عندما بدأت Adrean Turner دورًا جديدًا كمحاسب تكاليف ، كانت إحدى المهام التي تم نقلها إليها من سلفها هي تقرير شهري استغرق حوالي أسبوعين للتجميع. كانت تقضي ساعات في ذلك كل شهر لأشهرها الأولى في الشركة ، حتى مع تراكم المسؤوليات الأخرى على مكتبها.
ثم أدركت شيئا. لم يعطها أحد - ولا حتى رئيسها - أي تعليقات على التقرير. تبين أنهم لم ينظروا إليه ، ناهيك عن البحث في البيانات التي كانت توفرها. لكي تكون صريحا ، كان عليها القيام بأشياء أفضل من أن تقضي الكثير من الوقت وتبذل الكثير من الجهد في شيء لم يخرج منه أي شخص.
يقول تيرنر ، وهو مدرب مهني في شركة Muse ومؤلف كتاب "FIT for Success": "كنت أبحث عن طرق أكثر فاعلية وكفاءة". تتمثل إحدى هذه الطرق في توفير مساحة في جدولها الزمني للأشياء التي أحدثت تأثيرًا كبيرًا.
يمكن أن نستفيد جميعًا من فحص الأشياء الموجودة في قوائم مهامنا والساعات في أيامنا هذه بشكل أوثق. بروح التنظيف الربيعي ، أو التنظيف في أي موسم ، إليك سبع نصائح لمساعدتك في الحصول على مؤشر على جدولك.
1. خذ الأسهم وتتبع وقتك
لا يمكنك تنظيف جدولك بالفعل إذا كنت لا تعرف ما هو موجود فيه - ويشمل ذلك كل الأشياء الموجودة في التقويم الحرفي والرسمية وكل الأشياء غير الموجودة. تقول لورا فاندركام ، مؤلفة كتاب " Off the Clock: اشعر بانشغال أقل أثناء الانشغال بالمزيد": "أقول دائمًا ما إذا كنت ترغب في قضاء وقتك بشكل أفضل ، عليك معرفة كيف تقضي وقتك الآن". وتضيف قائلة: "لدى الناس الكثير من القصص التي يروونها لأنفسهم عن وقتهم" ، لكن تلك القصص ليست دقيقة دائمًا.
لذلك توصي بتتبع ساعاتك لمدة أسبوع أو حتى بضعة أيام باستخدام تطبيق أو جدول بيانات أو قطعة من الورق. بمجرد إلقاء نظرة موضوعية على الوقت الذي يذهب فيه وقتك الآن ، يمكنك البدء في تحديد ما يجب عليك الذهاب إليه وتحديده.
يقول Vanderkam أنه يمكنك توجيه قناة Marie Kondo ، هل تثير دروس اليوغا هذه أيام الأربعاء الفرح؟ ماذا عن هذا العرض الذي تراقبه؟ - ولكن فقط إلى حد ما. "إنه أمر مثير للسخرية أن نعتقد أن كل شيء سيثير الفرح. قد تحب وظيفتك لكن رحلتك لن تثير الفرح. تقول: "إنك تحب أطفالك ولكن تغيير حفاضات الأطفال لن يثير الفرح". الفكرة هي أن تسأل ، "ما الذي يسبب ألمًا أكبر؟ وما هو الشيء الذي يمكنني فعله بالفعل؟
يقوم تيرنر بإجراء تمرين مشابه مع العملاء الذين يرغبون في تغيير مهنتهم أو متابعة هذا أو ذاك ولكنهم يشعرون أنهم مشغولون إلى درجة أنهم لا يملكون الوقت الكافي لتحقيق أهدافهم. لديها منهم الاحتفاظ بسجل زمني بنصف ساعة لمدة أسبوعين. غالبًا ما يدركون أن الوقت الذي أمضوا فيه في التمرير عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو الدردشة حول برنامجهم التلفزيوني المفضل على Slack يضيف ما يصل إلى بضع ساعات قد يقضونها في القيام بشيء أكثر إنتاجية ، أو حتى مجرد شيء يستمتعون به حقًا.
2. تطهير الاجتماعات والمهام المتكررة
يقول هيذر يوروفسكي ، مدرب مهنة ومؤسس شاتر آند شاين ، بمجرد معرفة ما هو موجود في التقويم الخاص بك ، يمكنك ويجب عليك أن تسأل عن السبب . "ما هو الغرض من كل شيء هنا؟ وتوضح قائلة: "هل نحن ننجز ذلك أم أن هناك حاجة لتغيير شيء ما؟" "لا يتم تخويف المفتاح للتساؤل عما هو موجود في التقويم الخاص بك."
ابدأ بالاجتماعات المتكررة ، والتي يمكنها بسهولة إنشاء التقويم الخاص بك واستلامه ، لأنه كما يشير Vanderkam ، "ليس على كل واحد تبرير نفسه".
إذا كنت المحرض على عقد اجتماع متكرر ، فإن يوروفسكي يشجعك على التوقف مرة واحدة شهريًا وتساءل "هل ما زال هذا منطقيًا؟ هل نحقق ما انطلقنا لتحقيقه؟ هل يشارك الناس ويساهمون؟ (من العلامات التي تشير إلى أن الاجتماع لا يحتاج إلى الحدوث هو أنه لا أحد يتحدث). "إذا كانت الإجابات عن هذه الأسئلة لا ، ففكر في إلغاء الاجتماع أو جعله أقصر أو أقل تواتراً أو توصيل المعلومات ذات الصلة عبر البريد الإلكتروني .
حتى إذا لم تكن مسؤولاً ، فلا يزال بإمكانك اتخاذ إجراء ، كما فعل تيرنر بهذا التقرير الشهري. ويقول تيرنر إنه إذا قمت بذلك عن طريق اقتراح حلول بدلاً من طرح الأسئلة أو تقديم المشكلات ، فهذا "يجعلك تبدو أنك مستثمر في ما تفعله". إذا كان اجتماع شخص آخر ، فاطلب جدول أعمال وما إذا كان هناك أي شيء يجب أن تقرأه أو تكون مستعدًا للمناقشة. يمكنك فقط تذكير المنظم بالتشكيك في تلك الاجتماعات التي كانت دائمًا هناك أيضًا.
3. فرز الأشياء حسب الأهمية والإلحاح
إذا كنت تتعقب وقتك ولكنك تواجه مشكلة في الالتفاف حول ما يجب أن يبقى وما يجب أن تقترحه ، يقترح تيرنر استخدام مصفوفة إدارة الوقت الواردة في كتاب الأعمال الكلاسيكي لستيفن كوفي " العادات السبع للأشخاص الأكثر فاعلية: دروس قوية في التغيير الشخصي" . الفكرة هي فرز الأنشطة حسب الأهمية والإلحاح ووضعها في واحد من أربعة أجزاء:
- الربع الأول: مهم ، يشمل Urgent أشياء مثل الأزمات ، واجتماعات اللحظة الأخيرة لمواعيد نهائية مهمة
- الربع الثاني: مهم ، غير عاجل يتضمن أشياء مثل التخطيط الاستراتيجي ، وتحديد الأهداف على المدى الطويل
- الربع الثالث: غير مهم ، تتضمن Urgent أشياء مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والاجتماعات والأحداث
- الربع الرابع: ليس مهمًا ، لا يتضمن Urgent أشياء مثل التمرير بلا مبالاة من خلال وسائل التواصل الاجتماعي ومشاهدة التلفزيون التي لا تهتم بها حقًا
"ثم يتعين عليك في الواقع تحديد ما تحتاج إلى فعله أكثر ، وما عليك فعله أقل من ذلك لضمان أن تكون منتجًا قدر الإمكان" ، كما تقول. على سبيل المثال ، قد تتفاجأ عندما تجد أن غالبية أنشطتك اليومية تقع في الربعين الثالث والرابع ، لذلك قد يكون هدفك هو تقليل تلك الأنشطة لإفساح المجال لأنشطة الفصلين الأول والثاني.
4. تقليل أو الاستعانة بمصادر خارجية
في بعض الحالات ، يمكنك فقط قول "جيد" لإضافة حدث معين إلى التقويم أو المهمة إلى قائمتك. أشياء أخرى فقط يجب القيام به. ولكن هذا لا يعني أنك لا تستطيع أن تجعلهم يستغرقون وقتًا أقل أو يجب أن تكون أنت الشخص الذي يقومون به.
هل هناك مهمة في العمل يمكنك تفويضها أو الاستعانة بمصادر خارجية لها؟ بصفتك مديرًا ، أصبح من الممكن على الفور نقل المهمة إلى أحد تقاريرك المباشرة. لكن حتى لو لم تكن في وضع إشرافي ، فكر في الطرق الصغيرة التي يمكنك القيام بها. هل تقضي ساعات في تحديث قاعدة بيانات أو نظام يدويًا؟ هل سيكون من الممكن إقامة شراكة مع مهندس لإيجاد عملية أكثر آلية؟ أو هل يمكنك مقايضة ذلك العمل الشاق بمكتب المنزل حتى لا تتعثر أي شخص في القيام بذلك في كل مرة؟
إذا لم تتمكن من نقل مهام معينة إلى الآخرين بالجملة ، فحاول تقليل الوقت والجهد اللذين تتطلبهما. للعودة إلى مثال تيرنر ، عملت مع رئيسها لتجديد عملية إعداد التقارير بحيث كانت ترسل لقطات شهرية سريعة وتجمع فقط تقريرًا أكثر عمقًا كل ثلاثة أشهر. لقد أوضحت لها الوقت في حين لا تزال تحصل على رئيسها وزملائها الأفكار التي يحتاجونها. بغض النظر عما إذا كان الأمر يبدو أنه يتعدى على الجدول الزمني الخاص بك ، معرفة ما إذا كانت هناك طريقة للقيام به أقل من ذلك.
5. إنشاء كتل
من السهل البحث عنك والعودة لتجد تقويمك مليئًا بالعديد من الاجتماعات والالتزامات. سواء أكنت أنت أو زملائك يسقطون كل عنصر على حدة ، فإنه لا يترك لك سوى القليل من الوقت المقلوب للرؤوس والأمل ضئيل في إنجاز بعض المهام الكبرى على صحنك. جزء من تنظيف جدولك الزمني هو إيجاد استراتيجيات لمنعه من التشوش مرة أخرى - تمامًا كما لو كنت تنظم مساحة مادية.
يوصي تشيلسي ويليامز ، وهو مدرب مهني ومستشار موهبة ، بحجب الكثير من الوقت في التقويم عندما لا تكون متاحًا للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو لحضور الاجتماعات. يمكنك استخدامه لوضع استراتيجيات عالية المستوى أو التركيز على وقت المشروع (فكر في أنشطة الربع الثاني). نظرًا لأنه محجوز ومرئي بالفعل في التقويم الخاص بك ، فإنه يمنع الأشياء الأخرى من التراكم والتأثير على الوقت الذي تحتاجه. "أنت تخلق مساحة" ، كما تقول. وتضيف: "إذا قمت بتكرار هذه الكتل ، فإنها تصبح جزءًا طبيعيًا من إيقاعك الأسبوعي.
يقول يوروفسكي ، الذي يقترح أيضًا توقع الاحتياجات الأخرى ومعالجتها من خلال هذه الاستراتيجية: "إنني معجب جدًا بضيق الوقت". إذا وجدت نفسك تغادر المكتب مستعجلاً وقلقًا ، على سبيل المثال ، فإنها توصي بحظر آخر 30 أو 45 دقيقة من اليوم. يمكنك تجنب نفاد الباب مباشرة بعد الاجتماع ومنح نفسك الفرصة لتهدأ وتنتقل بشكل أكثر سلاسة. "أينما كنت تمنع الوقت ، تبدأ في الشعور بالانتعاش".
6. لا تنسى التوقف
إدارة الوقت لا تتعلق فقط بالضغط على أكبر قدر ممكن من العمل الإنساني في جدولك الزمني أو إزالته تمامًا حتى لا تتمكن من فعل أي شيء على الإطلاق. إنها أيضًا تتعلق بإفساح المجال لغير الأشياء التي تحبها وتلك التي تسمح لك بإعادة الشحن.
يقول فاندركام: "أنت تريد أن تختار وقت التوقف عن وعي". "فكر في ما الذي يجدد شبابي حقًا؟" قد تكون الطبيعة أو التمارين أو الأصدقاء أو الفن أو الخبز أو أي شيء آخر تستمتع به يملأ البطاريات المجازية. بالنسبة لفاندركام ، القراءة هي واحدة من تلك الأشياء. وتقول: "لقد أصبحت أفضل بكثير من التأكد من أن لديّ كتب جيدة لقراءتها" ، لأنه "عندما يكون لدي كتاب جيد ، فإنني أقرأ ذلك ما أفعله كخيار تعطل افتراضي". ، هي (مثل الكثيرين منا) تقع فريسة لتمرير وسائل الإعلام الاجتماعية الطائشة.
ليس بالضرورة أن تضطر إلى التوقف عن العمل في التقويم الخاص بك (أو ، انقر فوق ذلك واكتبه هناك) - على الرغم من أنه إذا كان هذا هو ما تفضله ، فاذهب إليه! فقط تذكر أنه يجب أن يكون جزءًا مقصودًا من المعادلة. يقول فاندركام: "لدينا ميل لملء المساحات المفتوحة لأننا نقارن الشيء الذي يُطلب منا القيام به أو التفكير في فعل أي شيء". هذه ليست المقارنة الصحيحة. المقارنة هي لجميع الأشياء الأخرى التي يمكنك القيام بها. "
7. نتظاهر بأنك مستقبلك
عندما تتحدث عن يوم الخميس بعد ثلاثة أسابيع ، من السهل أن تفكر ، "حسنًا ، أنا متأكد من أنني بحالة جيدة بعد ذلك ، تبدو رائعة!" وقم بثها على التقويم دون التفكير في ما إذا كنت ستشعر بنفس الطريقة يوم الأربعاء ثلاثة أسابيع ناقص في اليوم من الآن.
يقول فاندركام: "عندما تفكر في شيء ما في المستقبل ، اسأل نفسك عما إذا كنت ستفعله غدًا". "أنت تعرف مقدار الطاقة التي لديك الآن وتفترض أنها ستكون مشابهة غدًا. هذا يتيح لك أن تكون أكثر حكمة قليلاً. "باختصار ، إذا لم تكن متحمسًا للقيام بذلك اليوم أو غدًا ، فمن المحتمل أنك لن تكون متحمسًا للقيام بذلك بعد ثلاثة أشهر من الآن ، لذا اتخذ قراراتك وفقًا لذلك. لأن "في نهاية المطاف سيكون المستقبل غدا."
ومع ذلك ، يحذر فاندركام من القيام عادة بإلغاء الخطط طويلة الأجل في اللحظة الأخيرة. "إذا التزمت بالقيام بشيء ما ، وإذا كان الأمر يتعلق بأشخاص تقدرهم ، فربما ينبغي عليك أن تعامل هذا الأمر كتجربة تعليمية" ، كما تقول. "ذكّر نفسك بأن هذا ليس شعورًا جيدًا وكيف يمكنني تجنب ذلك في المستقبل؟"
بمعنى آخر ، إن تنظيف الجدول الزمني الخاص بك لا يعني دائمًا إزالة الأشياء الموجودة بالفعل ، وربما يكون ذلك في خطر إتلاف العلاقات المهنية أو الشخصية. إنه يتعلق بالحصول على الوقت المناسب وإبقائه أنيقًا.
فكر في جدول التنظيف الخاص بك كهدف طويل الأجل. يقول فاندركام: "أشجع الناس على أن يكونوا جريئين". إذا كنت شجاعًا ومتعمدًا قليلًا ، فستكون قادرًا على فعل القليل مما لا تحبه وأكثر مما تفعله.
