يعلم الجميع أنه من المهم تدقيق المواد في منتصف البحث عن وظيفة ، وكذلك في الاتصالات في مكان العمل. ويبدو أن هذه مهمة سهلة للغاية ؛ بعد كل شيء ، أنت فقط تعطي كتابتك نظرة جديدة ، أليس كذلك؟
كذلك ليس تماما. ولكي تتم عملية التدقيق اللغوي بشكل جيد ، فإنها تستغرق وقتًا وجهدًا أكبر من وقت القراءة السريعة الأخير.
في الواقع ، الإملاء والنحو الأساسية ليست سوى البداية. في ما يلي ، استخدمت خبرتي التحريرية للتجول في كل الأشياء التي يجب عليك التحقق منها عندما تثبت (ينسى معظم الناس). استخدمها كنوع من قائمة التحقق في المرة القادمة التي تبحث فيها عن المستندات أو رسائل البريد الإلكتروني قبل الضغط على "إرسال".
1. الإملاء والنحو الأساسي
مهلا ، قلت إنها كانت البداية. يبدو الأمر بسيطًا ، لكن الأخطاء الإملائية والنحوية الصغيرة يمكن أن تشوه بشكل خطير الانطباع الذي ترسله. لذا ، ابدأ بالتأكد بعناية من أنك وضعت فترات في أماكنها ، واستخدمت الإصدار الصحيح من الكلمات المشوشة بشكل شائع ، ولم تخطئ في إملاء شيء لم يتعرف عليه التدقيق الإملائي.
نصيحة للمحترفين: غير متأكد من القواعد النحوية؟ تحقق من كتاب القواعد أو قواعد اللغة للحصول على المساعدة. أو ، إذا كان الأمر مربكًا للغاية أنه يتعين عليك البحث عنه ، فقد يكون من المفيد تبسيط الجملة لإزالة المشكلة بالكامل.
2. الأسماء الصحيحة
هذا شيء غالباً ما ينسى الناس عندما يبحثون عن الهجاء في عملهم: ألقِ نظرة على الأسماء الصحيحة للتأكد من تهجئتها بشكل صحيح. إذا كان لدى أحد المديرين التنفيذيين اسم طويل ومعقد (أو حتى يمكن تهجئة بطرق متعددة ، مثل Smith أو Smyth) ، فقم بالبحث السريع على Google أو في دليل الموظف للتأكد من تهجئته بشكل صحيح. افعل نفس الشيء مع أسماء الشركات وألقاب الوظائف والمواقع.
نصيحة احترافية: أثناء تواجدك بها ، تحقق أيضًا من معرفة ما إذا كانت الشركات تتبع قواعد الاستخدام الغريبة لأسمائها ، مثل كل الحروف الصغيرة أو عدة كلمات مجمعة دون مسافات - من السهل أن تحصل على خطأ ، لكن قد يكون ذلك خطأً سيئًا ، خاصةً إذا أنت ترسل بريدًا إلكترونيًا مع شخص ما من تلك الشركة. مثال رائع على ذلك هو onefinestay ، الذي لا يحتوي على حرف كبير ويجمع ثلاث كلمات معًا في واحدة.
3. الأزمنة الفعل
توتر الأفعال مزعج لأنه ، في كثير من الأحيان ، هناك تباين كبير بين كيفية تحدث الناس وكتابتهم وكيف تقول القواعد الصحيحة أنه يجب عليك التحدث والكتابة. اقرأ جملك مرة أخرى للتأكد من أنك لا تخلط الأزمنة الفعلية أو تستخدم أزمنة متعددة في نفس الجملة (يحدث هذا غالبًا في جمل حيث تسرد إجراءات متعددة).
نصيحة للمحترفين: يحتوي OWL في بوردو على ورقة غش متوترة سهلة الاستخدام بحيث يمكنك معرفة مدى ارتباط الأزمنة المختلفة ببعضها البعض.
4. هيكل الجملة
نلقي نظرة على طول الجمل الخاصة بك. هل تلاحظ الكثير من الفواصل ، الفاصلة المنقوطة ، والعطف؟ قد تكون بعض الجمل قيد التشغيل ، لذا تعرف على ما إذا كان يمكنك تنظيفها بجعلها أقصر. تذكر: في بعض الأحيان يكون من الأفضل تقسيم الأشياء ومعرفة أن كل شيء يمكن قراءته بدلاً من أن تحاول بجد أن تبدو مثيرة للإعجاب وأن تؤدي إلى إرباك القارئ.
نصيحة للمحترفين: كثير من المحترفين يميلون إلى استخدام الكثير من الفواصل المنقوطة (مذنب كما هو مشحون). للكتابة بشكل أكثر وضوحًا ، حاول التخلص من عدد قليل منها وإنشاء جمل مستقلة.
5. التنسيق
قد يكون هذا أمرًا مهمًا بشكل خاص إذا كنت ترسل رسالة في سيرتك الذاتية أو رسالة غلاف. انظر إلى المستند ككل (أو اجعل شخصًا آخر يقوم بذلك) ، وانتقد كيف يبدو. هل الهوامش واسعة جدا؟ هل الخط صغير جدًا أو صعب القراءة؟ هل يمكن أن تستخدم نصًا غامقًا لجعل أي شيء أسهل في القياس؟ تريد القطعة التي ترسلها لتبدو جيدة كما يبدو.
نصيحة عامة: من القواعد العامة التي أود متابعتها ألا تستخدم أبدًا أكثر من حيلتين للتنسيق (غامق ، مائل ، تسطير ، هوامش غير تقليدي ، خط صغير) في نفس المستند. التحدث بالخط العريض والمائل والتسطير ، لا يستخدم أبدًا أكثر من مرة واحدة في كل مرة. إن وضع خط ما في مستند ما وتسطيره لا يجعله يبدو أكثر أهمية ؛ يجعلك تبدو مجنونا.
6. الاتساق
تأكد من أن كتابتك متسقة طوال الوقت ، خاصةً إذا كنت تستخدم الأرقام أو الرموز أو الانقباضات. على سبيل المثال ، هل تقول "زملاء العمل" و "زملاء العمل" في عملك؟ حدد الجهة التي ترغب في استخدامها. هل تستخدم "٪" أو "بالمائة" للحديث عن الإحصائيات في سيرتك الذاتية؟ لا خطأ ، ولكن من المهم اختيار واحد واستخدامه باستمرار.
نصيحة للمحترفين: إذا كنت تعاني من إرهاق القرار من اتخاذ كل هذه الخيارات الصغيرة على التناسق ، فما عليك سوى اتباع قواعد أسلوب AP المستخدمة من قبل معظم الصحفيين.
7. التعابير
إذا كنت تستخدم أشكال الكلام ، فتأكد من استخدامها بالفعل بشكل صحيح. على سبيل المثال ، غالبًا ما يختلط الأشخاص "مرة واحدة من حين إلى آخر" و "مرة واحدة إلى حين" ، وكذلك "لا يمكن أن يهتموا أقل" و "قد يهتمون أقل". Google أي شخصيات من الكلام قبل إرسالها لإجراء بالتأكيد انهم A- حسنا.
نصيحة للمحترفين: إذا ذهبت إلى طريق Google ، فإنني أوصي بشدة بالبحث في مصادر متعددة (أربعة أو خمسة على الأقل) للتأكد من اتفاق الجميع على ماهية المصطلح. أنا ذات مرة غوغل شخصية الكلام ، واتضح أن أول نتيجة بحث عن هذا المصطلح معين كانت خاطئة تماما - عفوا.
8. التدفق الكلي
خصوصًا بعد قيامك بتعديل عملك وتعديله ، من السهل عليه أن يبدو غير مفكك أو غير متماسك. لذلك ، بمجرد قيامك بتمرير واحد للتدقيق ، تأكد من أن كل شيء يتدفق معًا بشكل منطقي ، مع التحولات سهلة المتابعة.
نصيحة للمحترفين: حاول أن تقرأ عملك ببطء بصوت عالٍ لتلاحظ أي مشكلة في كيفية كتابة كتاباتك. إذا كنت تشعر بالراحة عند القيام بذلك ، معرفة ما إذا كان يمكنك قراءتها بصوت عالٍ لشخص آخر أيضًا. في كثير من الأحيان ، يلتقط أشخاص آخرون قضايا صغيرة تعتقد أنها جيدة ، لكنهم يقرؤون بشكل مختلف عن الآخرين.
التدقيق اللغوي هو أكثر من مجرد العثور على الأخطاء ؛ إنه يتعلق بالتأكد من أن كل بطك في صف واحد وأن الأشياء الصغيرة تتطابق.
الحد الأدنى؟ كن سيد التفاصيل.
