على الرغم من أن فقدان البيانات يؤثر على كل شخص يستخدم الكمبيوتر ، إلا أنه يمثل مشكلة خاصة بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون برامج معالجة النصوص. إن فقدان الوثائق المهمة التي قضيت الكثير من الوقت في إنشائها أمر محبط - خاصة إذا كنت مثل معظم المستخدمين ، الذين يقومون بإنشاء المستندات مباشرة على الكمبيوتر وليس لديهم فائدة من نسخة مكتوبة بخط اليد. أسئلة وحكايات الويل حول استعادة الملفات المفقودة في المنتديات عبر الإنترنت وقصف أقسام الدعم الفني. طريقة surefire الوحيدة لاستعادة الملفات المفقودة هي لاستعادتها من نسخة احتياطية. هذا هو السبب في أن نظام لمنع فقدان البيانات في المقام الأول مهم جدا. فيما يلي خمس طرق للحفاظ على أمان مستنداتك التي تتم معالجتها.
لا تقم بتخزين المستندات الخاصة بك على محرك الأقراص نفسه كنظام التشغيل الخاص بك
في حين أن معظم معالجات النصوص ستحفظ ملفاتك في مستنداتي المجلد ، هذا هو أسوأ مكان لهم. سواء كان فيروس أو فشل برنامج ، معظم مشاكل الكمبيوتر تؤثر على نظام التشغيل ، وغالباً ما يكون الحل الوحيد هو إعادة تهيئة محرك الأقراص وإعادة تثبيت نظام التشغيل. في مثل هذه الحالة ، سيتم فقد كل شيء على محرك الأقراص.
يعد تثبيت محرك أقراص ثابتة ثانٍ في الكمبيوتر الخاص بك طريقة منخفضة التكلفة نسبياً للاعتناء بهذه المشكلة. لن يتأثر محرك القرص الثابت الداخلي الثاني إذا كان نظام التشغيل تالفًا ، ويمكن حتى تثبيته في كمبيوتر آخر إذا كنت بحاجة إلى شراء جهاز جديد ؛ علاوة على ذلك ، سوف تفاجأ بمدى سهولة إعدادها. إذا كنت متشككًا في تثبيت محرك أقراص داخلي ثانٍ ، فإن محرك الأقراص الصلبة الخارجي هو خيار ممتاز. يمكن توصيل محرك أقراص خارجي بأي جهاز كمبيوتر في أي وقت بمجرد توصيله بمنفذ USB أو Firewire. العديد من محركات الأقراص الخارجية لديها أيضًا ميزة إضافية تتمثل في النسخ الاحتياطي بلمسة واحدة و / أو المجدولة. يمكنك ببساطة تحديد المجلدات والجدول الزمني ، وسيتولى البرنامج الباقي.
نسخ ملفاتك احتياطيًا ، لا يهم أين يتم تخزينها
لا يكفي تخزين ملفاتك في موقع مختلف عن نظام التشغيل الخاص بك ؛ تحتاج إلى إنشاء منتظم نسخ احتياطية من ملفاتك. ودعونا نواجه الأمر: حتى أن النسخة الاحتياطية الخاصة بك معرضة للفشل: تتعرض أقراص DVD للخدش وتتعطل محركات الأقراص الصلبة. من المنطقي أن تزيد من احتمالية استرجاع ملف عن طريق الاحتفاظ بنسخة احتياطية ثانية منه ؛ إذا كانت البيانات مهمة حقًا ، فقد تحتاج إلى التفكير في تخزين نسخة احتياطية في خزنة مضادة للحريق.
حذار من مرفقات البريد الإلكتروني
حتى إذا كنت متأكدًا من عدم احتوائها على فيروسات ، فقد تتسبب مرفقات البريد الإلكتروني في فقدان البيانات. فكر في الأمر: إذا تلقيت مستندًا يحمل نفس الاسم مثل واحد على محرك الأقراص ، وتم تعيين برنامج البريد الإلكتروني لحفظ المرفقات في نفس الموقع ، فستواجه خطر الكتابة فوق الملف الموجود بالفعل. يحدث هذا غالبًا عندما تتعاون في مستند ما ، ويقوم الزملاء بإرسال التحديثات عبر البريد الإلكتروني. لذا ، تأكد من تعيين برنامج البريد الإلكتروني لحفظ المرفقات في موقع فريد ، أو حظر ذلك ، فكر مليًا قبل حفظ مرفقات البريد الإلكتروني على محرك الأقراص الثابتة.
حذار من خطأ المستخدم
نحن لا نحب أن نعترف بذلك ، لكننا غالباً ما نصمم مشاكلنا الخاصة. استفد من الإجراءات الوقائية المضمنة في معالج الكلمات ، مثل ميزات تعيين الإصدارات والتغييرات المتعقبة. الطريقة الشائعة التي يفقد بها المستخدمون البيانات هي عند قيامهم بتحرير مستند وحذف الأجزاء عن طريق الخطأ. بعد حفظ المستند ، يتم فقد الأجزاء التي تم تغييرها أو حذفها ما لم تقم بتمكين الميزات التي ستخزن التغييرات من أجلك.
إذا كنت لا ترغب في الفوضى مع الميزات المتقدمة ، استخدم F12 قبل أن تبدأ في العمل على حفظ الملف باسم مختلف. انها ليست منظمة مثل بعض الطرق الأخرى ، لكنها خدعة مفيدة رغم ذلك.
اذهب إلى السحابة
أصبح تخزين الملفات ونسخها الاحتياطية في السحابة - بمعنى ، خادم بعيد - أكثر شيوعًا. يوفر العديد من المزايا ، مثل تعيينات المساحة السخية ، وسهولة الاستخدام ، والوصول من أي مكان وأي جهاز تستخدمه ، والاعتمادية. تعمل خدمات التخزين السحابية على نسخ خوادمها احتياطيًا ، لذا توجد طبقة مزدوجة من الحماية للملفات المخزنة بهذه الطريقة. لهذه الأسباب ، أصبح التخزين السحابي الخيار الأفضل لمعظم الناس.
هناك العديد من الخيارات المجانية السائدة:
- يوفر Google Drive سعة 15 غيغابايت مع كل حساب Google.
- يحصل مستخدمو Mac على 5 جيجابايت مع iCloud ، وهي مدمجة في كل جهاز Apple.
- توفر Microsoft مساحة 5BG مع OneDrive ، والتي تأتي مع حسابات Office 365 و XBox.
إذا كان لديك أكثر من ذلك للتخزين ، تقدم الخدمات المذكورة أعلاه خيارات مدفوعة الأجر ، كما تفعل العديد من شركات التخزين السحابي الأخرى
الاحتفاظ بنسخ صلبة من المستندات الخاصة بك
إنها ليست أنيقة ولن تمنعك من كتابة وتنسيق المستند مرة أخرى ، ولكن الاحتفاظ بنسخة مطبوعة من وثيقة مهمة سيضمن على الأقل وجود محتويات الملف - وهذا أفضل من عدم وجود أي شيء على الإطلاق.
