إعداد الرد التلقائي على خارج المكتب في Outlook

قم بإعداد استجابة عطلة خارج المكتب في Outlook ، وسيقوم البرنامج بالرد على أي رسائل بريد إلكتروني جديدة تتلقاها أثناء غيابك.

أخذ بريدك الإلكتروني معك سهل؛ ما هو الصعب ترك وراء ذلك

أينما تذهب ، من السهل أخذ جميع رسائل البريد الإلكتروني معك في حزمة صغيرة سهلة الاستخدام. تركها وراءها على جهاز كمبيوتر كبير الحجم هو الشيء الصعب الذي غالباً ما يكون عقلانيًا.

إذا كنت تتوق إلى التعقل ، فسيساعدك Outlook هنا: أثناء أخذ إجازة من الطوفان اليومي للبريد الإلكتروني ، سوف يستجيب Outlook تلقائيًا للرسائل الواردة - مع رفع هذا العبء عن كتفيك ، حتى بعد عودتك.

وبالطبع ، لا يمكن أن يستجيب Outlook أبدًا على أنه متماسك ومقنع وموجز بطريقة يمكن أن تكون شخصياً ، ولكنه سيستجيب بجد ، ويعلم المرسلون أنك خارج المكتب ، ربما عندما تعود ، وما إذا كان ينبغي اتباعها (إذا كان لا يزال صالحًا) أو توجيههم إلى جهة اتصال أخرى للمسائل التي تتطلب استجابة أكثر فورية.

إعداد الرد التلقائي لعطلة خارج المكتب في Outlook لحساب POP و IMAP

لإعداد حساب تلقائي في Outlook لحساب IMAP أو POP للبريد الإلكتروني (لـ Exchange ، انظر المزيد أدناه) ، قم أولاً بإعداد الرسالة المستخدمة في الرد:

1. قم بإنشاء رسالة جديدة (انقر فوق بريد إلكتروني جديد ) في Outlook.

2. أدخل المطلوب موضوع والرسالة الخاصة بـ Outlook التلقائي خارج المكتب.

   • إذا كان ذلك ممكنًا وملائمًا ، فقم بتضمين متى يمكن للأشخاص الذين يرسلون بريدًا أن يتوقعوا إجابة شخصية ، أو ما إذا كانوا يتوقعون الحصول على إجابة على الإطلاق. قد يكون هذا بعض الوقت بعد عودتك.
   • يمكنك أيضا إضافة نسخة إلى: و نسخة إلى: المستلمين للحصول على نسخة من كل رد تلقائي.
   • إذا قمت بإعداد الرد التلقائي خارج المكتب في Outlook ليتم إرساله ردًا على جميع الرسائل الواردة (بدلاً من الرسائل الواردة من جهات اتصال محددة فقط) ، فعليك أن تأخذ بعين الاعتبار أن الكشف عن الكثير من المعلومات يمثل خطرًا.

3. انقر ملف (أو ملف ).

4. أختر حفظ باسم على الورقة التي تظهر.

5. تأكد قالب التوقعات يتم اختيار تحت حفظ كنوع: .

6. اختياريًا ، أدخل اسم قالب ضمن اسم الملف: (اختار Outlook موضوع القالب افتراضيًا).

7. انقر حفظ .

استمر في إنشاء قاعدة الرد التلقائي خارج المكتب في Outlook:

1. انقر ملف (أو ملف ) في عرض بريد Outlook.

2. تأكد من أن معلومات فئة مفتوحة.

3. انقر إدارة القواعد والتنبيهات تحت معلومات الحساب .

4. تأكد انك على قواعد البريد الإلكتروني علامة التبويب في القواعد والتنبيهات نافذة او شباك.

5. تأكد الآن من تحديد الحساب الذي ترغب في إنشاء الرد التلقائي عليه تطبيق التغييرات على هذا المجلد:.

   يمكنك تطبيق القاعدة على جميع حساباتك بسهولة ؛ انظر أدناه ، الخطوة 21.

6. انقر قانون جديد…

7. تأكد تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها يتم اختيار تحت ابدأ من قاعدة فارغة .

8. انقر التالي> .

9. تأكد اين اسمي في المربع الى يتم فحص تحت الخطوة 1: حدد الشرط (الشروط) .

   يمكنك ترك جميع المربعات بدون تحديد وإيقاف الرد التلقائي من خارج المكتب على كل الرسائل الواردة ، أو يمكنك التحقق من حيث يوجد اسمي في المربع إلى أو نسخة لتضمين رسائل البريد الإلكتروني التي أنت عليها ولكن نسخة إلى: المستلم.

10. انقر التالي> .

11. تأكد الرد باستخدام قالب محدد يتم فحص تحت الخطوة 1: حدد الإجراء (الإجراءات) .

12. انقر فوق قالب محدد تحت الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة (انقر فوق قيمة مسطرة) .

13. تأكد قوالب المستخدم في نظام الملفات يتم اختيار تحت ابحث في: .

14. تسليط الضوء على القالب الذي تم إنشاؤه من قبل.

15. انقر افتح .

16. انقر الآن التالي> .

17. تأكد إلا إذا كان الرد التلقائي يتم فحص تحت الخطوة 1: حدد استثناء (استمارات) (إذا لزم الأمر) .

18. انقر التالي> .

19. اكتب الاسم المرغوب لفلتر الاستجابة التلقائية تحت الخطوة 1: حدد اسمًا لهذه القاعدة .

20. تأكد قم بتشغيل هذه القاعدة يتم تحديده لتمكين المجيب التلقائي مرة واحدة ؛ يمكنك ازاله قم بتشغيل هذه القاعدة ، بالطبع ، وإشراك الرد التلقائي فقط عند الحاجة.

    لتمكين الفلتر في أي وقت ، افتح القواعد والتنبيهات نافذة على النحو الوارد أعلاه ، وتأكد من التحقق من قاعدة المستجيب العطلة على قواعد البريد الإلكتروني التبويب.

21. اختياريا ، تمكين أنشئ هذه القاعدة على جميع الحسابات .

    ضع في اعتبارك أن الفلاتر قد لا تعمل مع بعض أنواع الحسابات (التي لن يقوم Outlook بإنشائها حتى مع تحديد هذا المربع).

22. انقر إنهاء .

23. انقر حسنا .

إيقاف تشغيل Outlook استجابة استجابة القاعدة

لتعطيل استجابة تلقائية خارج المكتب قمت بإعدادها (وتمكينها) في Outlook:

1. تحديد ملف (أو ملف ) في عرض بريد Outlook الخاص بك.

2. اذهب الى معلومات الفئة.

3. انقر إدارة القواعد والتنبيهات (بجوار القواعد والتنبيهات ).

4. تأكد من أن قواعد البريد الإلكتروني علامة التبويب محددة.

5. حدد الحساب الذي تريد تعطيل الرد التلقائي لتحديده قم بتطبيق التغييرات على هذا المجلد: ( ستحتاج إلى تعطيل استجابة الإجازة لكل حساب على حدة.)

6. تأكد من عدم تحديد قاعدة الرد التلقائي التي قمت بإنشائها لتمكين الرد في قائمة القواعد.

7. انقر حسنا .

بديل: إضافات المستجيب Outlook Outlook

بدلاً من إعداد قاعدة في Outlook يدويًا ، يمكنك استخدام أداة مثل Email Responder (FreeBusy) أو Auto Reply Manager.عادة ما تكون هذه الأدوات ذكية أيضًا في إرسال الردود التلقائية خارج المكتب الضرورية فقط.

ضع في الاعتبار أن Outlook نفسه سيقوم بإرسال الرد التلقائي فقط إلى كل عنوان مرة واحدة لكل جلسة؛ قد يتم إرسال استجابة تلقائية ثانية فقط بعد إغلاق Outlook وإعادة فتحه. أيضًا ، لن يقوم Outlook بالرد تلقائيًا على المرسل مع رسالتين مختلفتين.

إعداد الرد التلقائي على إجازة خارج المكتب في Outlook لحساب Exchange

إذا كنت تستخدم Outlook مع حساب Exchange ، فيمكنك إعداد الرد التلقائي خارج المكتب مباشرة على الخادم:

1. انقر ملف في نافذة Outlook الرئيسية.

2. افتح ال معلومات الفئة.

3. انقر الردود التلقائية .

4. تأكد إرسال الردود التلقائية تم الإختيار.

5. لجعل المستجيب التلقائي يبدأ ويتوقف تلقائيًا:

   • تأكد لا ترسل سوى خلال هذا النطاق الزمني: مفحوص.
   • حدد التاريخ والوقت المطلوبين لبدء تشغيل الرد التلقائي وقت البدء: .
   • اختر تاريخ ووقت الانتهاء المطلوبين تحت وقت النهاية: .

6. أدخل رسالة الرد التلقائي خارج المكتب الخاص بك داخل منظمتي .

   سيتم إرسال هذا البريد الإلكتروني إلى أشخاص في شركتك.

7. لإرسال ردود تلقائية إلى أشخاص خارج شركتك أيضًا:

   • افتح ال خارج منظمتي التبويب.
   • تأكد الرد التلقائي على الأشخاص خارج مؤسستي يتم التحقق إذا كنت على ما يرام مع المخاطر الأمنية المعنية.
   • أدخل الرسالة التي تم إرسالها إلى أشخاص خارج شركتك.

8. انقر حسنا .

للاحتفاظ بردود خارج المكتب بشكل مركزي أكثر على خادم Exchange (بما في ذلك النماذج التي تحتوي على الحقول المدمجة مع Active Directory) ، يمكنك تجربة Symprex Out-of-Office Manager.

(تم اختباره مع Outlook 2013 و Outlook 2016)