كيفية فرز البيانات في إكسل

تتناول هذه المقالة طرق مختلفة لفرز البيانات داخل Excel. تتضمن المعلومات التي يمكن العثور عليها في الأقسام المختلفة من هذه المقالة إرشادات حول كيفية:

1. فرز عمود واحد باستخدامفرز وتصفيتها أو مفاتيح ساخنة
2. فرز أعمدة متعددة
3. فرز حسب التواريخ أو الأوقات
4. فرز حسب أيام الأسبوع أو الأشهر أو قوائم مخصصة أخرى
5. فرز حسب الصفوف - إعادة ترتيب الأعمدة

اختيار البيانات المراد فرزها

قبل فرز البيانات ، يحتاج Excel إلى معرفة النطاق المحدد المطلوب فرزه ، وعادةً ما يكون Excel جيدًا في تحديد مناطق البيانات ذات الصلة ، وذلك طالما تم استيفاء الشروط التالية:

1. لم يتم ترك أي صفوف أو أعمدة فارغة في منطقة من البيانات ذات الصلة.
2. تم ترك صفوف وأعمدة فارغة بين مناطق البيانات ذات الصلة.

سيحدد Excel ، بدقة إلى حد ما ، إذا كانت منطقة البيانات تحتوي على أسماء حقول واستبعد الصف من السجلات المراد فرزها. ومع ذلك ، فإن السماح لـ Excel بتحديد النطاق المطلوب فرزه يمكن أن يكون محفوفًا بالمخاطر - خاصة مع وجود كميات كبيرة من البيانات يصعب التحقق منها.

للتأكد من تحديد البيانات الصحيحة ، قم بتمييز النطاق قبل بدء الفرز. إذا كان من المفترض أن يتم فرز نفس النطاق بشكل متكرر ، فإن أفضل طريقة هي منحه اسمًا.

ترتيب مفتاح وترتيب الفرز في إكسل

يتطلب الفرز استخدام مفتاح الفرز وترتيب الفرز. ال مفتاح الفرز هي البيانات الموجودة في العمود أو الأعمدة التي تريد فرزها ؛ يتم تعريفه بواسطة عنوان العمود أو اسم الحقل. في الصورة أعلاه ، مفاتيح الفرز الممكنة هي معرّف الطالب ، الاسم ، العمر ، البرنامج ، والشهر الذي بدأته في فرز سريع ، يكفي النقر فوق خلية واحدة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز لإخبار Excel عن مفتاح الفرز.

بالنسبة للقيم النصية أو الرقمية ، يكون الخياران لترتيب الفرز تصاعديًا ونزولًا.

عند استخدام فرز وتصفيتها زر على الصفحة الرئيسية علامة التبويب في الشريط ، ستتغير خيارات ترتيب الفرز في القائمة المنسدلة بناءً على نوع البيانات في النطاق المحدد.

فرز سريع باستخدام الفرز والتصفية

في Excel ، يمكن إجراء فرز سريع باستخدام فرز وتصفيتها زر على الصفحة الرئيسية علامة من الشريط.

خطوات تنفيذ فرز سريع هي:

1. انقر على زنزانة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز.
2. اضغط على الصفحة الرئيسية علامة من الشريط.
3. انقر على فرز وتصفيتها زر لفتح القائمة المنسدلة لخيارات الفرز.
4. انقر على أحد الخيارين للفرز في أي منهما تصاعدي أو تنازلي طلب.

فرز أعمدة متعددة من البيانات في إكسل

بالإضافة إلى إجراء فرز سريع استنادًا إلى عمود واحد من البيانات ، تسمح لك ميزة الفرز المخصصة في Excel بالفرز على أعمدة متعددة عن طريق تحديد عدة مفاتيح فرز. في فرز متعدد الأعمدة ، يتم تحديد مفاتيح الفرز عن طريق تحديد عناوين الأعمدة في مربع الحوار فرز.

كما هو الحال مع الفرز السريع ، يتم تعريف مفاتيح الفرز من خلال تحديد عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول ، في الجدول الذي يحتوي على مفتاح الفرز.

فرز على أعمدة متعددة مثال

في المثال أعلاه ، تم اتباع الخطوات التالية لفرز البيانات في النطاق H2 إلى L12 على عمودين من البيانات - أولاً بالاسم ، ثم حسب العمر.

1. قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها.
2. اضغط على الصفحة الرئيسية علامة من الشريط.
3. اضغط على فرز وتصفيتها رمز على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
4. انقر فوق فرز مخصص في القائمة المنسدلة لإظهار فرز صندوق المحادثة.
5. تحت عمود العنوان في مربع الحوار ، اختر اسم من القائمة المنسدلة لفرز البيانات أولاً بعمود الاسم.
6. ال الفرز على يتم تعيين الخيار إلى القيم - حيث يعتمد النوع على البيانات الفعلية في الجدول.
7. تحت امر ترتيب العنوان ، اختر من الألف إلى الياء من القائمة المنسدلة لفرز بيانات الاسم بترتيب تنازلي.
8. في أعلى مربع الحوار ، انقر فوق اضافة المستوى زر لإضافة خيار الفرز الثاني.
9. لمفتاح الفرز الثاني ، تحت عمود العنوان ، اختر عمر من القائمة المنسدلة لفرز السجلات ذات الأسماء المكررة حسب عمود العمر.
10. تحت امر ترتيب العنوان ، اختر أكبر إلى أصغر من القائمة المنسدلة لفرز بيانات العمر بترتيب تنازلي.
11. انقر حسنا في مربع الحوار لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات.

نتيجة لتعريف مفتاح فرز ثانٍ ، في المثال أعلاه ، يتم استخدام السجلين مع القيم المتطابقة الخاصة بـ اسم تم فرز المزيد من الحقول بترتيب تنازلي باستخدام عمر المجال ، مما أدى إلى الرقم القياسي للطالب ويلسون ، البالغ من العمر 21 عاما ، قبل الرقم القياسي لويلسون الثاني ، البالغ من العمر 19 عاما.

الصف الأول: عناوين الأعمدة أو البيانات

يشمل نطاق البيانات المحدد للفرز في المثال أعلاه عناوين الأعمدة فوق الصف الأول من البيانات.

اكتشف Excel أن هذا الصف يحتوي على بيانات كانت مختلفة عن البيانات في صفوف لاحقة ، لذا افترض أن يكون الصف الأول هو عناوين الأعمدة وضبط الخيارات المتاحة في فرز مربع الحوار لتضمينها.

أحد المعايير التي يستخدمها Excel لتحديد ما إذا كان الصف الأول يحتوي على عناوين الأعمدة هو التنسيق أم لا. في المثال أعلاه ، يكون النص الموجود في الصف الأول خطًا مختلفًا ويكون لونًا مختلفًا عن البيانات الموجودة في باقي الصفوف.

إذا كان الصف الأول لا يحتوي على عناوين ، يستخدم Excel حرف العمود ، مثل العمود D أو العمود E ، كخيارات في عمود خيار من فرز صندوق المحادثة.

يستخدم Excel هذا الاختلاف في تحديد ما إذا كان الصف الأول هو صف العنوان ، وهو جيد جدًا في الحصول عليه بشكل صحيح ، ولكنه ليس معصومًا عن الخطأ. إذا ارتكب Excel خطأ ، فإن مربع الحوار "فرز" يحتوي على خانة اختيار - تحتوي بياناتي على رؤوس - يمكن استخدامه لتجاوز هذا الاختيار التلقائي.

فرز البيانات حسب التاريخ أو الوقت في Excel

بالإضافة إلى فرز البيانات النصية أبجديًا أو الأرقام من الأكبر إلى الأصغر ، تشتمل خيارات الفرز في Excel على فرز قيم التاريخ. طلبات الفرز المتاحة المتاحة للتواريخ تشمل:

• ترتيب تصاعدي - الأقدم إلى الأحدث ؛
• ترتيب تنازلي - الأحدث إلى الأقدم.

فرز سريع مقابل مربع حوار فرز

بما أن التواريخ والأوقات هي بيانات أرقام مهيأة فقط ، لأنواع في عمود واحد ، مثل تاريخ الاقتراض في مثالنا ، يمكن استخدام طريقة quicksort بنجاح. بالنسبة إلى الأنواع التي تتضمن أعمدة متعددة من التواريخ أو الأوقات ، يلزم استخدام مربع الحوار "فرز" - تمامًا مثل فرز عدة أعمدة من الأرقام أو البيانات النصية.

فرز حسب تاريخ التاريخ

لإجراء فرز سريع حسب التاريخ بترتيب تصاعدي - من الأقدم إلى الأحدث - على سبيل المثال في الصورة أعلاه ، ستكون الخطوات:

1. قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها.
2. اضغط على الصفحة الرئيسية علامة من الشريط.
3. اضغط على فرز وتصفيتها رمز على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
4. انقر فوق فرز مخصص في القائمة المنسدلة لإظهار فرز صندوق المحادثة.
5. تحت عمود العنوان في مربع الحوار ، اختر اقترضت، استعارت من القائمة المنسدلة لفرز البيانات أولاً بعمود الاسم.
6. ال الفرز على يتم تعيين الخيار إلى القيم - حيث يعتمد النوع على البيانات الفعلية في الجدول.
7. تحت امر ترتيب العنوان ، اختر من الأقدم إلى الأحدث من القائمة المنسدلة لفرز التواريخ
8. انقر حسنا في مربع الحوار لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات.

إذا لم تظهر نتائج الفرز حسب التاريخ كما هو متوقع ، فقد تحتوي البيانات الموجودة في العمود الذي يحتوي على مفتاح الفرز على تواريخ أو أوقات مخزنة كبيانات نصية بدلاً من أرقام (التواريخ والأرقام هي بيانات أرقام منسقة فقط).

البيانات المختلطة والفرز السريع

عند استخدام طريقة الفرز السريع ، إذا تم خلط السجلات التي تحتوي على نص وبيانات الأرقام معًا ، يقوم Excel بفرز الأرقام وبيانات النص بشكل منفصل عن طريق وضع السجلات ببيانات نصية في أسفل القائمة التي تم فرزها.

قد يتضمن Excel أيضًا عناوين الأعمدة في نتائج الفرز ، ويترجمها على أنها مجرد صف آخر من بيانات النص وليس كأسماء حقول لجدول البيانات.

ممكن التحذير الفرز

إذا تم استخدام مربع الحوار فرز ، حتى بالنسبة للفرز في عمود واحد ، قد يقوم Excel بعرض رسالة تحذرك من أنها واجهت بيانات مخزنة كنص وتمنحك الاختيار:

• فرز أي شيء يشبه الرقم كرقم.
• فرز الأرقام والأرقام المخزنة كنص بشكل منفصل.

إذا اخترت الخيار الأول ، فسوف يحاول Excel وضع بيانات النص في الموقع الصحيح لنتائج الفرز. اختر الخيار الثاني وسيقوم Excel بوضع السجلات التي تحتوي على بيانات نصية في أسفل نتائج الفرز - تمامًا كما يفعل مع الفرز السريع.

فرز البيانات حسب أيام الأسبوع أو الأشهر في Excel

يمكنك أيضًا فرز البيانات حسب أيام الأسبوع أو شهور السنة باستخدام نفس القائمة المخصصة المضمنة التي يستخدمها Excel لإضافة أيام أو أشهر إلى ورقة العمل باستخدام مقبض التعبئة. تسمح هذه القائمة بالفرز حسب الأيام أو الأشهر بالترتيب الزمني بدلاً من الترتيب الأبجدي.

كما هو الحال مع خيارات الفرز الأخرى ، يمكن عرض قيم الفرز حسب قائمة مخصصة تصاعديًا (من الأحد إلى السبت / يناير إلى ديسمبر) أو الترتيب التنازلي (من السبت إلى الأحد / ديسمبر إلى يناير).

في الصورة أعلاه ، تم اتباع الخطوات التالية لفرز عينة البيانات في النطاق H2 إلى L12 حسب أشهر العام:

1. قم بتمييز نطاق الخلايا المراد فرزها.
2. اضغط على الصفحة الرئيسية علامة من الشريط.
3. اضغط على فرز وتصفيتها رمز على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
4. انقر فوق فرز مخصص في القائمة المنسدلة لإظهار فرز صندوق المحادثة.
5. تحت عمود العنوان في مربع الحوار ، اختر شهر بدأ من القائمة المنسدلة لفرز البيانات حسب أشهر السنة.
6. ال الفرز على يتم تعيين الخيار إلى القيم - حيث يعتمد النوع على البيانات الفعلية في الجدول.
7. تحت امر ترتيب العنوان ، انقر على السهم لأسفل بجوار الافتراضي من الألف إلى الياء خيار لفتح القائمة المنسدلة.
8. في القائمة ، اختر قائمة مخصصة لفتح قوائم مخصصة صندوق المحادثة.
9. في النافذة اليسرى لمربع الحوار ، انقر مرة واحدة على القائمة: يناير فبراير مارس أبريل… لتحديدها.
10. انقر حسنا لتأكيد الاختيار والعودة إلى فرز مربع الحوار.
11. القائمة المختارة -يناير فبراير مارس أبريل - سيتم عرض تحت طلب عنوان.
12. انقر حسنا لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات حسب أشهر السنة.

بشكل افتراضي ، يتم عرض القوائم المخصصة فقط في تصاعدي النظام في قوائم مخصصة صندوق المحادثة. لفرز البيانات بترتيب تنازلي باستخدام قائمة مخصصة بعد تحديد القائمة المطلوبة بحيث يتم عرضها أسفل طلب العنوان في مربع الحوار "فرز":

1. انقر على السهم لأسفل بجوار القائمة المعروضة ، مثل يناير فبراير مارس أبريل…، لفتح القائمة المنسدلة.
2. في القائمة ، حدد خيار القائمة المخصص الذي يتم عرضه بترتيب تنازلي ، مثل ديسمبر ، نوفمبر ، أكتوبر ، سبتمبر …
3. انقر حسنا لإغلاق مربع الحوار وفرز البيانات بترتيب تنازلي باستخدام القائمة المخصصة.

فرز حسب الصفوف لإعادة ترتيب الأعمدة في Excel

كما هو موضح مع خيارات الفرز السابقة ، يتم فرز البيانات عادة باستخدام عناوين الأعمدة أو أسماء الحقول ، والنتيجة هي إعادة ترتيب الصفوف أو سجلات البيانات بأكملها. خيار فرز أقل شهرة ، وبالتالي أقل استخدامًا في Excel هو الترتيب حسب الصفوف ، مما يؤدي إلى إعادة ترتيب ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين في ورقة العمل

أحد أسباب الفرز حسب الصف هو مطابقة ترتيب الأعمدة بين جداول البيانات المختلفة. مع الأعمدة في نفس اليسار إلى الترتيب الصحيح ، فمن الأسهل مقارنة السجلات أو نسخ ونقل البيانات بين الجداول.

تخصيص ترتيب العمود

ونادرا جدا ، ومع ذلك ، هو الحصول على الأعمدة في الترتيب الصحيح مهمة مباشرة نظرا لقيود خيارات ترتيب الفرز التصاعدي والتنازلي للقيم. عادة ، من الضروري استخدام ترتيب فرز مخصص ، ويتضمن Excel خيارات للفرز حسب لون الخلية أو الخط أو رموز التنسيق الشرطي.

أسهل طريقة لإخبار Excel بترتيب الأعمدة هو إضافة صف أعلى أو أسفل جدول البيانات الذي يحتوي على الأرقام 1, 2, 3, 4... التي تشير إلى ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين. وتصبح عملية الفرز حسب الصفوف مسألة بسيطة لفرز الأعمدة من الأصغر إلى الأكبر حسب الصف الذي يحتوي على الأرقام.

بمجرد الانتهاء من الفرز ، يمكن بسهولة حذف الصف المضاف من الأرقام.

فرز حسب الصفوف مثال

في نموذج البيانات المستخدم لهذه السلسلة في خيارات فرز Excel ، هوية الطالب كان العمود دائمًا أولًا على اليسار ، يليه اسم ثم عادة عمر.

في هذه الحالة ، كما هو موضح في الصورة أعلاه ، تم إعادة ترتيب الأعمدة بحيث تكون برنامج العمود الأول على اليسار متبوعًا شهر بدأ, ​اسموما إلى ذلك

تم استخدام الخطوات التالية لتغيير ترتيب الأعمدة بحيث تظهر في الصورة أعلاه:

1. إدراج صف فارغ فوق الصف الذي يحتوي على أسماء الحقول.
2. في هذا الصف الجديد ، أدخل الأرقام التالية إلى اليمين من العمود H: 5, 3, 4, 1, 2.
3. تسليط الضوء على مجموعة من من H2 إلى L13.
4. اضغط على الصفحة الرئيسية علامة من الشريط.
5. اضغط على فرز وتصفيتها رمز على الشريط لفتح القائمة المنسدلة.
6. انقر فوق فرز مخصص في القائمة المنسدلة لإظهار فرز صندوق المحادثة.
7. في الجزء السفلي من مربع الحوار ، انقر فوق خيارات.. لفتح خيارات الفرز صندوق المحادثة.
8. في قسم الاتجاه من مربع الحوار الثاني هذا ، انقر فوق فرز من اليسار إلى اليمين لفرز ترتيب الأعمدة من اليسار إلى اليمين في ورقة العمل.
9. انقر حسنا لإغلاق مربع الحوار هذا.
10. مع التغيير في الاتجاه ، و عمود تتجه في فرز مربع الحوار يتغير إلى صف .
11. تحت صف العنوان ، اختر للفرز حسب الصف 2 - الصف الذي يحتوي على الأرقام المخصصة.
12. ال الفرز على يتم تعيين الخيار إلى القيم .
13. تحت امر ترتيب العنوان ، اختر من الأصغر إلى الأكبر من القائمة المنسدلة لفرز الأرقام في الصف 2 بترتيب تصاعدي.
14. انقر حسنا لإغلاق مربع الحوار وفرز الأعمدة من اليسار إلى اليمين حسب الأرقام الموجودة في الصف 2.
15. يجب أن يبدأ ترتيب الأعمدة برنامج تليها شهر البدء ، الاسم ، إلخ

استخدام خيارات الفرز المخصصة في Excel لإعادة ترتيب الأعمدة

كما ذكرنا أعلاه ، بينما تتوفر الأنواع المخصصة في مربع الحوار "فرز" في Excel ، فإن هذه الخيارات ليست سهلة الاستخدام عندما يتعلق الأمر بإعادة ترتيب الأعمدة في ورقة العمل. تتمثل خيارات إنشاء ترتيب فرز مخصص متاح في مربع الحوار فرز في فرز البيانات حسب لون الخلية ولون الخط والرمز.

ما لم يكن لكل عمود تنسيق فريد بالفعل ، مثل ألوان خطوط أو ألوان مختلفة ، يجب إضافة هذا التنسيق إلى خلايا فردية في نفس الصف لكل عمود يتم إعادة ترتيبه.

على سبيل المثال ، لاستخدام لون الخط لإعادة ترتيب الأعمدة في الصورة أعلاه:

1. انقر على كل اسم الحقل وتغيير لون الخط لكل لون ، مثل الأحمر والأخضر والأزرق وما إلى ذلك.
2. في مربع الحوار فرز ، قم بتعيين الفرز على خيار ل لون الخط .
3. تحت طلبضبط يدويا ترتيب أسماء الحقول بألوان لمطابقة ترتيب العمود المطلوب.
4. بعد الفرز ، إعادة ضبط لون الخط لكل اسم حقل.