من المحتمل أن معظم رسائلنا الإلكترونية تعتبر مهمة ، لكن بالتأكيد ليست كلها. يمكن أن تؤثر القدرة على تمييز الرسائل المهمة من الآخرين مثل الرسائل غير المرغوب فيها أو الرسائل التي لا تحتاج إلى انتباهنا على الفور ، بشكل كبير في الوقت الذي تستغرقه عملية فرز الرسائل الإلكترونية.
تستخدم معظم خدمات وبرامج البريد الإلكتروني ما يسمى أولويات الرسالة لتعيين ما هو مهم وما هو غير مهم. هناك طريقتان أساسيتان يمكن استخدام أولويات الرسالة - يدويًا وتلقائيًا - وعلى الرغم من أنه قد يبدو غريباً أن تفعل ذلك ، يمكنك حتى وضع علامة على الرسالة كأولوية منخفضة أو غير مهم.
كيف تعمل
استنادًا إلى خدمة البريد الإلكتروني والبرنامج الذي تستخدمه ، قد تتمكن من وضع علامة يدويًا على الرسالة كمهمة أو غير مهمة. عندما تكون مستعدًا لإرسال البريد الإلكتروني ، إذا كانت ميزة مضمّنة ، فيمكنك أن تقول إن البريد الإلكتروني مهم ويجب أن يتم الإبلاغ عنه بهذه الطريقة إلى المستلم ، أو يمكنك تقليل الأهمية حتى لا تشعر بأنها ملزمة بالتعامل مع البريد الإلكتروني على الفور.
رسائل البريد الإلكتروني التي تحمل أهمية قصوى قد تكون غامقة في Inbox ، أو علامة حمراء ، في حين قد تكون الرسائل الأقل أهمية غير واضحة أو يتم نقلها إلى أسفل القائمة. تعتمد المواصفات على برنامج البريد الإلكتروني الخاص بالمستقبل.
يحدد بعض مزودي خدمات البريد الإلكتروني أولوية البريد الإلكتروني تلقائيًا حتى إذا لم يحدد المرسل مستوى الأهمية. يفترض مستوى الأولوية وتصفية في مقطع "هام" من علبة الوارد الخاصة بك. تستند هذه الميزة إلى السلوك المتوقع وتتغير دائمًا من قِبل الخدمة استنادًا إلى من ترسل بالبريد الإلكتروني وما إذا كانت الرسالة يتم إنشاؤها تلقائيًا أم من شخص حقيقي.
قد يسمح لك عملاء البريد الإلكتروني الآخرون بتغيير حالة أهمية رسائل البريد الإلكتروني. غالبًا ما يكون هذا مطلوبًا إذا كان المتلقي يستخدم دائمًا علامة أولوية عالية / مهمة عندما لا يكون ذلك ضروريًا ، ولكنه مفيد أيضًا إذا كنت ترغب في أن يتم وضع علامة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من أحد المرسلين باعتبارها مهمة بحيث لا تفقد تتبعها أبدًا.
لماذا يهم
التي تفضلها: برنامج بريد إلكتروني ينبهك في كل مرة تتلقى رسالة - حتى رسالة غير مرغوب فيها - أو برنامج يقوم تلقائيًا بتصفية ما يعتقد أنه غير مهم ويترك لك رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية في مجلد منفصل أو ، الأفضل من ذلك ، في أعلى صندوق الوارد الخاص بك؟
عندما تقضي وقتًا أقل في الاطلاع على رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة ، يمكنك قضاء المزيد من الوقت في العمل أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى تركيزك واهتمامك في الوقت الحالي. إنها واحدة من أفضل الطرق ليس فقط للتواصل بشكل أفضل وأن يتم سماعك بسرعة أكبر بل أن ترى ما هو مهم عندما تحصل على عشرات أو أكثر من الرسائل الجديدة كل يوم.
استنادًا إلى التطبيق الذي تستخدمه ، قد يرسل عميل البريد الإلكتروني إشعارًا بالبريد الإلكتروني الجديد فقط إذا رأى أن الرسالة مهمة. يمكنك بسهولة معرفة مدى فائدة ذلك في التخلص من جميع الرسائل الإلكترونية غير الحرجة من الإشعارات دون حذفها فعليًا.
إن أهمية أهمية الرسالة لا تقل أهمية عن البريد الإلكتروني كما هو الحال في الاتصال وجهاً لوجه ، وهو ليس أكثر صعوبة. كل ما يتطلبه الأمر هو اتخاذ قرار بين أولوية عالية أو منخفضة عند إرسال البريد الإلكتروني.
كيف افعلها
تسمح لك معظم برامج البريد الإلكتروني بتعيين أولوية الرسالة عند إنشاء البريد الإلكتروني. يقع عادة في مربع الإنشاء حيث يمكنك تعيين المستوى المهم على أساس كل بريد إلكتروني.
يمكنك تغيير أولوية الرسالة ، أو السماح بميزة خاصة ، تمت تصفيتها مهم عرض ، في جميع أنواع عملاء البريد الإلكتروني وخدمات بريد الويب. تتضمن بعض الأمثلة Mail و MS Outlook و Thunderbird و Gmail و Outlook.com و Yahoo Mail.
