمة بشكل خاص عند التعامل مع الرسائل ، ولكنها يمكن أن تكون عنصرًا مفيدًا لأنواع أخرى من المستندات ، مثل العقود والمذكرات وحتى الملاحظات.
- أشر إلى نوع المستند الذي يوجد به الملف:مرة أخرى ، سيبدو هذا كأنه مُعطى لبعض المستخدمين ، وهذا لأنه جزء مهم من اسم الملف. إذا كنت تبحث عن رسالة كتبتها ، فيمكنك إزالة ملف يحتوي على "عقد" أو "ملاحظات" في الاسم.
- انتبه إلى كيفية ترتيب عناصر اسم الملف:على الرغم من أن ذلك قد لا يساعدك في تمييز ملفاتك ، إلا أنه سيساعدك في طلبها عند البحث. باستخدام عناصر التحكم في الفرز في مربع الحوار فتح في Word أو في مستكشف Windows ، يمكنك فرز الملفات أبجديًا (أو رقميًا) بحيث يتم فرزها حسب الحرف الأول في اسم الملف.
هذه ليست قائمة شاملة بالنصائح حول تسمية الملفات ، ولكنها مكان جيد للبدء. بمجرد البدء في ممارسة تسمية ملفاتك بطريقة متناسقة ، ستقوم بتطوير نظام يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك - ويحتمل أن تكون لديك بعض الحيل الخاصة بك.
